УСН. Компенсация за использование личного авто сотрудника
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «УСН. Компенсация за использование личного авто сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выплата работнику компенсации за использование личного транспорта, а также возмещение расходов, связанных с его использованием, предусмотрены Трудовым кодексом РФ (ст. 188). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
ТК РФ предполагает следующие нормативы компенсации:
– проведение текущего ремонта;
– расходы на приобретение топлива и ГСМ;
– платы за парковку в течение рабочей смены и мойку автомобиля.
Остается вопрос: нужно ли удерживать налог с такой выплаты?
Компенсация, выплаченная сотруднику за использование его личного автомобиля, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Это подтверждается письмами Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.
В свою очередь, организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, имеют право включить в расходы компенсацию за использование личного транспорта при УСН. Однако учесть такие затраты можно только в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Признать затраты можно только после фактической выплаты компенсации работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Напомним, что величина компенсации, которую можно учесть при налогообложении составляет (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):
- 1 200 руб., если объем двигателя меньше 2 000 куб. см (включительно);
- 1 500 руб., если объем двигателя свыше 2 000 куб. см.
Именно в таком размере можно учесть компенсацию за использование автомобиля в расходах на УСН в 2019.
Если соглашением с работником установлена более высокая компенсация, то учесть сумму превышения лимита при расчете единого налога на упрощенке нельзя (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Правомерность таких выводов подтверждают чиновники Минфина России (письмо от 31.01.2013 № 03-11-11/38).
Напомним, что компенсация за машину не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством. Однако нормы из постановления Правительства № 92 в данном случае не применяются. Не подлежат обложению подоходным налогом и страховыми взносами суммы компенсации за использование автомобиля при УСН, не превышающие установленных соглашением между работником и работодателем (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ, письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-15-06/69146).
Налогообложение при расчете выплачиваемой компенсации
Налогообложение в отношении денежных сумм, которые выплачиваются трудоустроенному гражданину, зависит от типа договора, заключенного на использование транспортного средства сотрудника. НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта взимается следующим образом.
- Если передача транспортного средства оформляется как соглашение к договору о трудоустройстве, с сумм компенсационного типа налоги не удерживаются. Если сумма денежных средств представлена в форме компенсации, она не подлежит налогообложению типа НДФЛ, и на нее не начисляются страховые взносы. Выплаты возмещения не облагаются налогами только в пределах суммы, которая обозначена договором и документально подтверждена (и обоснована).
- Если передача транспортного средства оформляется как договор на аренду или соглашение гражданско-правового типа, налог начисляется и удерживается со всей полученной собственником денежной суммы и перечисляется в ФНС налоговыми агентами. Для работодателей (арендодателей), являющихся резидентами, сумма налога составляет тринадцать процентов, для нерезидентов – тридцать процентов.
Бухгалтерский учет операций по расчету компенсаций
В программе 1С компенсация за использование личного транспорта рассчитывается с учетом количества дней эксплуатации средства передвижения. В том случае, когда эксплуатация транспортного средства носит характер постоянного явления в течение длительного времени, она подлежит ежемесячной выплате.
Основанием для издания приказа о выплате денежного возмещения за пользование автомобиля работника является справка-расчет в конце каждого месяца. В сфере бухгалтерского дела движение денежных средств компенсационного типа учитывается по счету № 73.
От того, каков профиль организации и конкретного отделения, к которому относится работник, зависит, к какому счету будут отнесены расходы на компенсационные выплаты. Расходы такого типа для целей бухгалтерского учета включаются в обязательном порядке в статьи расходов организации «Компенсация за использование личного транспорта» (проводка № 73).
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?
Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.
Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?
Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.
Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?
Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.
В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о выплате компенсации работнику «за использование, износ (амортизацию)» имущества. Но что именно кроется за этим самым «использованием» – непонятно. Пробел постарались восполнить чиновники.
Так, недавно в письме от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 Минфин указал: в компенсации уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации машин (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Данная позиция является устоявшейся (см. письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/ 39239). Причем в более ранних разъяснениях финансисты подчеркивали: в компенсацию входят вообще любые издержки, появляющиеся при использовании транспорта, в том числе расходы на его техобслуживание (письмо от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 и др.). Вторят им и столичные налоговики (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).
Приведенная позиция имеет определяющее значение в первую очередь в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых машин и мотоциклов учитываются лишь в пределах норм, установленных древним постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Эти лимиты просто смехотворны: для авто с объемом двигателя до 2000 куб. см – 1200 рублей в месяц, свыше 2000 куб. см – 1500 рублей, а для мотоциклов – 600 рублей.
В силу действия пп. 2 «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС» от 24.07.2009 г. не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 г. №14-03-11/08-13985, ПФ РФ от 29.09.2010 г. №30-21/10260, Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 г. №550-19, от 26.05.2010 г. №1343-19). При этом использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями сотрудника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями.
Пример соответствующего расчета
Примером подлежащей выплате компенсации может служить такой расчет.
Предприятие ООО «Ареал», специализирующееся на торговле, заключило с сотрудником предприятия соглашение об использовании его транспорта в июне 2020 года. За этот месяц фактически транспортное средство эксплуатировалось двенадцать дней. Так как объем двигателя автомобиля превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.
Расчет производится следующим образом:
1. Расчет ежедневной компенсации:
3 000 рублей / 22 рабочих дня = 136,37 рублей.
2. Расчет суммы выплаты по итогу месяца:
136,37 рублей × 12 дней эксплуатации = 1 636, 44 рублей.
Договор аренды личного автомобиля
При заключении такого договора нужно учесть, что оформляется он только как без экипажа (работник передает машину без услуг водителя).
При оформлении аренды имеются такие стороны выгоды и недостатков:
| Сторона | Выгода | Недостатки |
| Работодатель | Оформляется по акту приема-передачи и учет на счете 001 (арендованное авто), налоги за основное средство не платятся | Аренду нужно платить даже если работник не работает (отпуск, больничный), привязка к договору, приостановление действия такого договора не регулируется ГК РФ |
| Работник | Фиксированная стабильная выплата, если не предусмотрено договором другое | Получение арендной платы даже если не работает, если не предусмотрено договором другое, но размер арендной платы снижается на сумму НДФЛ |
Определяем размер компенсации
Бухгалтерами, осуществляющими расчет и перечисление компенсации работнику, будет браться в расчет величина выплат, указанная в соглашении. Учитываются документально подтвержденные затраты.
Например, трудовым соглашением предусмотрена ежемесячная сумма компенсации в размере 6000 рублей. Затраты на бензин оплачиваются отдельно. Сотрудник ежемесячно предоставляет в бухгалтерию чеки на покупку бензина на заправочных станциях. Таким образом, к ежемесячной выплате 6000 рублей добавляется сумма затрат на бензин. Итоговая сумма и будет перечислена работнику в качестве компенсации.
При наличии в месяце отпускных дней, сумма ежемесячной фиксированной компенсации будет уменьшена исходя из количества дней отпуска. Не будет выплачена компенсация и за время нахождения на больничном.
Выплата работнику компенсации за использование личного транспорта, а также возмещение расходов, связанных с его использованием, предусмотрены Трудовым кодексом РФ (ст. 188). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Примечание. Таким образом, компенсация за использование личного транспорта и другого личного имущества, принадлежащего работнику, выплачивается только работодателем, с которым работник состоит в трудовых отношениях, на основании трудового или коллективного договора.
Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при определении налоговой базы по единому налогу, но только в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 утверждены Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. На использование этих норм для целей УСН прямо указано в Постановлении N 92.
К сведению! Постановлением N 92 установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов:
- легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц;
- легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц;
- мотоциклы — 600 руб. в месяц.
Как уже отмечалось, для включения сумм компенсаций в состав расходов, принимаемых для целей исчисления единого налога, необходимо, чтобы они соответствовали общим критериям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. В связи с этим при выплате компенсаций и принятии их к учету работодатель должен исходить из следующего (см. Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140):
- основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности — соответствующие документы);
- выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
- в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;
- компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;
- за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
Поскольку компенсация выплачивается в пользу физического лица, возникает вопрос об исчислении налога на доходы физических лиц и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
Не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Компенсация за использование личного автомобиля установлена трудовым законодательством (ст. 188 ТК РФ), соответственно она подпадает под действие п. 3 ст. 217 НК РФ. При этом для целей исчисления НДФЛ нормы компенсации не предусмотрены. Напомним, что Постановление N 92 применяется исключительно для целей налогообложения прибыли. Отсутствие установленных норм означает, по нашему мнению, возможность учета компенсации в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора.
Определяем размер компенсации.
Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.
При определении размера работодатели руководствуются:
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
-
мотоциклы – 600 руб.
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
-
мотоциклы – 1 200 руб.
В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
-
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
-
времени использования личного транспорта в служебных целях;
-
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
Определяем размер компенсации
Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездкуст. 188 ТК РФ.
Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммыст. 188 ТК РФ:
- компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
- возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.
Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.
Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.
Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:
- степень его износа и срок полезного использованияПисьмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19; п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260;
- интенсивность его использованияПисьмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@.
Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:
- приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяцпп. 17—20 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н;
- установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.