Учет и налогообложение расходов на обучение персонала в консалтинговой компании

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет и налогообложение расходов на обучение персонала в консалтинговой компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ученический договор — это соглашение между организацией и учеником на получение образования. Согласно договору ученик приобретает новые знания, умения и навыки, а взамен отрабатывает у этого работодателя определенное время.

Без НДС сегодня никуда, и в образовании в том числе. Образовательные услуги (коммерческие) облагаются налогом по стандартной ставке (20%). Работодатели, заплатившие НДС, вправе предъявить его к вычету при определенных условиях (НК РФ ст. 171). Если в счете-фактуре на оказание образовательных услуг налог не выделен или указан некорректно, если акт об оказании услуг содержит ошибки или вовсе отсутствует, предъявить НДС к вычету не получится.

Отдельные образовательные услуги под налогообложение не попадают. Это должен учитывать бухгалтер консалтинговой компании, обучающей своих сотрудников. Если последние проходят повышение квалификации, переподготовку в НКО соответствующего профиля, НДС не начисляется, не уплачивается и, соответственно, не предъявляется к вычету (НК РФ ст. 149). Но если образовательные услуги НКО не лицензируются, оказываются в формате разовых семинаров, лекций, мастер-классов, не предусматривают выдачи документов о прохождении обучения, налог исчисляется, уплачивается в общем порядке. Его впоследствии консалтинговая компания может предъявить к вычету.

Учет затрат на обучение сотрудников за рубежом – отдельная тема. Процесс имеет множество нюансов, определенную специфику. Многое зависит от того, является образовательное учреждение (компания-поставщик услуг) налоговым резидентом РФ или нет.

---

НДФЛ и страховые взносы

В случае если работники посещают обучающие семинары в интересах учреждения, то нет необходимости исчислять НДФЛ и начислять страховые взносы. Объясняется это следующим.

Согласно п. 1 ст. 209 НК РФ объектом обложения НДФЛ признается полученный налогоплательщиками доход. При определении налоговой базы учитываются все доходы, полученные как в денежной, так и в натуральной формах (ст. 210 НК РФ).

Оплата учреждением обучения работника в его интересах относится к доходам, полученным в натуральной форме (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Вместе с тем в силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных, в частности, с возмещением расходов на повышение профессионального уровня работников. Соответственно, оплата учреждением за своих работников стоимости семинара подпадает под действие названной нормы и не облагается НДФЛ.

В силу п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ суммы платы за обучение работников по основным профессиональным образовательным программам и дополнительным профессиональным программам не облагаются страховыми взносами. Следовательно, страховые взносы со стоимости участия работника в семинаре учреждением не исчисляются.

* * *

Выделим главное.

Как осуществлять учет расходов на обучение сотрудников

Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденное приказом Минфин РФ № 33н. от 6.05.1999 г. (конкретно пп. 5, 6, 6.1, 7), относит расходы предприятия на обучение сотрудников (в любой форме) к расходам по обычным видам деятельности. Их сумма должна быть отражена в договоре на обучение.

В п. 16 ПБУ 10/99 перечислены следующие критерии, при соответствии которым расходы фирмы, в том числе и затраты на обучение сотрудников, могут быть признаны в бухгалтерском учете:

• Основание для расхода – договор, нормативно-правовой акт или обычаи делового оборота.
• Сумма четко определена.
• Расход является частью операции, однозначно приводящей к снижению экономических выгод предприятия (это характерно для случаев, когда компания фактически передает свой актив кому-либо или есть полная определенность в отношении того, что актив будет передан).

Расходы, связанные с обучением и переобучением сотрудников компании, отвечают всем этим условиям и поэтому могут быть засчитаны в период, соответствующий оказанию образовательных услуг, а именно – дате подписания акта о выполненных работах (вне зависимости от того, когда за обучение была фактически переведена оплата) – см. п. 18 ПБУ 10/99.

Расходы фирмы на обучение сотрудников в бухучете отражаются:

• В дебете счета 60 («Расчеты с поставщиками и подрядчиками»).
• В корреспонденции по счету 50 («Касса»).
• На счете 51 («Расчетный счет»), если за обучение сотрудника компания платит по безналу.
• На счете 71 («Расчеты с подотчетными лицами»), если выплата производилась наличными.

Какие особенности имеют расходы на обучение сотрудников при УСН

Компании, применяющие «упрощенку» и в качестве объекта налогообложения имеющие разницу доходов и расходов, могут смело включать затраты на обучение своих сотрудников (начиная основным и дополнительным профессиональным образованием и кончая переподготовкой кадров и повышением квалификации) в расходы – см. пп. 33 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ. Но при этом необходимо соблюдать порядок, описанный в гл. 25 «Налог на прибыль».

Согласно п. 3 ст. 264 НК РФ, компания, работающая по УСН, может списывать расходы на обучение своих сотрудников при соблюдении следующих условий:

1. С сотрудником, расходы на обучение которого берет на себя компания, заключен трудовой договор.
2. Обучение осуществляется в российских образовательных учреждениях, которые имеют лицензию, либо в иностранных учебных заведениях с соответствующим статусом.
3. Между образовательным учреждением и компанией тоже заключается договор.
4. Если речь идет о соискателе, которого компания планирует обучить за свои деньги перед тем, как включать в штат, трудовой договор с ним должен быть подписан в период трех месяцев с момента конца обучения. Данный сотрудник обязан отработать на предприятии не менее чем один год.

Если трудовой договор не был заключен в означенный срок или сотрудник не отработал в компании положенный год, то компания включает затраты на его обучение в свои УСН-доходы. Однако есть исключения из этого правила (см. ст. 83 ТК РФ) – ситуации прекращения трудового договора ввиду непреодолимых внешних обстоятельств, а именно:

• Сотрудник был призван на срочную службу в Вооруженные силы РФ.
• На его должности было восстановлено, по распоряжению государственной трудовой инспекции или судебному решению, лицо, занимавшее ее ранее.
• Сотрудник не был избран на должность.
• Он был осужден и приговорен к наказанию, при котором нет возможности продолжать работу на компанию.
• Сотрудник был признан не способным к выполнению трудовой деятельности ввиду инвалидности и т. п. факторов и имеется врачебное заключение, подтверждающее его состояние.

Получение высшего или среднего специального образования за счет фирмы

Как правило, на работу принимаются сотрудники с определенным уровнем образования. Но иногда предприятию выгоднее оплатить работнику получение высшего (второго высшего) или среднего специального образования. Причем договор с образовательным учреждением может заключить как предприятие, так и работник. Однако в любом случае подобные затраты не признаются расходами на подготовку кадров, поскольку изменяется образовательный уровень сотрудника. Поэтому они не уменьшают налогооблагаемой прибыли организации. Об этом говорится в пп. 3 п. 3 ст. 264 НК РФ. Следовательно, ЕСН и взносы в Пенсионный фонд с таких выплат в пользу работника не исчисляются. Основанием является п. 3 ст. 236 Кодекса.

Кроме того, со стоимости обучения, оплаченного организацией за работника, надо удержать НДФЛ (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Вместе с тем, если договор заключен от имени работника, он вправе воспользоваться социальным налоговым вычетом по НДФЛ. Это право предоставлено пп. 2 п. 1 ст. 219 НК РФ. Для получения вычета необходимо выполнение двух условий.

Отражение расходов на обучение сотрудников в бухучете

В БУ компании должны быть отражены расходы на обучение сотрудников. Статья расходов при этом соответствует обычным видам деятельности. Форма обучения значения не имеет. Величина затрат соответствует сумме, прописанной в договоре на оказание образовательных услуг в соответствии с пп. 5, 6, 6.1, 7 ПБУ 10/99, утвержденного Минфином РФ от 6 мая 1999 г. № 33н.

Для признания расходов должны выполняться следующие условия:

• затраты осуществляются в соответствии с конкретным договором, законодательными нормами и нормами делового оборота;
• величина затрат может быть определена;
• организацией принято решение о передаче актива (либо актив уже передан), в результате чего присутствует уверенность, что произойдет снижение экономических выгод компании.

В бухучете затраты на обучение, не связанные с производственной деятельностью организации (в интересах сотрудника), отразите в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

В случае если организация оплачивает учебу сотрудника напрямую учебному заведению, отразите это следующими записями:

Дебет 91-2 Кредит 76

– отражены расходы на обучение сотрудника;

Дебет 76 Кредит 51

– перечислена оплата обучения сотрудника.

Образовательные услуги образовательных организаций не облагаются НДС (подп. 14 п. 2 ст. 149 НК РФ). Поэтому входного налога в расчетных документах, предъявленных такими организациями, нет.

Образовательные услуги коммерческих организаций, осуществляющих обучение, облагаются НДС по ставке 18 процентов (п. 3 ст. 164 НК РФ). Сумму налога, выделенную в расчетных документах, отразите проводкой:

Дебет 19 Кредит 76

– учтен НДС со стоимости услуг коммерческой организации, осуществляющей обучение.

Если расходы на обучение (или их часть) организация удержит из зарплаты сотрудника, в учете сделайте записи:

Дебет 73 Кредит 76

– отнесены за счет сотрудника расходы (часть расходов) на обучение;

Дебет 70 Кредит 73

– удержана из зарплаты сотрудника часть расходов на обучение.

Как производится возмещение расходов на обучение сотрудника

До того как отправлять сотрудника учиться за счет компании, необходимо заключить с ним дополнительное соглашение (отдельное от стандартного трудового), по которому работник, пройдя курсы или образовательную программу, должен будет какое-то время отработать в фирме, которая компенсировала его расходы на обучение.

В таких случаях обученного сотрудника сразу принимают в штат, ему не нужно проходить испытательный срок. Компания, оплачивая чье-либо обучение, надеется получить подготовленного и квалифицированного специалиста и в полной мере использовать его знания и навыки. Но вот сам сотрудник заинтересован в этом далеко не всегда. Если он отказывается работать на фирму в течение оговоренного срока, работодатель вправе требовать от него возместить расходы на обучение пропорционально тому отрезку времени, которое сотрудник должен был отработать (с данным положением можно подробно ознакомиться в ст. 207 ТК РФ). Порядок произведения расчетов описывается в ст. 249 ТК РФ.

Поэтому в дополнительном договоре, содержащем все условия по оплате расходов на обучение сотрудника, должны быть четко сформулированы все основные моменты, которые могут вызывать споры между работником и работодателем:

• длительность периода обязательной отработки по окончании обучения;
• учебное заведение, где будет проходить подготовку сотрудник;
• объем расходов компании, связанные с его обучением;
• сроки и порядок возмещения затраченных средств при отказе сотрудника от отработки, увольнении без веских причин.

Какие особенности имеют расходы на обучение сотрудников при УСН

и в качестве объекта налогообложения имеющие разницу доходов и расходов, могут смело включать затраты на обучение своих сотрудников (начиная основным и дополнительным профессиональным образованием и кончая переподготовкой кадров и повышением квалификации) в расходы – см. пп. 33 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ. Но при этом необходимо соблюдать порядок, описанный в гл. 25 «Налог на прибыль».

Согласно п. 3 ст. 264 НК РФ, компания, работающая по УСН, может списывать расходы на обучение своих сотрудников при соблюдении следующих условий:

1. С сотрудником, расходы на обучение которого берет на себя компания, заключен трудовой договор.
2. Обучение осуществляется в российских образовательных учреждениях, которые имеют лицензию, либо в иностранных учебных заведениях с соответствующим статусом.
3. Между образовательным учреждением и компанией тоже заключается договор.
4. Если речь идет о соискателе, которого компания планирует обучить за свои деньги перед тем, как включать в штат, трудовой договор с ним должен быть подписан в период трех месяцев с момента конца обучения. Данный сотрудник обязан отработать на предприятии не менее чем один год.

Если трудовой договор не был заключен в означенный срок или сотрудник не отработал в компании положенный год, то компания включает затраты на его обучение в свои УСН-доходы. Однако есть исключения из этого правила (см. ст. 83 ТК РФ) – ситуации прекращения трудового договора ввиду непреодолимых внешних обстоятельств, а именно:

• Сотрудник был призван на срочную службу в Вооруженные силы РФ.
• На его должности было восстановлено, по распоряжению государственной трудовой инспекции или судебному решению, лицо, занимавшее ее ранее.
• Сотрудник не был избран на должность.
• Он был осужден и приговорен к наказанию, при котором нет возможности продолжать работу на компанию.
• Сотрудник был признан не способным к выполнению трудовой деятельности ввиду инвалидности и т. п. факторов и имеется врачебное заключение, подтверждающее его состояние.

По каким программам можно обучать?

Вообще, программа обучения должна быть включена в специальный банк программ для обучения людей предпенсионного возраста, утвержденный постановлением Правительства Московской области от 16.04.2019 N 214/12 «Об утверждении Порядка организации профессионального обучения и дополнительного профессионального образования граждан предпенсионного возраста и расходования средств на указанные цели на период до 2024 года».

Возможные виды обучения: дополнительное профессиональное образование (повышение квалификации и профессиональная переподготовка) и профессиональное обучение, продолжительностью от 16 до 500 часов.

Наши учебные программы практически в полном объеме входят в этот перечень, соответственно, вы сможете без проблем компенсировать обучение своих сотрудников (предпенсионного возраста) при обучении в нашем учебном центре.

Ученический договор/соглашение об обучении

Если работодатель желает оплатить обучение сотрудника за свой счет с учетом налогообложения 2020, то он может составить два вида договора: ученический договор и соглашение об обучении. Эти документы заключаются между тремя сторонами: руководитель, сотрудник и организация, что предоставляет услуги по повышению квалификации.

Прежде чем составлять договор между тремя сторонами, руководитель и сотрудник должны оформить договор между собой. В документ желательно включить перечень обязательств, где, в случае чего, удастся вернуть оговоренную сумму. Все денежные нюансы прописаны в ТК РФ ст. 249 и 207. Вернуть денежные средства возможно в двух случаях:

1. При подписании ученического договора (ст. 207 ТК РФ). После обучения, если сотрудник не выполняет свои обязанности без уважительной причины, а также не выполняет условия согласно договору. 2. При соглашении об обучении (ст. 249 ТК РФ). Если сотрудник увольняется раньше срока прописанного в договоре.

Страховые взносы во внебюджетные фонды

Суммы платы за обучение по основным и дополнитель­ным профессиональным образовательным программам, в том числе за подготовку и переподготовку работников, не подлежат обложению страховыми взносами. При этом не имеет значения (как и с НДФЛ), по чьей инициативе обучается работник – работодателя или своей. Главное, чтобы обучение проходило по основным или дополни­тельным программам в соответствии с государственны­ми стандартами и требованиями.

Также специалисты Минздравсоцразвития в письмах от 5.08.2010 г. № 2519-19, от 6.08.2010 г. № 2538-19 отме­тили следующее. Оплата обучения работника, проводи­мого по инициативе работодателя с целью более эффек­тивного выполнения им трудовых обязанностей, вне зависимости от формы такого обучения не подлежит обложению страховыми взносами на основании ст.

9 закона о страховых взносах. К необлагаемым выплатам также отнесены все виды установленных законодатель­ством РФ компенсаций, связанных с возмещением расхо­дов на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации (пп. «е» п. 2 ч. 1 ст. 9 закона о страховых взносах). Гарантии и компенсации сотруд­никам, совмещающим работу с обучением, установлены в гл. 23 ТК РФ.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессио­нальных заболеваний» не подлежат обложению страхо­выми взносами все виды установленных законодательст­вом компенсационных выплат, связанных с возмещением расходов на подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников.

Как осуществлять учет расходов на обучение сотрудников

Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденное приказом Минфин РФ № 33н. от 6.05.1999 г. (конкретно пп. 5, 6, 6.1, 7), относит расходы предприятия на обучение сотрудников (в любой форме) к расходам по обычным видам деятельности. Их сумма должна быть отражена в договоре на обучение.

В п. 16 ПБУ 10/99 перечислены следующие критерии, при соответствии которым расходы фирмы, в том числе и затраты на обучение сотрудников, могут быть признаны в бухгалтерском учете:

• Основание для расхода – договор, нормативно-правовой акт или обычаи делового оборота.
• Сумма четко определена.
• Расход является частью операции, однозначно приводящей к снижению экономических выгод предприятия (это характерно для случаев, когда компания фактически передает свой актив кому-либо или есть полная определенность в отношении того, что актив будет передан).

Расходы, связанные с обучением и переобучением сотрудников компании, отвечают всем этим условиям и поэтому могут быть засчитаны в период, соответствующий оказанию образовательных услуг, а именно – дате подписания акта о выполненных работах (вне зависимости от того, когда за обучение была фактически переведена оплата) – см. п. 18 ПБУ 10/99.

Расходы фирмы на обучение сотрудников в бухучете отражаются:

• В дебете счета 60 («Расчеты с поставщиками и подрядчиками»).
• В корреспонденции по счету 50 («Касса»).
• На счете 51 («Расчетный счет»), если за обучение сотрудника компания платит по безналу.
• На счете 71 («Расчеты с подотчетными лицами»), если выплата производилась наличными.

Эти затраты отражаются в виде дебиторской задолженности, если за обучение сотрудника переводилась предоплата образовательному учреждению (см. пп. 3, 16 ПБУ 10/99). Но это уже не является расходом, в отличие от вышеперечисленных случаев. Данные по предоплате должны присутствовать в кредите счета 50 («Касса»), 51 или 71 (в зависимости от того, по наличному или безналичному расчету осуществляется предоплата), а также в дебете счета 60 («Расчеты с поставщиками и подрядчиками») и аналитического счета 60-ва («Расчеты по выданным авансам и предоплатам»).

Подлежат ли расходы на обучение сотрудников обложению страховыми взносами

Расходы на обучение сотрудников (сюда включается подготовка, переподготовка, прохождение основных и дополнительных образовательных программ) страховыми взносами тоже не облагаются. Ключевое требование к основным либо дополнительным программам, по которым проходит подготовку сотрудник, – их соответствие федеральным требованиям и стандартам в сфере образования.

Если обучение сотрудника (в любой форме) инициирует работодатель для повышения качества и эффективности труда на предприятии, то, согласно заявлениям Министерства здравоохранения и социального развития РФ (см. Письма от 5.08.2010 г. № 2519-19, от 6.08.2010 г. № 2538-19), страховые взносы с расходов на обучение не могут взыскиваться – это нарушало бы ст. 9 Закона о страховых взносах.

Компенсации сотрудникам расходов на повышение квалификации, профессиональную подготовку и переобучение тоже являются необлагаемыми выплатами (см. пп. «е» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона о страховых взносах). Все виды гарантий и компенсаций, на которые могут претендовать сотрудники, прошедшие обучение в этих формах, зафиксированы в гл. 23 ТК РФ. А в Федеральном законе № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (пп. 2 п. 1 ст. 20.2) прямо сказано, что любые расходы компаний на обучение, подготовку, повышение квалификации и переподготовку сотрудников не облагаются взносами в страховые фонды.

Правила и особенности отработки за обучение

ВАЖНО! Образец приказа о направлении на обучение от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Оплата обучения – своеобразная инвестиция работодателя. То есть, руководитель рассчитывает получить бонусы с данной операции в перспективе. Это вовсе не проявление альтруизма работодателя.

Однако легко представима ситуация, в которой руководитель вкладывается, но ничего не получает из-за неблагодарного сотрудника. Работник, после прохождения обучения, вполне может уволиться и устроиться в другую компанию с обновленным за чужой счет профессиональным багажом. Как этого не допустить? Работодатель может указать в договоре обязанность отработки за обучение. То есть, сотрудник, повысивший свою квалификацию за счет компании, не может просто так уйти. Он обязуется отработать определенный срок. Возможность постановки такого условия оговорена в статье 197 и 199 ТК.

Если сотрудник отказывается от обязательной отработки, он обязан возместить расходы работодателя на оплату образовательной услуги.

Данное правило прописано в статьях 207 и 249 ТК РФ. Для защиты своих интересов руководитель должен правильно оформить соглашение с сотрудником.

Учет расходов на обучение

Расходы на обучение принимаются к налоговому учету на основании статьи 264 НК. Однако их учет выполняется только при выполнении некоторых условий (Письмо Минфина от 23 марта 2009 года):

• Образовательная услуга оплачивается в интересах компании, такие расходы экономически целесообразны.
• Сотрудник проходит обучение в компании со всеми необходимыми лицензиями.
• Служащий работает на основании трудового договора.

Для учета важно подтвердить все затраты на обучение. Для этого понадобятся следующие документы (Письмо Минфина от 9 ноября 2012 года):

• Договор с учебным учреждением.
• Приказ руководителя о направлении служащего на учебу.
• Образовательная программа, в которой прописано количество учебных часов.
• Акт об оказании образовательной услуги.
• Копия документа о прохождении обучения (к примеру, аттестат).

ВАЖНО! Если обучение сотрудника не сулит компании экономическую прибыль, проводится в интересах самого работника, то сопутствующие расходы не учитываются при расчете налога на прибыль. То есть уменьшить налогооблагаемую базу не получится.

Для снижения налогооблагаемой базы важно доказать две вещи: экономическую выгоду предприятия от обучения работника и связь образовательной услуги и деятельности компании. К примеру, если организация занимается грузоперевозками, а сотрудник направляется на обучение макияжу, такие расходы на налогооблагаемую базу не повлияют.

Похожие записи:

• Жилищная субсидия военнослужащим — считаем правильно
• Как вступить в наследство без завещания после смерти
• Когда я получу деньги из налоговой?