Особенности порядок проведения инвентаризации в бюджетном учреждении в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности порядок проведения инвентаризации в бюджетном учреждении в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Инвентаризация в бюджетном учреждении является периодической процедурой, которая позволяет уточнить и актуализировать информацию о наличии и состоянии имущества. Она проводится с целью предотвращения потерь и злоупотреблений, а также чтобы иметь точные данные о финансовых ресурсах учреждения.

Обязательное проведение инвентаризации

Проведение инвентаризации обязательно в случаях, установленных законодательством РФ, а также в случаях, прописанных в ФСБУ 28/2023 (см. таблицу 2).

Таблица 2

Случаи обязательного проведения инвентаризации, установленные ФСБУ 28/2023	Особенности обязательного проведения инвентаризации
При составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности	Экономический субъект вправе проводить инвентаризацию библиотечных фондов один раз в пять лет, иных основных средств – один раз в три года. Инвентаризация осуществляется по состоянию на отчетную дату, за исключением активов, относящихся к основным средствам, нематериальным активам, капитальным вложениям, запасам, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация активов, относящихся к запасам, может проводиться в период их наименьших остатков
При передаче (возврате) активов экономического субъекта, имущественного комплекса (за исключением обычной деятельности экономического субъекта) в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при отчуждении активов экономического субъекта	Инвентаризация осуществляется непосредственно перед передачей (возвратом) в аренду, управление, безвозмездное пользование, перед отчуждением
При смене работника, на которого возложена материальная ответственность	При смене работника, на которого возложена материальная ответственность, руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) инвентаризация проводится по состоянию на день приемки-передачи дел. По требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) – непосредственно по факту предъявления требования
При смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности)
При установлении факта утраты или порчи (повреждения) активов	Инвентаризация проводится непосредственно по установлению такого факта
В случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация	Инвентаризация осуществляется непосредственно по окончании соответствующего события (при наличии возможности проведения инвентаризации в данный срок)
При реорганизации организации, за исключением случаев реорганизации в форме преобразования	Инвентаризация проводится перед составлением передаточного акта или разделительного баланса
При ликвидации организации	Инвентаризация осуществляется перед составлением промежуточного ликвидационного баланса

Что нового в стандарте

• Изменена структура нормативного регулирования инвентаризации;
• установлены общие требования к инвентаризации;
• уточнена терминология — введены новые термины и дано определение таким понятиям, как объекты инвентаризации, результаты инвентаризации, квалификация результатов инвентаризации, фактическое наличие объектов инвентаризации, документы инвентаризации, срок проведения инвентаризации, материально ответственные лица;
• актуализированы способы определения фактического наличия объектов инвентаризации;
• обновлены требования к документированию инвентаризации;
• уточнен порядок оценки результатов инвентаризации;
• упорядочено признание результатов инвентаризации;
• описаны упрощенные способы проведения инвентаризации.

Сроки проведения инвентаризации в бюджетном учреждении

Согласно Положению о бухгалтерском учете и финансовой отчетности в бюджетном учреждении, утвержденному Приказом Минфина России от 21 ноября 2011 года № 149н, инвентаризация должна проводиться один раз в год. Конкретная дата проведения инвентаризации определяется руководством учреждения.

Перед проведением инвентаризации следует подготовиться, составив план проведения инвентаризации и ознакомив все подразделения с правилами и порядком ее проведения. План проведения инвентаризации должен быть утвержден руководителем учреждения и содержать информацию о сроках проведения процедуры.

Важно отметить, что наличие актуальной информации о состоянии имущества и его перемещениях в учреждении является залогом успешной инвентаризации. Поэтому, необходимо вести учет имущества и обновлять данные по его движению регулярно.

В случае выявления расхождений между реальным наличием имущества и данными бухгалтерского учета, необходимо принять меры по выяснению причин расхождений и приведению учета в соответствие с фактическими данными.

Таким образом, проведение инвентаризации в бюджетном учреждении является важным этапом контроля имущества и его сохранности. Следование установленным срокам и правилам проведения инвентаризации позволит учреждению более эффективно управлять своим имуществом и предотвратить возможные злоупотребления.

Ответственность за неправильное оформление инвентаризации

Основной ответственностью за правильное оформление инвентаризации обычно является главный бухгалтер или ответственный сотрудник в бюджетном учреждении. Они должны быть хорошо ознакомлены с требованиями и правилами, установленными законодательством страны.

Неправильное оформление инвентаризации может привести к следующим последствиям:

1. Правовые последствия. Нарушения в оформлении инвентаризации могут привести к юридическим последствиям для бюджетного учреждения. Это может включать штрафные санкции, административные наказания или даже судебные разбирательства.

2. Финансовые потери. Неправильное оформление инвентаризации может привести к финансовым потерям для бюджетного учреждения. Ошибки в учете и списание объектов неправильно могут отразиться на финансовом состоянии учреждения.

3. Потеря доверия. Неправильное оформление инвентаризации может привести к потере доверия со стороны государственных органов или контролирующих инстанций. Это может повлиять на репутацию бюджетного учреждения и создать трудности в будущем с получением государственных средств или других поддержек.

Для предотвращения неправильного оформления инвентаризации следует принять следующие рекомендации:

1. Обучение персонала. Проведение обучения и тренингов по правильному оформлению инвентаризации для сотрудников, ответственных за данный процесс.

2. Установление четких процедур. Разработка и установление четких процедур оформления инвентаризации, включая правила заполнения документов и учета объектов.

3. Проверка и контроль. Регулярная проверка и контроль правильности оформления инвентаризации, чтобы выявить и исправить возможные ошибки или нарушения.

4. Соответствие законодательству. Важно учитывать все требования и правила, установленные законодательством, при оформлении инвентаризации. Необходимо быть внимательным к изменениям в законодательстве и актуализировать процедуры соответствующим образом.

Обратите внимание на ответственность за правильное оформление инвентаризации и примените рекомендации, чтобы избежать непредвиденных последствий и обеспечить точность и надежность процесса инвентаризации в бюджетном учреждении.

Срок введения новых правил инвентаризации

Срок введения новых правил инвентаризации, установленных ФСБУ 28/2023, – один из ключевых вопросов для предприятий. Новый стандарт начнет работать с 1 января 2023 года и затронет все компании, включая крупные корпорации и малые предприятия.

Основная цель нового стандарта – улучшение процесса инвентаризации и повышение достоверности финансовой отчетности. Он определяет требования по подготовке и проведению инвентаризации, а также содержит рекомендации по оценке и документированию результатов.

Для многих предприятий введение нового стандарта потребует значительных изменений в организационной структуре и бухгалтерских системах. Поэтому начать работать над внедрением новых требований следует в ближайшее время.

Сроки введения новых правил могут быть изменены или отложены. Однако, несмотря на это, компании должны продолжать готовиться к внедрению ФСБУ 28/2023.

Новые правила бухгалтерского учета для бюджетных учреждений

Согласно новым правилам, вступающим в силу с 2024 года, бюджетные учреждения обязаны изменить свою систему бухгалтерского учета. Эти изменения направлены на улучшение прозрачности и отчетности деятельности бюджетных учреждений, а также на усиление контроля за использованием бюджетных средств.

Одним из главных изменений является введение единой системы классификации активов и обязательств. Ранее, бюджетные учреждения использовали разные системы классификации, что затрудняло сравнение данных и анализ финансового состояния учреждений. Новая система классификации позволит стандартизировать учет и сделать его более понятным и прозрачным.

Особое внимание уделяется также правилам оценки и амортизации активов. Теперь бюджетные учреждения обязаны проводить ежегодную оценку активов и определять их стоимость в учете. Это позволит более точно отражать финансовое положение учреждений и избежать недооценки или завышения стоимости активов.

Особое внимание также уделяется вопросам инвентаризации. Теперь бюджетные учреждения обязаны проводить инвентаризацию своих активов и обязательств не реже одного раза в год. Это позволит более точно контролировать и управлять активами и обязательствами учреждений, а также предупреждать возможные финансовые риски и потери.

В целом, новые правила бухгалтерского учета для бюджетных учреждений направлены на повышение прозрачности и эффективности управления бюджетными средствами. Они помогут улучшить отчетность и контролировать использование средств, что в свою очередь позволит более эффективно планировать и распределять бюджетные ресурсы в бюджетных учреждениях.

Особенности разделения активов и пассивов в инвентаризации

При проведении инвентаризации в бюджетном учреждении необходимо учесть особенности разделения активов и пассивов. Активы представляют собой имущество, которое принадлежит учреждению и может быть использовано для достижения его целей. Пассивы, в свою очередь, представляют собой обязательства учреждения перед третьими лицами.

Разделение активов и пассивов имеет существенное значение для бюджетного учреждения, поскольку позволяет определить его финансовое положение и оценить его способность вести дальнейшую деятельность. Активы отражают имущество, которым располагает учреждение, включая деньги на счетах, недвижимое и движимое имущество, ценные бумаги и другие активы.

Пассивы же представляют собой финансовые обязательства учреждения перед другими организациями или физическими лицами. Они могут включать задолженность по кредитам и займам, неоплаченные счета и другие долговые обязательства. Разделение активов и пассивов позволяет оценить общий финансовый баланс учреждения и определить, находится ли оно в состоянии финансовой устойчивости.

Важно отметить, что разделение активов и пассивов в инвентаризации требует тщательного и точного учета всех имеющихся данных. Для проведения инвентаризации необходимо составить полный перечень активов и пассивов, учитывая их стоимость и текущее состояние. Такой подход позволит избежать ошибок и обеспечить достоверность результатов инвентаризации.

Отражение в учете инвентаризационных разниц

При инвентаризации выявляется фактическое наличие активов и обязательств, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (п. 79 СГС «Концептуальные основы»).

Напомним, что согласно Указаниям № 52н, утвержденным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, для казенных учреждений предусмотрены следующие формы для документального оформления проведения инвентаризации.

№ формы	Наименование формы
0504835	Акт о результатах инвентаризации
0504082	Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств
0504086	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов
0504087	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов
0504088	Инвентаризационная опись наличных денежных средств
0504089	Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
0504091	Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям
0504092	Ведомость расхождений по результатам инвентаризации

Инвентаризация финансовых обязательств в бюджетном учреждении

Чтобы подготовиться, составьте план-график инвентаризации объектов учета. Он позволит определить объем работы и выявить потребность в трудовых ресурсах.

Возможные основания для дифференциации:

• Документальная инвентаризация (например, патенты или земельные участки) или инвентаризация очная с пересчетом объектов (касса, материалы на складе, основные средства, имущество в аренде и пр.).
• Сроки проведения. Например, инвентаризация основных средств — процесс трудозатратный, поэтому проводить ее лучше в ноябре или декабре. Кассу можно проверить за несколько часов и проинвентаризировать ее можно в последний рабочий день отчетного года или в первый рабочий день 2021 года, считая это событием после отчетной даты.

Если хотя бы один член комиссии отсутствует, результаты инвентаризации могут признать недействительными (абзц. 4 п. 2.3 указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Поэтому необходимо следить, чтобы все члены комиссии присутствовали на проверке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2018 № 09АП-14783/2018, 09АП-18865/2018 по делу № А40-168374/17). А как показывает практика, работники, ссылаясь на занятость по служебным делам, часто игнорируют необходимость присутствовать в комиссии.

Чтобы быстрее провести инвентаризацию:

• сформируйте рабочие комиссии в большом количестве: несколько рабочих комиссий быстрее проведут инвентаризацию, чем одна постоянно действующая;
• оптимизируйте численность комиссий: минимальный состав — три человека (председатель и два члена). Законодательство этот вопрос не регламентирует, поэтому учреждение решает самостоятельно, сколько человек будут входить в комиссию.

Задача годовой инвентаризации — подтвердить остатки на счетах учета в бухгалтерской отчетности.

Проанализируйте баланс (ф. 0503130 или ф. 0503730) и установите, какие счета и объекты учета есть в наличии у учреждения или могут быть потенциально, но работники не сообщили о произошедших фактах:

• например, работник подал иск на учреждение, но не проинформировал об этом, а следовательно, бухгалтерия не отразила резерв в учете. Чтобы не допустить ошибки, направьте во все отделы учреждения служебную записку и сообщите, что в бухгалтерию нужно подать информацию о фактах хозяйственной жизни с подтверждающими документами. Пример такой записки вы можете скачать в этой статье.​

Функции инвентаризационной комиссии

Как было сказано ранее, в приказе прописывается, кто именно входит в состав инвентаризационной комиссии и кто является ее председателем. Как правило, такая группа является постоянно действующей, то есть избирается на длительный срок. В инвентаризационную комиссию входят сотрудники из разных отделов, но ни одно материально-ответственное лицо не может быть привлечено к проведению данного мероприятия.

Председатель инвентаризационной комиссии перед непосредственным осуществлением мероприятия обязан проставить свою подпись на всех приходных и расходных документах, которые прикладываются к отчетам материально-ответственных лиц в качестве доказательства правомерности проведения операции.

Основными функциями, возложенными на инвентаризационную комиссию, следует считать следующие:

1. фактическая перепись и пересчет всех товарно-материальных ценностей;
2. проверка документации на основные средства и иные ценности, принятые к учету;
3. составление инвентаризационных описей с непосредственным поименным указанием всех объектов ревизии и их количества;
4. сопоставление данных фактического и бухгалтерского учета;
5. составление сличительных ведомостей при выявлении расхождений;
6. выявление причин появления таких отклонений;
7. подготовка предложений по изменению учета или устранению операций, влекущих за собой ошибки и неточности.

Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении

Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.

Инвентаризация обязательна к проведению при наступлении определенных ситуаций, к которым относятся:

• реорганизация учреждения;
• смена или увольнение материально-ответственных лиц;
• составление годовой финансовой и бухгалтерской отчетности;
• подозрения по факту хищения или кражи;
• чрезвычайная ситуация вследствие стихийного бедствия.

Всю процедуру проведения инвентаризации можно условно разделить на несколько взаимосвязанных этапов, к которым относятся:

Этап	Описание
Подготовительный	Руководителем издается приказ, документы проводятся в бухучете, создается инвентаризационная комиссия
Фактический	Комиссия осуществляет перепись наименований и количества объектов ревизии, составляет инвентаризационные описи
Сличительный	Комиссия сличает данные фактического и бухгалтерского учета, выявляет отклонения, составляет сличительные ведомости
Заключительный	Комиссия формирует результаты инвентаризации и вносит предложения по усовершенствованию учета, руководитель издает приказ о результатах инвентаризации и привлечении к ответственности виновников

Каждый из этих этапов важен, поскольку от него зависят результаты инвентаризации, поэтому к каждому из них должен быть организован тщательный и аккуратный подход. Нужно учитывать, что для получения максимально достоверных данных необходимо проконтролировать, чтобы бухгалтеры и материально-ответственные лица в полной мере выполнили поставленные перед ними задачи, а также в состав комиссии входили только ответственные сотрудники. Кроме того, при проведении фактического этапа инвентаризации при перерывах в данном процессе помещения должны быть опечатаны, а документы спрятаны в сейфах, закрываемых на ключ.

Проведение инвентаризации в 2021 году в казенном учреждении

• — Инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081);
• — Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
• — Инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);
• — Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф.0504086);
• — Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
• — Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф.0504088);
• — Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф.0504089);
• — Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091);
• — Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Инвентаризация финансовых обязательств в бюджетном учреждении

Чтобы подготовиться, составьте план-график инвентаризации объектов учета. Он позволит определить объем работы и выявить потребность в трудовых ресурсах.

Возможные основания для дифференциации:

• Документальная инвентаризация (например, патенты или земельные участки) или инвентаризация очная с пересчетом объектов (касса, материалы на складе, основные средства, имущество в аренде и пр.).
• Сроки проведения. Например, инвентаризация основных средств — процесс трудозатратный, поэтому проводить ее лучше в ноябре или декабре. Кассу можно проверить за несколько часов и проинвентаризировать ее можно в последний рабочий день отчетного года или в первый рабочий день 2021 года, считая это событием после отчетной даты.

Если хотя бы один член комиссии отсутствует, результаты инвентаризации могут признать недействительными (абзц. 4 п. 2.3 указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Поэтому необходимо следить, чтобы все члены комиссии присутствовали на проверке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2018 № 09АП-14783/2018, 09АП-18865/2018 по делу № А40-168374/17). А как показывает практика, работники, ссылаясь на занятость по служебным делам, часто игнорируют необходимость присутствовать в комиссии.

Чтобы быстрее провести инвентаризацию:

• сформируйте рабочие комиссии в большом количестве: несколько рабочих комиссий быстрее проведут инвентаризацию, чем одна постоянно действующая;
• оптимизируйте численность комиссий: минимальный состав — три человека (председатель и два члена). Законодательство этот вопрос не регламентирует, поэтому учреждение решает самостоятельно, сколько человек будут входить в комиссию.

Задача годовой инвентаризации — подтвердить остатки на счетах учета в бухгалтерской отчетности.

Проанализируйте баланс (ф. 0503130 или ф. 0503730) и установите, какие счета и объекты учета есть в наличии у учреждения или могут быть потенциально, но работники не сообщили о произошедших фактах:

• например, работник подал иск на учреждение, но не проинформировал об этом, а следовательно, бухгалтерия не отразила резерв в учете. Чтобы не допустить ошибки, направьте во все отделы учреждения служебную записку и сообщите, что в бухгалтерию нужно подать информацию о фактах хозяйственной жизни с подтверждающими документами. Пример такой записки вы можете скачать в этой статье.​

По мнению Федерального казначейства, инвентаризация позволяет сверить, как в учреждении соблюдают правила и условия хранения материальных ценностей и денежных средств, а также как ведут складское хозяйство, содержат и эксплуатируют машины, оборудование, другие активы учреждения. Это следует из Методических рекомендаций по осуществлению проверок законности отдельных финансовых и хозяйственных операций, утвержденных Казначейством России 31.12.2019.

Во время инвентаризации комиссия проводит не только физический подсчет объектов и фиксирует их наличие или отсутствие, но и оценивает состояние всех активов. В Письме от 15.12.2017 № 02-07-07/84237 Минфин сообщает следующее: чтобы выявить объекты основных средств, которые перестали соответствовать критериям актива, комиссия определяет:

• статус объекта: в эксплуатации, временно не эксплуатируется, реконструируется и т.д.;
• целевую функцию: эксплуатируется, нужен ремонт или восстановление.

Чтобы отразить статус объектов и их целевую функцию, в инвентаризационных описях по нефинансовым активам (ф. 0504087) есть графы 8 и 9. В учетной политике учреждение может установить условные обозначения для этих граф. В конце статьи вы можете скачать фрагмент учетной политики с примером условных обозначений.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Образцы документов к инвентаризации 437.9 КБ

Финансовые и иные обязательства учреждения должны быть проверены в рамках инвентаризации (п. 9 Инструкции по отчетности, утвержденной приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н, пп. 80—81 федерального стандарта бухучета для организаций госсектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

• по основаниям, в сроки и в порядке, установленным субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики;
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других ЧС, в том числе вызванных экстремальными условиями;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
• в других случаях, предусмотренных законодательством и НПА;
• при составлении годовой отчетности;
• при реорганизации или ликвидации учреждения.

Похожие записи:

• Маткапитал-2023: как потратить ₽779 тыс. на улучшение жилищных условий
• Какие выплаты перечислить работнику при увольнении по соглашению сторон
• Минимальный размер алиментов на двух детей