Журнал учета полученных и выставленных счетов фактур
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал учета полученных и выставленных счетов фактур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если вы посредник и от своего имени реализуете товары (работы, услуги) принципалов (комитентов) – плательщиков НДС, то даже на УСН должны выставлять счета-фактуры по таким операциям и вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Но при этом вы не должны вести книгу покупок и книгу продаж, платить НДС и сдавать декларацию.
Когда на УСН все же нужно выставлять счета-фактуры с НДС
Кроме того, документ с выделенным налогом ООО и ИП на УСН должны выставлять в ситуациях, когда даже несмотря на освобождение должны платить НДС:
- при импорте товаров;
- по договорам простого товарищества;
- по операциям, где упрощенец признается налоговым агентом (например, при аренде госимущества).
В каких случаях субъект на УСН признается плательщиком НДС
В соответствии с пунктом 3 статьи 346.11 НК РФ, организации и ИП на УСН не платят НДС. Они не должны предъявлять контрагентам при продаже товаров и услуг этот налог, поэтому они и не оформляют счета-фактуры. Ведь этот документ служит основанием для принятия продавцом суммы входного НДС к вычету — других функций у него нет.
Есть случаи, когда обязанности плательщика НДС накладываются на «упрощенщика». В том числе если он:
- ввозит на территорию РФ товары, за исключением перечисленных в статье 150 НК РФ;
- признается налоговым агентом по НДС (типичный пример — аренда муниципальных помещений);
- совершает операции в рамках договора товарищества, доверительного управления имуществом и некоторых других.
Отличия СФ, если налогообложения на продукцию нет
Счёт-фактура без НДС оформляется на том же бланке и по тем же правилам, что и счёт-фактура с НДС. Единственное отличие в том, что в графах 7 и 8, где указывается ставка и сумма налога, должно быть записано “Без НДС”.
Если вся отгружаемая продукция освобождена от уплаты налога, при оформлении СФ во всех строках, в которых перечислены наименования, в графах 7 и 8 нужно указать “Без НДС”. Такая же запись делается в строке “Всего к оплате” в графе 8. Если в реализуемой партии одна часть продукции облагается НДС, другая не подлежит налогообложению, запись “Без НДС” вносится только напротив соответствующих наименований.
В строках, где перечислены облагаемые налогом товары, указывается размер ставки и сумма НДС. В поле “Всего к оплате” в графе 8 вносится итоговая сумма налога, включающая только налогооблагаемые наименования. Счет-фактуры на поступившие авансы оформляются с соблюдением этих же правил.
В шапке появилась строка 5а, в которой указываются реквизиты (номер и дата составления) документа на отгрузку, на основании которого составлен счёт-фактура. Это могут быть товарная накладная, акт оказанных услуг, УПД и т.д.
Отдельную графу 1 вводят для порядкового номера записи. Наименование товаров теперь указывается в графе 1а, а код по ТН ВЭД ЕАЭС — в графе 1б.
Графа 1 связана со строкой 5а. Документ об отгрузке соотносится с конкретными порядковым номером записи в счёте-фактуре. Например, если счёт-фактура составлен на товар по нескольким товарным накладным (сводный счёт-фактура), то в графе 5а будут указываться порядковые номера строк из счёта-фактуры, которые относятся к конкретной накладной. Разделять документы надо через точку с запятой.
Пример. Документ об отгрузке: № п/п 1-5 N 35 от 5.07.2021; № п/п 6-10 N 42 от 5.07.2021. Если это УПД, то указываем диапазон всех порядковых номеров строк из табличной части с реквизитами документа.
Строка 5а может в определенных случаях не заполняться (например при авансах), и по формату она не является обязательной. Но при отгрузке товаров (выполнении работ) данную строку необходимо заполнить.
Последствия выписки для организаций и ИП на упрощенке
Вопрос по возникающей у организаций и ИП на УСН обязанности уплаты налога, составления и сдачи в налоговую инспекцию декларации, когда по просьбе покупателей или заказчиков выставляются счета-фактуры с выделенной суммой НДС, разбирался в суде неоднократно. Поскольку долгое время вопрос оставался спорным, Президиум Высшего Арбитражного Суда вынес окончательный вердикт. Организации и ИП с УСН несут налоговую ответственность за непредставление декларации по НДС.
При выставлении покупателям или заказчикам счетов-фактур с НДС юридические лица и ИП, находящиеся на УСН, обязаны:
- перечислить налог в бюджет не позднее 25 числа месяца, следующего за кварталом, в котором был выставлен счет-фактура;
- сдать в ИФНС декларацию по НДС в электронном виде не позднее 25 числа месяца, следующего за кварталом.
Последствия выставления “упрощенцем” счета-фактуры
В пункте 3 ст. 169 НК РФ прямо сказано, что составлять счета-фактуры обязаны только плательщики НДС. Следовательно, организации и ИП, применяющие УСНО, при реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав составлять их не должны. На это указано, к примеру, в письмах Минфина России от 27.03.2018 № 03‑07‑11/19048, от 09.02.2018 № 03‑07‑14/7897.
Вместе с тем формально налоговым законодательством не установлен запрет на оформление “упрощенцем” счета-фактуры с выделенной отдельной строкой суммой НДС и предъявление его покупателю. А значит, лица, не являющиеся плательщиками данного налога, в силу определенных обстоятельств вправе самостоятельно принять решение, предъявлять покупателю товаров (работ, услуг) косвенный налог к уплате или нет. Но за подобную «самостоятельность» им придется отвечать.
К сведению:
Сумму уплаченного НДС “упрощенец” не может учесть в налоговой базе:
- ни в составе расходов (если единый налог рассчитывается с разницы между доходами и расходами), так как согласно пп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ суммы НДС, уплаченные в бюджет на основании п. 5 ст. 173 НК РФ, не подлежат включению в расходы;
- ни в составе доходов, так как согласно п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 346.15 НК РФ при определении доходов из них исключаются суммы налогов, которые предъявлены покупателю.
Как правильно оформить?
Счет-фактуру можно выводить через программу 1С, аналоги этой программы, либо заполнить самостоятельно. Программа хороша тем, что многие поля заполняются автоматически, но перепроверка лишней не будет. Счет-фактура по УСН и ОСН заполняется одинаково с разницей указания налоговой ставки.
Проставление нулевой процентной ставки – грубая ошибка. И если она проставлена, то несмотря на форму ведения налогового учета и освобождения от их выплат, придется оплачивать ставку в 18%.
Нулевой вычет подтверждает экспорт товара в другие страны. Организация извещает налоговую инспекцию, предоставив пакет документов по экспорту:
- контракт;
- таможенная декларация;
- транспортные и товарно-сопроводительные документы.
Документация должна соответствовать формам, установленным НК РФ, а также закреплена печатью с таможни. В случае мелкой торговли, с доходом до 3 млн. рублей, при УСН, лучшей и законной налоговой ставкой является “Без НДС”.
Обязанность по выставлению счетов-фактур
Самое главное требование для получения вычета – чтобы поставщиком был правильно оформлен счет-фактура. Это следует из норм статей 169, 171, 172, 176 Налогового кодекса. При этом обязанность по выставлению документов есть только у продавцов – плательщиков НДС, которые должны их оформлять в течение пяти календарных дней со дня получения аванса или отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (п. 1, 3 ст. 168, п. 3 ст. 169 НК РФ).
По общему правилу компании, применяющие упрощенную систему, не являются плательщиками НДС. Согласно пункту 2 статьи 346.11 НК РФ, исключение составляет лишь налог, подлежащий уплате при ввозе товаров на таможенную территорию РФ, а также уплачиваемого в соответствии со статьей 174.1 НК РФ. Из этого следует, что данные лица не должны выставлять счета-фактуры.
Обратите внимание
Конституционный Суд определил, что вычет по счету-фактуре, выставленному организацией на УСН по правилам статьи 169 НК РФ, возможен, если налог перечислен в бюджет. В этом случае «спецрежимник» вправе вступать в правоотношения по уплате налога (определение КС РФ от 29 марта 2021 г. № 460-О).
Такой точки зрения придерживается и Минфин в письмах от 20 октября 2011 года № 03-07-09/34, от 16 мая 2011 года № 03-07-11/126 и др. А также ФНС России от 24 июля 2008 года № 3-1-11/239 и УФНС России по г. Москве от 5 апреля 2010 года № 16-15/035198. Помимо отсутствия обязанности по выставлению своим покупателям счетов-фактур, упрощенцы не ведут книгу покупок, книгу продаж и не должны представлять декларацию по НДС. А расчеты с покупателями они осуществляют без выделения сумм НДС в первичных документах.
Нарушение выставления счет-фактуры
Налоговики не принимают счета-фактуры от поставщика на УСН потому, что вычетам подлежат только суммы налога, предъявленные покупателю-плательщику НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ), каковыми «упрощенцы» не являются. Кроме того, счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5 и 6 статьи 169 НК, не могут являться основанием для принятия сумм налога к возмещению (п. 2 ст. 169 НК РФ).
В счете-фактуре должны быть указаны наименование, адрес и идентификационные номера плательщика НДС. Следовательно, в документе продавца, не являющегося освобожденным от налога, не могут быть правильно отражены эти данные, что автоматически лишает покупателя права на вычет «входного» НДС.
Обратите внимание
Несмотря на многочисленные разъяснения контролирующих органов, выставление счетов-фактур с НДС при УСН, встречается не столь уж редко. В основном это делается по настойчивой просьбе покупателей на ОСНО.
Обратите внимание: некоторые суды поддерживают налоговиков в том, что счет-фактуры от «упрощенца» не дает право на вычет. Так, суд в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 21 сентября 2015 года № 09АП-35224/2015 указал, что НДС в счетах-фактурах, выставленных компанией, применяющей УСН, к вычету у покупателя не принимается. Поэтому, если компания, заказавшая товар или услугу, заведомо знает, что продавец применяет спецрежим, вычет по его счету-фактуре с НДС лучше не заявлять.
Обязанность по выставлению счетов-фактур
Самое главное требование для получения вычета – чтобы поставщиком был правильно оформлен счет-фактура. Это следует из норм статей 169, 171, 172, 176 Налогового кодекса. При этом обязанность по выставлению документов есть только у продавцов – плательщиков НДС, которые должны их оформлять в течение пяти календарных дней со дня получения аванса или отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (п. 1, 3 ст. 168, п. 3 ст. 169 НК РФ).
По общему правилу компании, применяющие упрощенную систему, не являются плательщиками НДС. Согласно пункту 2 статьи 346.11 НК РФ, исключение составляет лишь налог, подлежащий уплате при ввозе товаров на таможенную территорию РФ, а также уплачиваемого в соответствии со статьей 174.1 НК РФ. Из этого следует, что данные лица не должны выставлять счета-фактуры.
Обратите внимание
Конституционный Суд определил, что вычет по счету-фактуре, выставленному организацией на УСН по правилам статьи 169 НК РФ, возможен, если налог перечислен в бюджет. В этом случае «спецрежимник» вправе вступать в правоотношения по уплате налога (определение КС РФ от 29 марта 2021 г. № 460-О).
Это документ, который утверждает сделку купли-продажи, который заполняется по специальному шаблону и впоследствии предоставляется в налоговые органы.
Шаблон содержит поля:
- название, ИНН, контактные данные, оформление контрагентов;
- данные грузоотправителя;
- нумерацию документа;
- дату оформления счета-фактуры;
- денежная валюта, которой оплачивается покупка;
- номенклатурные позиции, их количество, цена и общая сумма;
- налоговая ставка каждой позиции;
- сумма платежа на вычет;
- страна-производитель товара;
- код разновидности товара.
*Закон, подтверждающий информацию ФЗ-№ 117 НК РФ, ст. 169.
ФЗ №229 НК РФ разрешает использовать данный документ в электронной версии и в бумажной. Для виртуального варианта понадобится электронная подпись.
Отличия СФ, если налогообложения на продукцию нет
Счёт-фактура без НДС оформляется на том же бланке и по тем же правилам, что и счёт-фактура с НДС. Единственное отличие в том, что в графах 7 и 8, где указывается ставка и сумма налога, должно быть записано “Без НДС”.
Если вся отгружаемая продукция освобождена от уплаты налога, при оформлении СФ во всех строках, в которых перечислены наименования, в графах 7 и 8 нужно указать “Без НДС”. Такая же запись делается в строке “Всего к оплате” в графе 8. Если в реализуемой партии одна часть продукции облагается НДС, другая не подлежит налогообложению, запись “Без НДС” вносится только напротив соответствующих наименований.
В строках, где перечислены облагаемые налогом товары, указывается размер ставки и сумма НДС. В поле “Всего к оплате” в графе 8 вносится итоговая сумма налога, включающая только налогооблагаемые наименования. Счет-фактуры на поступившие авансы оформляются с соблюдением этих же правил.
Виды счет-фактуры, которые встречаются в бухгалтерии
Всего их два. Первым называют стандартную СФ. Ее создают в случае, когда отгрузили партию или выполнили работу, за которую теперь покупатель должен деньги. Она необходима, когда полностью оплачены изделия. Время на подготовку и отправку – 5 календарных дней с момента передачи. То же самое отдается, если продукция была возвращена поставщику обратно.
Второй тип – авансовый. Его следует подготовить в случае, если требуется или была зачислена на счет предоплата в счет будущих отправлений. Здесь не потребуется заполнять такие поля, как:
- грузоотправитель;
- получатель груза;
- объем товара или получаемых услуг;
- единицы, в которых будет все измеряться.
Но обязательно все, что позже понадобится для расчетов.
Порядок заполнения счета-фактуры без НДС
Постановление №1137 от 26 декабря 2011 года имеет приложения, первое из которых соответствует актуальному бланку счета-фактуры. Выписывая своим контрагентам счет-фактуру без НДС, необходимо использовать этот бланк.
В бланк нужно как обычно внести сведения о номере документа, текущей дате, участвующих сторонах. Изменение в заполнении счета-фактуры без НДС заметно только в табличной части, где в поля 7 и 8 нужно внести идентичные записи «без НДС». Данная формулировка вносится любым удобным способом – вручную ручкой, с помощью постановки готового штампа, на компьютере.
Заполнение остальных граф и полей ничем не отличается от заполнения бланка с НДС. В поле 9, где отражается показатель об общей стоимости позиций, налог не включается, так как не начисляется.
Утрата права на УСН: «переходные» вопросы
Компании и ИП, которые применяют общий режим, перечисляют в бюджет разницу между исходящим и входящим НДС. Если эта разница отрицательная, общережимники могут претендовать на возмещение налога из бюджета.
Но на упрощённой системе сумму НДС к уплате нельзя уменьшить на налог, предъявленный поставщиками. Когда упрощенец выписывает счёт-фактуру с выделенным НДС, у него появляется только обязанность уплатить этот налог и отчитаться в ИФНС.
Полноправным плательщиком НДС он не становится. Поэтому и о возмещении речи быть не может.
Если упрощенец выставил счёт-фактуру с НДС и получил от покупателя оплату, в доходы нужно включить сумму без НДС. Дело в том, что налога на добавленную стоимость, выставленного покупателям, нет в закрытом перечне доходов при упрощёнке «Доходы минус расходы» (п. 1 ст. 248 НК РФ). Не попадёт он и в расходы (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Также не нужно регистрировать исходящие счета-фактуры с НДС в книге продаж. Этот регистр предназначен для организаций и ИП на общем режиме.
В отличие от общережимников, упрощенцам не положены налоговые вычеты по НДС. Если организация или ИП на УСН выписали счёт-фактуру с налогом, то обязаны перечислить его в бюджет полностью. Они не могут уменьшить эту сумму на НДС, уплаченный поставщикам.
Но при УСН «Доходы минус расходы» входящий НДС можно включить в расходы. Все расходы, которые принимают к учёту при УСН, перечислены в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. В этом списке есть и налог на добавленную стоимость по оплаченным товарам, работам, услугам (пп. 8).
Расходы, в том числе входящий НДС, можно вычитать из налоговой базы только если они:
- экономически оправданы;
- подтверждены правильно оформленными документами (счетами-фактурами, УПД со статусом «1», бланками строгой отчётности, накладными, актами и т. д.).
Если упрощенец получит «авансовый» счёт-фактуру, учесть по нему НДС нельзя. Для признания расходов товары должны быть поставлены, работа выполнена, а услуга оказана.
НДС на УСН «Доходы минус расходы»
В 2021 году сроки выплат остались те же, что и в 2020. УСН платится частями, подразумевая авансовые выплаты. В 2021 году их следует сделать 25 апреля, 25 июля и 25 октября ( согласно статьям 346.19 и 346.21 НК).
УСН по итогам года ИП перечисляет не позднее 30 апреля 2022 года.
При этом налог за 2020 год необходимо выплатить не позднее 2021 года.
Автоматизированные системы учета помогают снизить нагрузку на предпринимателя — не нужно вручную считать доходы, расходы. Все это возможно сделать, если есть:
- товароучетная программа, которая фиксирует продажи;
- система работы с документацией, в которой будут храниться все документы, подтверждающие доходы.
Облачный сервис Класс 365 как раз имеет все эти функции. То есть он позволяет:
- учитывать поступления денег от предпринимательской деятельности;
- считать расходы на производство;
- отделять доходы от предпринимательской деятельности от дополнительных доходов;
- вести учет для двух сфер бизнеса, в которых используются разные системы налогообложения;
- считать зарплату и авансы;
- учитывать взаиморасчеты.
Программа Класс 365 хранит первичные документы так, чтобы их можно было автоматически занести в КУДиР, чтобы, если нужно, распечатать книгу в виде таблиц в Excel. Попробуйте прямо сейчас весь функционал облачного товароучетного сервиса Класс365 >>
Демо-версия программы скачивается бесплатно и действует 14 дней, за которые можно оценить ее функционал.
В соответствии с пунктом 3 статьи 346.11 НК РФ, организации и ИП на УСН не платят НДС. Они не должны предъявлять контрагентам при продаже товаров и услуг этот налог, поэтому они и не оформляют счета-фактуры. Ведь этот документ служит основанием для принятия продавцом суммы входного НДС к вычету — других функций у него нет.
Есть случаи, когда обязанности плательщика НДС накладываются на «упрощенщика». В том числе если он:
- ввозит на территорию РФ товары, за исключением перечисленных в статье 150 НК РФ;
- признается налоговым агентом по НДС (типичный пример — аренда муниципальных помещений);
- совершает операции в рамках договора товарищества, доверительного управления имуществом и некоторых других.
Зачем спецрежимники выставляют счета-фактуры с выделенной суммой НДС? Самая обычная причина — просьба контрагента. Налоговый кодекс этого не запрещает. То есть у любого субъекта на УСН есть право решать самостоятельно, выставить ли ему счет-фактуру с выделением НДС. Однако не каждый «упрощенщик» знает, что пойдя навстречу своим покупателям он принимает на себя обязанность плательщика этого налога.
Между тем закон прямо устанавливает последствия такого решения. В подпункте 1 пункта 5 статьи 173 НК РФ сказано, что в случае, если лицо, не являющееся плательщиком НДС, выставляет покупателю счет-фактуру с выделенной суммой налога, оно обязано уплате его в бюджет. Подтверждается это и разъяснениями Минфина, например, письмом № 03-07-14/7897 от 09.02.2018.
Что будет, если плательщик УСН это требование проигнорирует? ФНС сама выйдет на него через камеральную проверку декларации по НДС его контрагента. И тогда придется уплатить не только НДС, но также штрафы и пени. Судебная практика говорит о том, что оспорить эти доначисления не удастся.