Счет-договор и счет-оферта: зачем составлять, как оформить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счет-договор и счет-оферта: зачем составлять, как оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
   • название предприятия;
   • правовая форма организации;
   • юридический адрес регистрации;
   • КПП (только для юридических лиц).
2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
   • название банковского учреждения;
   • его БИК;
   • номера расчетного и корреспондентского счетов.
3. Платежные коды:
   • ОКПО;
   • ОКОНХ.

   Счет — это платежный документ, который формируется продавцом и направляется покупателю с целью произвести взаиморасчеты по приобретенным товарам и оказанным услугам. В нем указываются условия сделки, определяя конкретные товары и услуги, а также порядок их приобретения. Счет можно выставлять как на основании заключенного договора, так и без его оформления.

   Выставление счета на оплату и подписание его плательщиком, как правило, означает подтвержденное согласие последнего заплатить за приобретенные товары, услуги. Если приложить к расчету кассовый (товарный) чек, сделка будет иметь ту же юридическую силу, что и заключенный контракт.

   Поставщик может оформить бумажный расчет либо сделать счет онлайн. По условиям договора или устной договоренности расчетная документация выставляется либо до момента получения покупателем товаров, услуг, либо по факту поставки.

   В соответствии с действующим законодательством, продавец имеет право не выставлять счет на бумаге или онлайн. При взаиморасчетах достаточно будет указывать счет-фактуру, который сопровождает все операции, облагаемые НДС. Однако есть список ситуаций, при которых выставление счета на оплату (на бумаге или онлайн) является обязательным:

   1. В случае если заказчик рассчитывается с поставщиком на сумму, которая заранее неизвестна и в договоре не зафиксирована (например, услуги связи, коммунальные услуги, сервисное обслуживание).
   2. В случае предоплаты за товары и услуги.

   На практике также нередки случаи, при которых компании приходится перевыставить счет. Это представляется возможным, когда товары или услуги получает одно учреждение, а оплату осуществляет другое (договор аренды, в рамках соглашения о комиссии или по поручению).

   Для того чтобы перевыставить платежный регистр онлайн, в условиях договора надлежит прописать обязанность оплаты одного участника сделки по обязательствам другого.

   

   Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.

   Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:

   • номер по порядку и дату формирования счета;
   • наименование продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
   • организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и реквизиты банка от обеих сторон;
   • сведения о приобретаемых товарах, работах или услугах — их название, количественные, качественные (единица измерения) и стоимостные характеристики;
   • наличие (отсутствие) НДС;
   • при необходимости — последний срок оплаты;
   • ответственные лица сторон, их инициалы и подписи: для ИП — одна подпись, для коммерческих и некоммерческих организаций — две подписи (руководитель и главный бухгалтер);
   • для бумажного документа (при наличии) — печать.

   Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть. При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.

   Ещё назначение платежа может содержать слова: “за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар”, тем самым фиксируется факт отгрузки.

   Самая большая боль — непонятное назначение платежа. Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка. А могут и к блокировке счёта привести.

   

   При составлении документа укажите следующие данные:

   • дату его создания, порядковый номер (нумерация ведется с 1 января текущего года);
   • срок действия документа;
   • полные наименования и адреса получателя и плательщика;
   • банковские реквизиты получателя платежа;
   • список товаров или услуг;
   • итоговую сумму;
   • сумму НДС или указание на его отсутствие;
   • название должностей лиц, ответственных за операцию (руководитель предприятия, главный бухгалтер), и их подписи с расшифровками.

   Ставить печать необязательно. Чтобы заверить бумагу, достаточно подписи.

   Обязательная составляющая документа — наименование товара, его количество, стоимость. Эту информацию удобно оформить в виде таблицы со следующими столбцами:

   1. Номер по порядку.
   2. Наименование предмета сделки.
   3. Единица измерения.
   4. Количество единиц.
   5. Цена за одну единицу.
   6. Общая стоимость.

   В нижней строчке таблицы укажите окончательную стоимость перечисленных товаров, а под таблицей — прописью итоговую сумму к оплате.

   Особое внимание уделите НДС:

   1. Если продавец — плательщик НДС, укажите в документе сумму налога. Сделать это можно двумя способами:
      • включите налог в итоговую стоимость и для наглядности выделите отдельной строкой, указав внизу таблицы «В том числе НДС»;
      • покажите стоимость товара/услуги без учета налога, затем вычислите его размер, а итоговую цену сформируйте как сумму этих двух величин.
   2. Если продавец работает по УСН, ЕНВД, ПСН и не платит НДС, укажите: «Без НДС».

   Какие ошибки допускают при выставлении счета на оплату?

   Внимательность при заполнении бланка очень важна.

   Проведя анализ наиболее часто возникающих проблем при составлении счетов на оплату, мы выделили наиболее значимые.

   Ошибки при выставлении счета:

   • Подпись главы или бухгалтера без расшифровки.

     При отправке электронного документа ошибка исключается из-за наличия цифровой подписи на бланке.

   • Дата составления не совпадает с датой выставления счета покупателю.

   • Счет к оплате не предоставили вовремя, из-за чего не уложились в налоговый период для НДС.

     Ведите регистрацию почтовых вхождений чтобы избежать этой проблемы.

   • Разные даты на счетах к оплате у покупателя и продавца.

     Проблема возникает, когда документ уже отправлен покупателю и только после этого делаются поправки.

   • Шапка бланка оформлена неверно.

     Внимательно указывайте информацию и контактные данные.

   Устранение вышеперечисленных ошибок позволит без загвоздок провести операции по сделке и получить оплату в максимально сжатые сроки.

   Если возникают спорные моменты, неточности в счете на оплату могут повлечь за собой финансовые потери для организации.

   Как вы поняли, общего шаблона, как такового, нет. Чаще всего его выставляют для предоплаты по контракту.

   Выставляем счет на английском языке

   Счет-фактура по-английски – invoice – в России часто используется без перевода. Этот документ, прежде всего, должен содержать слово invoice (на русском и на английском языке).

   Согласно рекомендациям специалистов, любая счет-фактура, выставленная на английском языке, должна включать такие сведения:

   • исходящий и входящий собственный номер;
   • имя, контактные данные продавца;
   • сведения и контактные данные покупателя или заказчика;
   • дату выписки;
   • данные о компании и налогообложении;
   • дату отсылки/доставки/покупки/оказанных услуг;
   • номер заказа или другой номер, по которому заказчик может отслеживать ход доставки;
   • итоговая сумма;
   • платежные условия;
   • и другие сведения, к примеру, особенные условия, информация о налогах, штрафах за несвоевременную доставку, задержку оплаты или возмещение в случае повреждения заказа.
   

   Расчеты между сторонами

   Чаще всего счет на оплату используют юридические лица. Для них он является документом, по которому плательщик переводит получателю денежные средства для расчета за приобретенные у него товары или оказанные услуги.

   В нем может содержаться итоговая стоимость получаемой продукции или частичная сумма, вносимая в качестве аванса. Обычно «счет на оплату» составляет бухгалтер, но это может и любое другое лицо, у которого есть на то соответствующие полномочия. Этот документ является фактом совершения сделки между сторонами, предметом которой является указанный товар (услуга). Как правило, он предусмотрен заключенным ранее договором. Стороны подписывают соглашение, по которому берут на себя определенные обязательства. В соответствии с ними выставленный счет будет свидетельствовать о том, что каждая из них выполнила свою часть договоренности. Юридическими лицами этот документ оплачивается по безналичному расчету либо внесением денежных средств через банк.

   Что такое счет на оплату

   Счет на оплату является документом, который повсеместно применяют в деловом обороте. Если стороны заключили договор, в котором указаны условия оплаты (срок, платежные реквизиты и др.) и сумма платежа. То выставлять расчетную накладную не обязательно. Однако часто в договоры включают условие об оплате на основании выставленных документов по расчета.

   Иногда выставленный коносамент является договором. Это бывает, когда одна из сторон направляет другой стороне документ. Который содержит все существенные условия договора и представляет собой оферту. Уплата по документы другой стороной в установленный срок является акцептом. И договор считается заключенным в простой письменной форме. (подпункт 1, 2 ст. 432, п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ). коносамент может быть акцептован и другими способами.

   Это по сути счет на оплату и договор в одном документе, в нем прописываются сразу необходимые условия сотрудничества. Часто его заключают, когда поставка небольшая. Проще и быстрее создать документ на одном листе, нежели печатать полноценное соглашение и тратить время на его согласование.

   В статье 441 ГК РФ написано, что перед заключением соглашения можно предоставить оферту.

   Основные моменты:

   1. Его можно подписывать в одностороннем порядке. Главное — прописать пункт, что в случае оплаты заказчиком, договор считается заключенным, а заказчик согласен со всеми указанными условиями.
   2. Оформляется в двух экземплярах для каждой стороны. Оба имеют одинаковую юридическую силу.

   Оформляется бумага в двух экземплярах. Один из них отдается покупателю, а второй — остается у продавца.

   Заполняется отчет на листке бумаги формата А4. Также его можно оформить на фирменном бланке компании. Чаще всего счет от ИП оформляется на фирменном бланке компании. Так в отчетные документы не требуется постоянно вносить реквизиты компании.

   Единого образца заполнения у документа нет. Каждая фирма разрабатывает свой бланк заполнения документа. По закону рф документ оформляется в свободной форме. Долго работающие фирмы и предприниматели разрабатывают самостоятельно свой бланк чека на оплату.

   В нем только меняются:

   • данные о покупателе;
   • название товаров или услуг;
   • общая сумма;
   • дата.

   Некоторые фирмы указывают в чеке условия поставки, оплаты, срок действия бумаги, иную информацию.

   Как выставить счет на английском языке

   В процессе сотрудничества с зарубежными партнерами может возникнуть необходимость в оформлении счета на английском языке. Само слово «счет» на английский переводится как «invoice». Этот документ может использоваться без перевода, но в нем обязательно должна указываться следующая информация:

   • имя и контакты продавца;
   • исходящий и входящий номер;
   • контактные данные покупателя (заказчика);
   • данные о компании;
   • вид налогообложения;
   • дата покупки/отсылки товара;
   • номер заказа, по которому покупатель сможет отслеживать доставку товара;
   • информация о налогах;
   • информация о возможных штрафах за несвоевременную оплату товара, его порчу и т.д.;
   • условия возврата товара;
   • дата выписки;

   и т.д.

   Составляя счет для работы с иностранными партнерами, важно учитывать, что законодательство других стран может отличаться от нашего, поэтому чтобы избежать возможного недопонимания, следует излагать информацию максимально подробно. Кроме того, обращайте внимание, что данные, указанные в счете, должны соответствовать информации в товарных накладных.

   Предназначение и состав

   Изначально счет не имел такой смысловой нагрузки, как другой документ. Главное его предназначение было:

   • предъявить плательщику реквизиты для перечисления денежных средств;
   • подтвердить, что реквизиты принадлежат организации-поставщику;
   • указать предмет оплаты (товары, работы, услуги), количество, цену, сумму;
   • заверить всю информацию подписями ответственных лиц и печатью организации.

   В дальнейшем коммерческие отношения стали более развитыми, и счет на оплату в некоторых случаях (при разовых сделках) стал служить договором и содержать все договорные условия.

   Какие же обязательные реквизиты должен содержать счет на оплату, как заполнить его – рассмотрим подробнее.

   Прежде всего, унифицированной формы не существует. Организации вправе разработать и утвердить приказом по документообороту свою индивидуальную форму, содержащую нужные сведения. Но есть реквизиты, которые вписываются в счет обязательно, и к ним предъявляются определенные требования.

   Оформление счета на оплату обычно автоматизировано в бухгалтерской программе и состоит из пяти частей:

   1. Общие сведения.
   2. Продавец.
   3. Покупатель.
   4. Товарная часть.
   5. Ответственные лица, исполнитель, ФИО, телефон.
   
   

   Похожие записи:

   • Последние новости для военных пенсионеров: пенсии в 2023 году
   • Как заказать копию устава в налоговой
   • Выплаты на 4 ребенка от государства – кому положены и какая сумма выплат