Сроки хранения документов в организации в 2021 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документов в организации в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Банковская выписка (сокращенно – БВ) – документ, отражающий движение денежных средств организации или предпринимателя через открытый в банке расчетный счет за определенный период времени. БВ может предоставляться как по запросу клиента или контролирующего органа, так и в соответствии с условиями договора об обслуживании р/с.
Что относится к данной категории
Платежные документы являются одним из видов первичной документации, подтверждающим факт оплаты компанией товаров или услуг контрагентов, и включают:
- кассовый чек. Он выдается при помощи кассы, которая обязательна к применению для всех организаций, принимающих оплату наличными и банковскими картами. Все чеки передаются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД);
- товарный чек (или товарная накладная). Это документ, подтверждающий не только оплату определенной суммы, но и покупку конкретного товара или группы товаров;
- платежное поручение. Данный документ подтверждает перевод денежных средств по определенным реквизитам через интернет-банк. Платежное поручение может быть связано с оплатой услуг контрагента или касаться уплаты налогов;
- платежное требование. Оно оформляется, если у одной организации есть какие-либо финансовые требования по отношению к другой, например поставщик требует оплатить какие-либо товары;
- бланк строгой отчетности. Это аналог кассового чека, применяемый в случае отсутствия кассового аппарата.
Таблица сроков с изменениями в 2021 году
Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.
В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.
|
Документ |
Новый срок |
Старый срок |
|
Договор дарения (пожертвования) имущества |
до ликвидации организации |
постоянно |
|
Договор лизинга |
пят лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества |
постоянно |
|
Документы по залогу недвижимости |
десять лет |
постоянно |
|
Договор мены недвижимости |
до ликвидации организации |
пять лет |
|
Договор поручения |
пятнадцать или десять лет в зависимости от вида имущества |
пять лет |
|
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
десять лет |
пять лет |
|
Паспорта сделок |
пятнадцать лет |
постоянно |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
пять лет при условии погашения долга |
пять лет |
|
Счета-фактуры |
пять лет |
четыре года |
|
Документы о получении зарплаты (при наличии лицевых счетов) |
шесть лет |
пять лет |
|
Реестр сведений о доходах физлиц |
Пять лет |
Семьдесят пять лет |
|
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов |
пять лет |
срок не установлен |
|
Справка о состоянии расчетов с бюджетом |
пять лет |
срок не установлен |
|
Расчет по страховым взносам |
пятьдесят лет |
срок не установлен |
|
Документы о переоценке основных фондов и амортизации |
пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов |
постоянно |
|
Документы о списании основных средств и нематериальных активов |
пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов |
постоянно |
|
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю |
пять лет после выбытия имущества |
постоянно |
|
Книга учета доходов и расходов при упрощенной системе налогообложения |
пять лет |
постоянно |
Какие документы подлежат хранению?
К примеру, затраты на приобретение товаров для перепродажи, если к моменту смены объекта налогообложения они распроданы не полностью. А все потому, что расходы по ним принимаются к учету только после их реализации.
При формировании ЕХ должны быть созданы и поддерживаться в актуальном состоянии их резервные копии (не менее одной), а также должна быть обеспечена регистрация действий, связанных с формированием ЕХ и их резервных копий.
Через расчётный счёт может проходит от одной до сотен операций в месяц. Их количество, суммы и назначение может заинтересовать третьих лиц — от госорганов до инвесторов.
Статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 №129 определяет, что операции, производимые предприятием, в обязательном порядке доказательно подтверждаются. Таким доказательством служит банковская выписка.
Срок хранения банковских выписок на предприятии
| » | Казахстанский Бухгалтерский форум www.balans.kz |
| Volgina A | |
| Добавлено: |
#1 Пт Дек 07, 2012 11:10:24 |
| Заголовок сообщения: | Нужно ли печатать платежные поручения с банк клиента |
| Уважаемые профи,подскажите,у нас гл. бухгалтер говорит чтоб я под выписки из банка печатала и подкладывала платежки с банк клиента, скажите так ли это необходимо? |
Ведь при необходимости их всегда можно отпечатать.
Хранение выписок банка и платежных поручений
При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела». Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется сохранять резервную копию не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэшкарты, диски). на Электронная подписка за 8400 руб. Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
Какие сроки хранения документов в 2021-2022 году
В деятельности любой компании документы образуются ежедневно. Это документы бухгалтерские, кадровые, налоговые, организационные. Сколько времени нужно их хранить?Ответ можно найти в Законе о бухгалтерском учете, Законе об архивном деле, Налоговом кодексе и в некоторых ведомственных документах. Также есть специальный Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.
- Первичные учетные документы
- Кассовые документы и книги
- Банковские документы
- Корешки чековых книжек
- Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
- Авансовые отчеты
- Переписка
Кто отвечает за определение сроков хранения документов
В Федеральном законе №125 указано, что индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечить надлежащее хранение архивных документов, включая документы по личному составу. Сроки установлены нормами федеральных законов и других нормативно-правовых актов Российской Федерации.
В этот перечень входят следующие категории документов:
- типовые управленческие архивные документы, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и компаний, с указанием сроков хранения – согласно приказа Росархива №236;
- типовые архивные документы, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании с указанием сроков хранения – согласно приказа Министерства культуры №1182.
Сколько хранит выписки банк
Традиционно запрошенную выписку банк формирует в 2-х экземплярах. Первый выдают клиенту, а второй хранят в архиве кредитной организации.
При этом все выписки, которые по той или иной причине оказались не востребованы клиентами, банк хранит у себя 4 месяца. Потом оформляют соответствующий акт, и они идут на уничтожение.
В своих электронных реестрах данных банк держит выписки в течение срока хранения банковских выписок – 5 лет. При получении от клиента письменного запроса их находят в архиве, распечатывают и выдают на бумаге.
СОВЕТПри подписании договора на банковское обслуживание, обратите внимание на действующий в этой кредитной организации порядок выдачи банковских выписок. Учтите, что ответственность за получение выписок возложена на клиента банка.
Срок хранения платежных поручений в организации
ВажноВ течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим. Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2021 года: что изменилось». Банковская выписка – это первичка? Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. ИнфоНапример, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015): Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению. Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают. Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями.
Общепринятые периоды хранения:
- первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
- кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
- расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).
Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период. Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.
Предназначение банковских выписок и платежных поручений
Банковская выписка (сокращенно – БВ) – документ, отражающий движение денежных средств организации или предпринимателя через открытый в банке расчетный счет за определенный период времени. БВ может предоставляться как по запросу клиента или контролирующего органа, так и в соответствии с условиями договора об обслуживании р/с.
Платежные поручения (или ПП) являются документами, на основании которых банковская организация обязана перевести денежные средства клиента определенному лицу. В ПП указываются реквизиты плательщика и получателя, а также сумма, которая должна списаться со счета распорядителя.
Банковские выписки подтверждают, что платежные поручения клиента были выполнены. Кроме того, оба документа нередко запрашиваются налоговыми органами при проведении проверок.
Порядок списания и уничтожения чековой книжки
Отдельно учет чековых книжек в НПД не прописан.
К чековым книжкам применяются общие правила учета и хранения бланков строгой отчетности (БСО).
Учитывать чековые книжки нужно на забалансовом счете 03, при поступлении нужно оформить проводку
Дебет 03
При выбытии Кредит 03.
Аналитический учет по забалансовому счету 03 (в том числе и чековых книжек) ведите в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045).
Списание израсходованных чековых книжек производите на основании акта о списании бланков строгой отчетности по форме № 0504816.
Срок хранения неиспользованных чековых книжек также не прописан, хранить их можно по общему правилу – 5 лет.
После окончания срока хранения неиспользованные чековые книжки можно уничтожить (также как и другие документы с истекшим сроком хранения).
Уничтожение неиспользованных чековых книжек оформляется Актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации.
Следует оформить Приказ о создании комиссии для уничтожения документов (см. например, «Приказ о создании комиссии для уничтожения бланков родовых сертификатов с истекшим сроком хранения»).
Затем следует оформить Акт уничтожения документов.
Унифицированной формы такого Акта нет, поэтому организация должна разработать свою форму и закрепить ее использование в учетной политике.
Приведем примерную форму Акта на уничтожение документов.
УТВЕРЖДАЮ Директор ГУ «Альфа»
АКТ
о перечне документов, подлежащих уничтожению
Комиссия в составе:
Председателя комиссии — главного бухгалтера
Членов комиссии:
Заместителя директора —
Юриста -.
Кладовщика —
Секретаря —
составила настоящий Акт о том, что в результате проведенной экспертизы подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек 1 января 2013 года:
1. Главная книга за 2007г.;
2. Документы по учету кассовых операций за 2007 г. (12 папок);
3. Авансовые отчеты за 2007 г. (10 папок);
4. Чековые книжки за 2008 г. (2 штуки);*
5. Банковские документы за 2007 г. (3 папки);
Председатель комиссии
Секретарь
Далее, документы, подлежащие уничтожению, пересчитываются комиссией и упаковываются либо в коробки, либо в мешки.
Затем документы следует уничтожить.
Как правило, документы сжигаются.
Также можно использовать шредер – уничтожитель бумаг.
После уничтожения документов следует составить документ о физическом уничтожении документации.
Обычно для этих целей используется также самостоятельно разработанная форма Акта, примерная форма которого может выглядеть следующим образом:
АКТ
об уничтожении документов с истекшим сроком хранения
Комиссия в составе:
Председателя комиссии —
Членов комиссии:
Заместителя директора —
Юриста —
Кладовщика -.
Секретаря —
составила настоящий Акт о том, что документы, указанные в перечне, утвержденном Актом от 23.08.2013 г., сожжены в присутствии всех членов Комиссии.
Председатель комиссии
Члены комиссии:
Заместитель директора
Юрист
Кладовщик
Секретарь
Также для информации приведен Приказ 199н, в котором описан возврат денежных чековых книжек с оставшимися неиспользованными денежными чеками и корешками.
Основные цели проводимой экспертизы ценности документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.
Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году
|
Документ |
Сколько хранить |
|
Бухгалтерские документы |
|
|
Документы по покупкам и реализации |
5 лет |
|
Путевой лист |
|
|
Документы по банку |
5 лет |
|
Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО) |
|
|
Инвентарная карточка ОС |
5 лет после выбытия ОС |
|
Учетная политика |
5 лет |
|
Бухгалтерская справка |
|
|
Приказы по основной деятельности |
До закрытия компании |
|
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга) |
5 лет |
|
Бухгалтерская отчетность |
До закрытия компании |
|
Аудиторское заключение |
До закрытия компании |
|
Документы по налогам |
|
|
Регистры налогового учета |
5 лет |
|
Налоговая отчетность |
|
|
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде |
|
|
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте |
|
|
Счет-фактура |
4 года |
|
Книги покупок и продаж с доп листами |
4 года |
|
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН |
До закрытия компании |
|
Акт сверки с ИФНС |
|
|
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу |
в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков |
|
Документы по страховым взносам |
|
|
Платежки на перечисление взносов |
6 лет |
|
Расчет 4-ФСС |
Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования Годовой – до закрытия компании |
|
Сведения СЗВ-М |
6 лет |
|
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР) |
До закрытия компании |
|
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте) |
Хранить вместе с отчетом |
|
Кадровые документы |
|
|
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка) |
До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет) |
|
Личная карточка и копии документов работника* |
— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже; — 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года. |
|
Трудовой договор и дополнения к нему |
|
|
Приказы по кадрам |
|
|
Табель учета рабочего времени |
|
|
Больничный лист и расчет по нему |
5 лет |
|
График отпусков работников |
1 год после использования |
|
Штатное расписание |
До закрытия компании |