Сроки хранения документов после ликвидации ООО
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документов после ликвидации ООО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принятие решения о добровольной ликвидации ООО относится к компетенции общего собрания участников, но предложить ликвидацию может совет директоров, единоличный исполнительный орган (директор) или участник общества. Решение о ликвидации ООО должно быть принято всеми участниками единогласно. Если же участник в обществе один, то такое решение, естественно, находится в его компетенции.
Принятие решения о ликвидации и назначении ликвидационной комиссии
Ликвидационная комиссия может включать в себя директора, главного бухгалтера, юрисконсульта и других квалифицированных специалистов, но это может быть и один человек, называемый ликвидатором. Обязанности ликвидационной комиссии (ликвидатора) приводятся в статье 62 ГК РФ. К комиссии переходят все полномочия по управлению делами общества и представления его в суде, поэтому именно она (или ликвидатор) несет ответственность за все этапы ликвидации ООО.
Составление промежуточного ликвидационного баланса
Промежуточный ликвидационный баланс, содержащий сведения о составе имущества ликвидируемого ООО и перечне кредиторских требований составляется после окончания срока, указанного в публикации в «Вестнике» (не менее двух месяцев).
О составлении такого баланса нужно снова сообщить в налоговую инспекцию по форме № P15016. Если при первой подаче формы в разделе 2 указывалась причина подачи заявления «3», то для уведомления о составлении промежуточного баланса надо вписать цифру «4». Кроме уведомления в налоговую сдают решение об утверждении промежуточного ликвидационного баланса, сам баланс и копию листа «Вестника» с публикацией или подтверждающие документы.
После утверждения промежуточного ликвидационного баланса комиссия начинает производить расчеты с кредиторами. Требования удовлетворяют в порядке очередности, установленной статьей 64 ГК РФ:
- требования граждан, перед которыми ликвидируемое ООО несет ответственность за причинение вреда жизни или здоровью, а также требования о компенсации морального вреда;
- расчеты по выплате зарплаты и выходных пособий работников, принятых по трудовому договору и по выплате авторских вознаграждений;
- расчеты по обязательным платежам в бюджет и во внебюджетные фонды;
- расчеты с другими кредиторами.
Если денежных средств ликвидируемого ООО не хватает для погашения всех задолженностей, то имущество общества должно быть продано с публичных торгов.
Подготовительные мероприятия перед передачей документов на хранение в архив
Несмотря на то, что документы на хранение передаются в профессиональные органы, вся документация должна пройти предварительную подготовку перед передачей в архив. При этом выполняется следующее:
- Сортировка документации, оставшейся после ликвидации ООО. Документы необходимо разложить по разделам, которым придается статус дела. Объем одного дела не должен превышать 250 страниц. Документы, имеющие разные сроки хранения, необходимо разложить в разные дела. Повтор документов не допускается. Все дела следует сортировать по годам.
- Прошивка дел. Картонная папка с документы прошивается суровыми нитками через 4 отверстия. Документы в папке должны быть расположены в хронологическом порядке, После этого листы в папке нумеруют, за исключением первого и последнего листа. Первый лист остается без надписей, а последний – лист заверителя.
- Нумерация папок дел.
- Оформляются обложки для дел. На обложках указываются: наименование компании полностью и кратко, заглавие, период собрания и число страниц в деле.
- Составляется полная опись дел. Опись составляют на специальном бланке, включенном в материале к передаче. Опись включает в себя историко-архивную справку, данные об учредителях, основной вид деятельности общества, смену участников, реорганизации общества, протокол о ликвидации ООО, а также данные о лицах, проводящих ликвидационные мероприятия.
После всех выполненных мероприятий дела складывают в коробку архивного хранения и после завершения ликвидации передаются в архив.
Какие документы остаются после ликвидации предприятия
Конкретного списка бумаг нет.
Но все зависит от того:
- как долго работала компания: если она существовала 20 лет, то за это время бумаг накопится много, а если всего 3 года – значительно меньше;
- были ли в ней наемные работники;
- каким видом деятельности занималось предприятие.
Чаще всего после ликвидации компании остаются бумаги:
- кадровые документы;
- бухгалтерская отчетность;
- договоры с контрагентами;
- документы налоговой отчетности;
- корреспонденция;
- учредительные документы.
Кто может привлечь к ответственности
Следить за правильностью хранения документации, сроками должны служащие органов, отвечающих за соблюдение законодательства в архивном деле (статья 28.3, пункт 59 КоАП РФ).
В 2013 году в статью 23.74 КоАП РФ были внесены изменения. Теперь органом, который наделен полномочиями рассматривать административные дела о ненадлежащем хранении или несоблюдении сроков акционерных обществ (статья 13.25, часть 1) и страховых компаний (статья 13.25, часть 3) выступает Банк России.
Для ООО такой орган не установлен (статья 13.25, часть 2).
Что делать с документацией?
Можно ли сразу уничтожить документацию компании после внесения записи в ЕГРЮЛ о ее ликвидации? Казалось бы, нет компании – нет и документов.
Однако это не так. Как указано в п.1 ст.89 Федерального закона от 26.12.1995 г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п.1 ст.50 Федерального закона от 08.02.1998 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» компании обязаны хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ.
Порядок хранения и уничтожения документов определен Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение сроков их хранения, а также перечнями документов. То есть никаких исключений для ликвидируемых компаний в части хранения документов, не сделано.
А не так давно (Приказ Росархива РФ от 20.12.2019 г. №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», далее по тексту — Перечень) был утвержден новый перечень со сроками хранения документов. Указанные сроки хранения обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы.
Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации
Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации. К таким обстоятельствам относят:
- обращения граждан для возобновления сведений о своем стаже. Объектами такой информации могут быть:
- личные дела;
- сведения о времени работы;
- зарплатные ведомости и т. д.
- обращения руководства, учредителей фирмы из-за её ликвидации с целью получения сведений о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами:
- бухгалтерская первичная документация;
- акты выполнения работ;
- приемо-передаточные акты и т. д.;
- договора;
- соглашения и т. д.
- запросы, поступающие от проверяющих органов, касаются:
- бухгалтерской отчетности;
- оформленных первичных документов.
Завершение предпринимательства требует передачи всех документов, имеющих важное юридическое и финансовое значение, в архив, с целью последующего хранения. Порядок хранения переданной архивной документации определяется ФЗ «Об архивном деле. Обязанность по передачи дел в архив возлагается как на государственные предприятия, так и на организации, созданные на основе частных финансовых вложений.
Поводом для передачи документации служит возможность возникновения потребности в поднятии какого-либо документа, имеющего место во время функционирования ликвидированного предприятия.
Причиной тому может стать утрата трудовой книжки бывшим сотрудником и возникшая у него необходимость восстановления информационных данных, которые были в ней зафиксированы. Только путем обращения в архив работник сможет получить документы, подтверждающие факт его трудоустройства, начисление и выплату заработной платы.
Потребность в доступе к информации ликвидированного предприятия может возникнуть и у его руководящего состава. Поводом такой необходимости может стать наличие спорных вопросов, возникших по вопросу погашения кредиторской задолженности.
Бухгалтерская документация, касающаяся данного вопроса, а также выплаты платежей в налоговые органы и внебюджетные фонды, в обязательном порядке передается в архив и хранится там.
Где хранятся документы после ликвидации организации?
Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.
Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.
Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.
Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.
Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.
Почему архив лучше библиотеки
Обилие литературы – еще одно вполне объяснимое возражение молодых ученых. Их более опытные коллеги лишь со временем понимают, что книга – это не всегда первоисточник. Цель ученого – найти новое. Литература ему во многом помогает, но ее создавали тоже с оглядкой на что-то предшествовавшее.
Какая работа будет оценена выше: основанная на том, что пересказано уже неоднократно, или посвященная анализу первичного источника?
Наглядно отвечает на этот вопрос пример профессора Антонио Никасо. Это один из известнейших в мире исследователей феномена организованной преступности. Но среди ученых он прославился больше методами работы, чем ее тематикой.
Все его книги базируются на архивных документах. Профессор не стал анализировать труды предшественников и современников, соотечественников и зарубежных коллег, как это делает средний исследователь.
Никасо пользовался только архивными документами: отчетами, протоколами, фотографиями. Вот и весь список источников. Анализируя мельчайшие подробности, эксперт создавал неопровержимые тексты. И в этом ему нет равных.
Преимуществ исследования, основанного на архивных данных, можно назвать немало:
- высшая степень оригинальности;
- внушительная глубина проработки темы;
- фактологическая точность;
- отсутствие субъективного влияния авторов-предшественников;
- отсутствие риска дезинформации.
Опытные ученые отмечают: если поработаешь в архиве, библиотека может и не понадобиться. Теоретические тезисы нужно подтверждать, а здесь изначально оперируешь доказательствами, создавая собственную теорию.
Внедрение системы электронного архива
Компания EFSOL
занимается внедрением электронного архива. Наша система устанавливается на базе самой популярной в России учетной системы
«1С:Предприятие»
любых платформ и конфигураций с использованием высокотехнологичных инструментов от ] ABBYY[/anchor]. Система электронного архива документов позволяет создавать электронные копии всех документов предприятия с привязкой к транзакциям учетной системы, чтобы оптимизировать документооборот организации. Наш продукт позволяет решить вышеописанные проблемы, с которыми сталкиваются практически все предприятия на этапе хранения документов.
После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:
Схема работы с документом после внедрения ЭА
Сдача документов в архив при ликвидации
Процедура передачи документов в архив является актуальной для любой организации, вне зависимости от вида ее собственности, направлений хозяйствования и стадии, на которой она находится.
Документы, которые создаются в процессе предпринимательства, накапливаются. Даже в том случае, если они уже исполнены и не могут отразиться на дальнейшей деятельности компании, их необходимо хранить. Некоторая документация хранится на протяжении долгого периода времени, а другая краткосрочно.
Среди основных случаев передачи документов компании в архив, можно отметить ее ликвидацию, реорганизацию или отсутствие места для хранения.
Законодательством определена обязательность передачи в архив той документации, которая имеется у ликвидируемого предприятия.
Организация процесса архивирования может быть проведена как силами самого ликвидируемого предприятия, так и путем привлечения сторонних компаний.
Где хранятся документы после ликвидации организации?
Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.
Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.
Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.
Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.
Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.
Зачем нужно хранить документацию
Необходимость хранения документов в архиве государства или муниципалитета будет существовать всегда, вне зависимости от того, является ли предприятие государственным либо независимым. Иными словами, каждое ликвидируемое юридическое лицо должно передать почти все свои бумаги в государственный архив.
Значение такого архива довольно серьезное. После того, как компания ликвидирована, гражданам необходимы некоторые справки относительно работы. Получить их непросто, когда документация по личному составу фирмы не передана на хранение. Одна из самых частых причин, по которым иногда требуется обратиться к документам закрытой компании – это поднять дело сотрудника, чтобы найти важную информацию. Люди часто теряют трудовые книжки и другие удостоверения, которые подтверждают их опыт и квалификацию. Иногда необходимость в бумагах появляется у бывшего директора или владельца предприятия. Например, если к нему обращаются кредиторы или другие организации с требованиями урегулировать обязательства.
Существуют сроки хранения документации ликвидированной организации, которые закреплены законодательно. Вид деятельности ООО, количество лет, которые компания провела на рынке, на эти сроки не влияют. Хранить отчетность нужно даже «нулевым» предприятиям.
Как подготовить документы к сдаче в архив
Подготовка к сдаче – это процесс довольно трудоемкий. Важно, насколько точно соблюдался порядок в бумагах при ведении деятельности ООО. Если компания существовала не один десяток лет, а документацией никто не занимался, то подготовить бумаги к сдаче в архив будет очень непросто. Обычно, чтобы избежать трудностей, передают подготовку самому архиву или компании, специализирующейся на этом.
Нужно провести следующие работы:
- Упорядочить все дела. Разложить все по группам. Каждая группа получает статус дела. В деле должны лежать бумаги с равным сроком хранения. Обычно дела сортируют по годам. Одно дело не может содержать больше 250 листов. Дублирование документов не допускается.
- После того, как все дела подготовлены, их нужно разложить в каком-либо порядке.
- Подшить все. Берут папки, удаляют из документов все скрепляющие элементы: скобки, скрепки. Затем с помощью дырокола делают отверстия и сшивают дела.
- После того, как дела подготовлены и прошиты, их нужно пронумеровать. Эта процедура подчиняется некоторым правилам.
- Составить опись. Она нужна не всегда, но если в архив сдают документы, которые нужно хранить более 10 лет, без описи не обойтись. Ее нужно составить на особом бланке.
- Сделать обложки для всех дел. На них нужно указать основные параметры документов, такие как дата, название, срок хранения док. Важно также знать, какие документы хранить после ликвидации.