как можно закрыть подотчетные суммы директора
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «как можно закрыть подотчетные суммы директора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заключаем с директором договор процентного займа (именно процентного, чтобы снять проблему ежемесячного начисления дохода с материальной выгоды). Переводим средства на карточку директора или выдаем деньги из кассы.
Купить у директора ТМЦ
Можно купить у директора товарно-материальных ценности: стол, кресло, шкаф, ноутбук, запчасти, оборудование, стройматериалы для ремонта и т. д. А может в вашей компании уже используется имущество директора, которое нигде не учтено. Самое время правильно это оформить.
Оформляем договор купли-продажи и акт приема-передачи. Или составляем закупочный акт, который заменяет оба указанных документа (форма № ОП-5 или самостоятельно разработанный бланк со всеми необходимыми реквизитами). Выплачиваем директору стоимость имущества, а далее он за счет этих средств погашает зависший подотчет.
НДФЛ со стоимости проданного имущества директор должен заплатить самостоятельно. В данной ситуации организация не выступает налоговым агентом.Однако, если это имущество находилось в собственности директора больше 3 лет, или его стоимость не превышает 250 тыс. руб. — то ему не придется ни уплачивать налог, ни подавать декларацию 3-НДФЛ ( закон от 02.07.2021 № 305-ФЗ).
При этом организация вправе учесть приобретенные ТМЦ в расходах.
Пример: директор продал компании 10 стульев для офиса, 2 стола, копировальный аппарат, 2 ноутбука, 2 болгарки и строительные материалы для ремонта цеха на общую сумму 200 тыс. руб. Покупку оформили закупочным актом. Обязанности отчитаться перед налоговой инспекцией и уплатить налог у директора не возникает. Организация может отнести стоимость малоценки на расходы.
Как грамотно обнулить подотчет директора?
Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).
Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.
Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:
Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.
К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).
В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.
Подробнее о налогообложении невозвращенных подотчетных сумм рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.
Как списать подотчет с директора
Выдать средства под отчет можно не только работнику, но и работодателю. При этом на практике выданные руководителю денежные средства не всегда возвращаются, а списывать бухгалтеру их надо.
Прежде всего, напомним процедуру выдачи наличных денежных средств под отчет. Так, согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указания № 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Когда подотчет могут признать доходом сотрудника
Можно взять сумму в подотчет и больше никогда о ней не думать. Этот способ в некоторых компаниях является одним из способов получения наличных. Но что дальше?
В целях налога на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты на деятельность, направленную на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Обоснованными принято считать те расходы, которые понесли именно в интересах развития и функционирования компании. Эти же расходы одновременно должны подтверждаться правильно оформленными документами.
Правильный документ содержит обязательные реквизиты: название и дату документа, наименование компании (ИП), суть сделки, величину натурального или денежного измерения хозяйственной операции, должность лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление, подпись. Дефекты документов могут стать основанием доначисления налога на прибыль, а также взносов и НДФЛ по сотруднику, который предоставил такие дефектные документы.
Приведем несколько примеров. В деле, которое дошло до Верховного суда (определение от 09.03.2016 №302–КГ16–450), судьи признали правоту налоговой инспекции, которая признала полученный подотчет доходом сотрудника и доначислила НДФЛ. Причина — сотрудник приложил к авансовому отчету документы, где не были указаны должность и ФИО лица, который подписал документ. В товарных чеках наименование товаров указано как «хозяйственные расходы» или «канцелярские расходы». Отсутствовали даты составления документов, а также не заполнены графы «количество», «цена товара».
В деле от 23.05.2016 №Ф08–2743/2016 Арбитражный суд Северо–Кавказского округа указал, что отсутствие в документе тех или иных реквизитов автоматически ставит под сомнение факт совершения сделки, а значит — и документальное подтверждение расходов. Так как расходов в интересах компании не было, то в этом деле подотчетные суммы тоже признали доходом сотрудника.
Часто возникает вопрос с кассовыми чеками как с документами, подтверждающими расходы. Кассовый чек по общему правилу обязателен, но есть исключительные случаи, когда продавец товара или услуги не использует кассу правомерно.
Закон не обязывает покупателя устанавливать должен продавец использовать кассу и оформлять чеки или нет. Однако сотрудник должен знать: если ему не дают обычный чек, он имеет право потребовать товарный с обязательными реквизитами. Это номер и дата товарного чека, наименование и ИНН продавца, наименование и количество товара, сумма оплаты, должность, ФИО, подпись лица, оформившего товарный чек. Это позволит признать расходы в налоговом учете (письмо Минфина от 16.08.2017 №03–01–15/52653).
Инспекторам ничего не мешает узнать, должен ли продавец применять кассовую технику. Складывается парадоксальная ситуация. С одной стороны, сотрудник–покупатель не обязан знать должен ли продавец применять ККТ. С другой стороны, если при проверке выяснится, что продавец должен применять ККТ, но дает только товарный чек, то расходы снимут.
Минфин в письме от 22.01.2020 №03–03–06/1/3300 разъясняет, что, если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушением законодательства РФ, расходы по такому авансовому отчету не учитываются для целей налога на прибыль организации, так как не имеют надлежащего документального подтверждения.
Предметом спора часто становятся транспортные документы. Для подтверждения транспортных расходов в командировке одного проездного билета недостаточно – еще нужны кассовые чеки. Исключение: оплата билетов в общественном транспорте.
В 2021 г. можно использовать электронные чеки в качестве подтверждения расходов. Например, если закупку оформляли через Интернет и продавец прислал электронный чек, его необходимо распечатать и представить вместе с авансовым отчетом. На это указывает Минфин в письме от 21.04.2017 №03–01–15/24307.
Выдача денег под отчет без заявлений
Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. Ранее выдача денег под отчет (на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации или индивидуального предпринимателя), осуществлялись строго на основании заявления сотрудника. К примеру, для того, чтобы приобрести для компании офисные принадлежности или технику, сотрудник должен был писать заявление в произвольной форме. Заявление должно было содержать запись о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя организации.
Теперь заявления на выдачу подотчетных сумм не требуется. Деньги сотруднику можно выдать из кассы, или перевести на его «зарплатную» карточку на основании распорядительного документа. Центробанк не уточняет, что является таким документом. Соответственно, деньги можно выдавать на основании любого распоряжения руководства организации. Например, приказа директора о направлении сотрудника в командировку. При этом, как и раньше сотрудники смогут получать подотчетные деньги на основании своего заявления. Поправки оставляют такую возможность.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Деньги ООО: как выдать под отчёт
Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:
- Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
- Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.
Остался единственный способ — обратиться в суд.
А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.
Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.
При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен.
Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.
Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества. Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.
Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.
- Компания может оплатить товары или услуги сама или при помощи сотрудника. Сотрудник получает подотчётные деньги, выполняет задание компании и отчитывается о расходах.
- Получите от сотрудника авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы. Если он потратил меньше денег — возвращает компании, если больше — получает компенсацию.
- На УСН «Доходы минус расходы», спишите потраченные подотчётные в расходы. На УСН «Доходы» тоже оформляйте документы правильно, иначе налоговая начислит НДФЛ.
- Если сотрудник оставил подотчётные себе, в течение месяца издайте приказ об удержании из зарплаты. При больших суммах попросите сотрудника написать заявление.
- Обратитесь в суд, если не успели издать приказ за месяц или сотрудник не согласен на удержания.
- Налоговая подозрительно относится к подотчётным директора: она может счесть их доходом или беспроцентным займом. В обоих случаях вам доначислят налоги.
- Получайте подотчётные, а потом покупайте для компании. Делать наоборот — рискованно.
Подотчетные денежные средства — это денежные средства, которые выдаются сотруднику предприятия и могут быть направлены на любые нужды и цели компании. Используются, например, для покупки каких-либо товаров, материалов, оплаты поставщикам, на командировочные расходы и т.д. За денежные средства, выданные под отчет, работник должен отчитаться в бухгалтерию организации.
Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике, либо в ином локальном нормативном акте (например, приказом руководителя).
Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные денежные средства работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме. В случае, если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму, то у него останется задолженность перед организацией.
Оформляем инструкцию для подотчетников
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2016 г.
Н.А. Мацепуро, юрист Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:
Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.
Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.
Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.
| Операция | Решение |
| Сотруднику требуются деньги под отчет, но руководитель отсутствует | На основании доверенности оформить операцию может бухгалтер или финдиректор |
| Директор устно просил бухгалтера выдать ему денежные средства | Выдача в подотчет должна быть оформлена письменно |
| Работнику требуется сумма, превышающая лимит расчетов (более 100 тыс. руб.) | Такие сделки оформляются, только если речь идет о наличных расчетах с другими организациями |
| Для покупки материалов по гражданско-правовому договору средства выдаются подрядчику | С 01.06.14 лицо, трудоустроенное по гражданско-правовому договору, считается работником организации. То есть никаких нарушений кассовой дисциплины нет |
| Бухгалтер настаивает на подписании договора о полной материальной ответственности | Выдача в подотчет не является основанием для заключения такого договора. Если сотрудник не вернет деньги, их можно будет удержать с зарплаты. |
- Сотрудник должен написать заявление на выдачу денежных средств в подотчет.
- Операция оформляется РКО.
- Остаток не использованных средств нужно вернуть в кассу.
- Нельзя выдавать новый аванс, пока сотрудник не отчитался за старый.
- Указанием Банка России оговорен лимит на выдачу средств в сумме 100 тыс. руб.
- Расход денег должен быть подтвержден чеком, квитанцией, ТТН, актом приемки, ТОРГ-12, билетами, платежными поручениями.
- Для подтверждения оплат товаров наличными деньгами кроме кассового чека нужен также товарный.
- Если средства не возвращены в срок, они должны быть удержаны из зарплаты сотрудника. На сумму подотчета начисляется НДФЛ. Все спорные ситуации придется отстаивать через суд.
Как правильно списать деньги с подотчета без документов?
Иными словами, списать на расходы суммы, совершенно неподтвержденные, нельзя, но существуют законные возможности исправления ситуации. Рассмотрим их. Восстановление копий подтверждающих документов Если документы были потеряны, нужно постараться восстановить все возможные бумаги, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ), а также составить авансовый отчет, приложив к нему:
- объяснительную записку, в которой необходимо указать даты, наименование и суммы покупок, а также изложить ситуацию, послужившую причиной потери первичной документации;
- копии документов, запрошенных повторно у контрагента: дубликаты квитанций ПКО, копии z-отчета кассира на дату покупки, собранные кассовые и товарные чеки на покупку и др.
Подробнее о подобных ситуациях читайте в нашей публикации «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать?».
Проводки по 71 счету — расчеты с подотчетными лицами
Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д. Главные преимущества и недостатки каждого способа Способ Преимущества Главный недостаток Какие документы оформить Погасить долг по подотчету дивидендами Не нужно платить страховые взносы, а ставка НДФЛ ниже обычной на 4 процента (9 вместо 13) Суммы дивидендов может не хватить для покрытия всего долга. Тогда надо будет ждать следующих дивидендов или же использовать другие способы Протокол общего собрания участников (учредителей). Справка-расчет начисленных дивидендов Переоформить долг по подотчету в заем Не нужно платить ни страховые взносы, ни НДФЛ Долг никуда не исчезнет, просто срок его погашения отодвинется во времени Договор займа Выдать материальную помощь или денежный подарок Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи в пределах 4000 руб.
Можно ли выдавать деньги под отчет на длительные сроки?
Закон не запрещает выдавать деньги подотчетникам не только на несколько дней или месяцев, но и на несколько лет. При этом стоит понимать, что чрезмерно длительные сроки нахождения средств у подотчетника должны быть обоснованы производственной необходимостью, а сами средства — потрачены на целевые расходы. В противном случае возможен риск переквалификации контролирующими органами подотчетных сумм в доход или беспроцентный заем, что влечет за собой необходимость удержания с доходов (или материальной выгоды) НДФЛ.
Оспорить такую переквалификацию можно будет только в судебном порядке. При этом арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна и во многом зависит от условий, сопутствующих той или иной конкретной ситуации с участием подотчетных средств.
ВАЖНО! Обратите внимание на письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5, в котором ведомство сообщает, что до момента утверждения руководством авансового отчета невозможно однозначно определить, возникнет ли у сотрудника облагаемый НДФЛ доход и какова будет сумма этого дохода.
Можно ли выдавать подотчетные суммы при отсутствии отчета по предыдущим полученным под отчет суммам, узнайте из статьи «Порядок учета расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».