Служебная записка: зачем и как её составлять
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка: зачем и как её составлять». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебную записку составляют в свободной форме. В шапке указывают, кому предназначено обращение. Далее идет текст, дата и подпись того, кто подготовил бумагу. В служебной записке должна быть кратко изложена суть вопроса. Есть идеи, как решить проблему? Укажите варианты, не описывая их подробно. Пусть коллега или руководитель примет документ и распорядится, как действовать дальше.
Основные признаки доверенности
Доверенность отличается этими признаками:
- Письменная форма. Часто бумагу необходимо заверять у нотариуса. Потребность в заверении зависит от статуса доверителя.
- Односторонняя сделка. Это сделка одностороннего типа, по итогам которой доверитель получает ряд полномочий.
- Срочность. Это документ срочного типа. То есть, у него есть срок действия (статья 186 ГК). Если в бумаге не стоит срока, она утрачивает свою юридическую силу через 1 год с даты создания. Если в документе не стоит дата оформления, он признается ничтожным.
- Два участника. В сделке участвует 2 лица: доверитель (лицо, передающее полномочия) и доверенное лицо (человек, получающий полномочия).
Как уже можно было понять из изложенного выше материала, закон не предлагает никаких унифицированных форм для составления служебных записок. Следовательно, документ всегда пишется в свободной форме по аналогии с заявлением. Эти формы официальных бумаг крайне схожи. Их отличия заключаются исключительно в посыле.
Необходимо учесть, что свободная форма официальной бумаги также имеет свои особенности и правила работы, не соблюдая которые, документ не будет иметь юридической силы и не сможет быть использован в качестве основания для распоряжения директора. Речь идёт о следующих моментах:
- обозначение, кому и от кого подаётся записка;
- простановка реквизитов (дата, место). Также в отдельных случаях может иметь место указание времени;
- подпись составителя.
Ссылаться на нормы законодательства необязательно, хотя и крайне желательно. Так лицо подтвердит свою позицию, сделает её более доступной для понимания устойчивой.
Существует два основных способа изложения текста на бумаге: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. В случае со служебной запиской можно выбрать любой из них, так как вариант написания не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. Отметим, что в настоящий момент получили распространение служебные записки, отправляемые по электронной почте.
Такой способ коммуникации также доступен, однако электронный документ не может являться основанием для приказа директора. Бумагу в любом случае придётся распечатать и заверить «живой» подписью подчинённого.
Что касаемо выбора бумаги, то здесь всё просто. В теории записка может быть написана на любом чистом листе, не являющимся черновиком. На практике используют бумагу формата А4 или А5.
Доверенности: правила оформления и обращения
Главное Документы Эксперты. Начало см. Помочь в этом может предлагаемая вашему вниманию публикация, являющаяся продолжением комплексного исследования вопросов, связанных с доверенностями, используемыми в деятельности практически каждой организации на современном этапе. Порядок составления, регистрации и учета доверенностей В крупных компаниях, в которых выдается много доверенностей, целесообразно регламентировать порядок составления, регистрации и учета доверенностей на локальном уровне. Сделать это можно путем утверждения специального локального нормативного акта, который позволит унифицировать процедуру выдачи доверенностей, установить механизм отслеживания сроков действия доверенностей и обеспечить учет выданных и отмененных доверенностей, а также установить ответственных лиц, вовлеченных в каждую из стадий регламентированной процедуры.
Что такое доверенность
Доверенность — это документ, который дает право одному человеку действовать от имени другого или от имени организации. В доверенности есть две стороны. Доверитель — тот, кто доверяет; и представитель, или доверенное лицо, — это тот, кому доверяют.
С точки зрения закона доверенность — это односторонняя сделка. Чтобы ее оформить, достаточно желания только доверителя. Присутствие или согласие представителя не требуется, но он вправе отказаться от доверенности.
Доверенности могут выдавать граждане и организации. В этой статье мы будем говорить только про доверенности от имени граждан.
Доверитель и представитель должны быть совершеннолетними и дееспособными. От имени детей и недееспособных граждан доверенности выдают их законные представители: родители, опекуны или усыновители. Несовершеннолетние от 14 до 18 лет могут оформить доверенность на те действия, которые по закону они уже могут совершать самостоятельно — например, открыть вклад в банке.
В одной доверенности от имени доверителя и представителя могут выступать несколько человек. Например, три собственника квартиры могут доверить ее продажу одному представителю. Или один доверитель может выдать доверенность на участие в суде сразу трем юристам.
Доверенное лицо не может совершать сделки от имени доверителя в отношении самого себя и в отношении другого доверителя, представителем которого он выступает. Например, представитель не может сам купить квартиру, если на него оформлена доверенность для ее продажи. И не может продать эту квартиру другому человеку, доверенным лицом которого выступает.
Что желательно указать в доверенности
Срок действия доверенности. Если в доверенности нет срока ее действия, документ будет иметь силу один год. Максимального срока действия доверенности нет.
Образец подписи представителя. Это необязательный реквизит, но обычно его включают в доверенности в простой письменной форме.
Передоверие. Обычно представитель имеет право совершать действия по доверенности лично. Но если включить специальное условие о передоверии, то представитель сможет уполномочить совершать действия по доверенности другое лицо.
Например, муж оставил доверенность с правом передоверия на получение посылки своей жене. Жену отправили в командировку, и она в порядке передоверия оформила доверенность на дочь. Теперь они обе могут получать посылки.
Составляют ли в электронном виде
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Доверенность на выдачу доверенностей
Доверенность на выдачу доверенностей обязательно должна заверяться у нотариуса.
Связано это с тем, что уполномочивая кого-либо на выдачу таких документов, доверитель перекладывает на своего представителя ответственность за действия новых доверенных лиц.
При этом каждый раз, прежде чем составить новую доверенность, основное доверенное лицо (т.е. тот, на кого выписана первичная доверенность) должен уведомить об этом своего доверителя, причем в письменном виде.
В оповещении должна быть информация о том, на кого, для каких целей и задач и на какой период будет выдана очередная доверенность. Если такого уведомления не будет, то вся ответственность за действия новых представителей ляжет на посредника.
В начале документа пишется
- его наименование,
- дата выдачи,
- населенный пункт, в котором зарегистрирована компания.
Сюда вписывается следующая информация:
- данные о лице, которое выдало доверенность (если это руководитель предприятия – название организации, ее ОГРН, КПП и прочие идентификационные характеристики), должность, ФИО доверителя;
- сведения о представителе с обязательным внесением данных из его паспорта или другого удостоверяющего личность документа;
- кому, на какой период и какие доверенности может выдавать представитель, для решения каких целей и задач;
Чем подробнее будет расписана эта часть документа, тем меньше вопросов она вызовет, если вдруг возникнет необходимость подтверждения его подлинности.
Обязательно следует отметить период действия доверенности. Если такого пункта не будет, этот срок автоматически приравнивается к одному году со дня выписки бланка.
Это внутренний документ, при помощи которого можно:
- быстро и эффективно решить текущие производственные задачи;
- уведомить должностное лицо о существующих проблемах;
- внести предложения о разрешении конфликтной ситуации;
- согласовывать намеченные действия;
- запросить нужную информацию или получить инструкцию;
- сопроводить иное сообщение;
- списать денежные средства;
- сделать необходимое объявление.
Служебные записки: как оформить и когда пригодятся в учете
Срок хранения Журнала учета и выдачи доверенностей – 5 лет (ст. 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, 2000 год).
Если документооборот ведется только в бумажном виде, то вопросов по ведению журналов, в т.ч. об отражении в них факта выдачи доверенности подписью получателя, не возникает. А как быть, если журналы регистрации доверенностей ведутся в электронном виде? В этом случае в номенклатуре дел следует указать, что документ хранится в электронном виде. А вот зафиксировать факт передачи доверенности уполномоченному лицу можно следующим образом: из системы электронного учета доверенностей распечатывается регистрационная карточка доверенности, которая уже будет содержать всю информацию о выданной доверенности, включая реквизит «отметка о передаче доверенности уполномоченному лицу под подпись», при этом не потребуется заполнять эту карточку вручную. На этой распечатке получатель доверенности и должен будет расписаться. Все распечатанные карточки с оригинальными подписями можно формировать в отдельное дело, срок хранения которого будет совпадать со сроком хранения Журнала учета и выдачи доверенностей.
Обязанности по формированию регистрационного дела возлагаются на тех же ответственных лиц, что занимаются регистрацией доверенностей. Дело формируется из ксерокопий доверенностей, выданных в период одного календарного года, т.е. с 1 января по 31 декабря текущего года. К ксерокопии доверенности подшивается и служебная записка (запрос о выдаче доверенности), если таковая имела место. В случае аннулирования доверенности на ксерокопии делается отметка, например, «Доверенность отозвана приказом предприятия от 03.03.2010 № 45-о/д». К копии также подшивается оригинал прекращенной доверенности, возвращенный уполномоченным лицом. Срок хранения дела – 5 лет, ЭК.
Следует обратить внимание на то, что Перечень типовых управленческих документов (2000 года) для некоторых доверенностей (их копий и возвращенных оригиналов) устанавливает более длительные сроки хранения. Так, статья 5 предписывает хранить постоянно протоколы заседаний и другие документы к ним (в т.ч. доверенности), если они документируют заседания коллегиальных исполнительных, контрольных / ревизионных, научных / экспертных / методических / консультативных органов организации, а также совещания у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний акционеров1 / пайщиков.
Пикалова Татьяна 24.05.2018, 16:58
У нас на работе ведется книга регистрации доверенностей в электронном и бумажном виде. Полный перечень того на что дается доверенность иногда занимает 2-3 страницы рукописного текста. Нужно ли в бумажном варианте указывать все пункты, если в электронном журнале прописывается полностью вся доверенность.
- Свежие
- Посещаемые
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:
- Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.
Кто и в каких случаях выписывает доверенность?
Генеральный директор общества обладает правом первой подписи. Руководитель действует, опираясь на положения устава. Оформлять его полномочия дополнительно не нужно (ст. 40 закона 14-ФЗ от 08.02.98). Такую точку зрения подтвердил Верховный Суд России в постановлении № 25 от 25.06.15. Поскольку в учредительном документе не указываются персональные данные топ-менеджера, подтверждением статуса является выписка из ЕГРЮЛ.
Уставом хозяйственного общества может предусматриваться альтернативный механизм. Правом подписывать документы и выступать от имени компании без дополнительных удостоверений учредители наделяют нескольких топ-менеджеров. В этом случае информация о каждом руководителе вносится в государственный реестр. Принцип множественности директоров закреплен статьей 53 ГК РФ.
Важные разъяснения по поводу права первой подписи дал Центробанк России в инструкции № 28-И от 14.09.06. Регулятор указал, кто еще в компании имеет полномочия на удостоверение документов. Таким должностным лицом признали главного бухгалтера фирмы. Впоследствии инструкция утратила силу в связи с изданием правил № 153-И. Однако, подход не изменился.
Отсутствие упоминаний об иных сотрудниках в нормативных актах не ограничивает общество в выборе представителя. Выдача доверенности может осуществляться по усмотрению директора. Правом подписи деловых документов допускается наделять любого дееспособного человека. Отсутствие требований к опыту, трудоустройству, образованию позволяет делегировать функции практически кому угодно. На практике таковым становятся инспекторы по кадрам, юристы, кассиры, заведующие складами, секретари.
Обратите внимание! В статье 185 ГК РФ упоминается о присвоении статуса «лицу». Уточнений законодатель не делает. Полномочия могут получать как физические, так и юридические лица.
Доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов
Налоговики сняли вычеты по НДС и доначислили налог на прибыль из-за подписи на счет-фактуре. Документ подписал менеджер, у которого не было доверенности на подписание первичных бухгалтерских документов. В статье расскажем, в каких случаях оформляют доверенность на подписание первички, как составить документ и приведем образец для скачивания.
Согласно закону «О бухгалтерском учете», подписывать первичные документы может директор или доверенный сотрудник. Руководитель передает право подписи двумя способами: издает соответствующий приказ либо оформляет доверенность.
Какой способ выбрать зависит от действий и работника, которому руководитель делегирует полномочия. Список доверенных сотрудников руководитель согласовывает с главным бухгалтером.
Если в компании нет главбуха, руководитель единолично принимает решение.
После того как сотрудник подписал доверенность или приказ, на него перекладывается ответственность за оформление первичных бухгалтерских документов. Работник ставит на документе подпись и расшифровку. Это нужно, чтобы его могли идентифицировать при любых проверках.
Как написать служебную записку: примеры и образцы
Служебная записка — одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.
КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня
Получить доступ
Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.
Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.
Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.
Образец доверенности от юрлица на получение почтовой корреспонденции
Общая структура доверенности от организации на получение почтовой корреспонденции может быть такой:
- Название документа.
- Место выдачи доверенности (название населенного пункта).
- Дата выдачи (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ).
- Сведения о доверителе и доверенном лице. В отношении доверителя-юрлица указывается наименование, регистрационные данные, позволяющие его однозначно установить, должность и Ф. И. О. уполномоченного лица, а также название и реквизиты документа, на основании которого ему предоставлены соответствующие полномочия от имени организации. В отношении доверенного лица указываются его Ф. И. О., реквизиты паспорта, дата рождения, место проживания.
- Список передаваемых полномочий. В данном случае на получение любых почтовых отправлений (см. абз. 7 п. 100 Правил).
- Срок действия доверенности. Он должен быть указан прописью (абз. 8 п. 100 Правил). Если срок не указывается, то принимается, что такая доверенность именно для почты сохраняет силу в течение 1 года (абз. 2 п. 101 Правил). В целом доверенности не выдаются сроком более чем на 3 года, в противном случае за них будет взиматься плата (абз. 1 п. 101 Правил).
- Возможность передоверия.
- Подписи доверителя и доверенного лица с расшифровками.
Когда возникает необходимость в доверенности
Далеко не все почтовые отправления разносят по адресам почтальоны. Так, для получения бандеролей, заказных и ценных писем получатель вынужден лично прийти в почтовое отделение. В силу различных обстоятельств сделать это может не каждый.
А между тем срок хранения посылок и заказных писем ограничен. По правилам, получения хранят месяц, по истечении этого времени все посылки отсылают в обратном направлении.
В каких ситуациях может понадобиться доверенность:
- Получатель корреспонденции не может получить письмо или посылку по причине отсутствия в городе. Если адресат не предполагает вернуться в ближайший месяц, но при этом заинтересован в том, чтобы все его письма и посылки были получены, он может выписать доверенность на имя человека, которому доверяет получать за него корреспонденцию.
- Большая часть писем, направленных юридическому лицу приходит на имя руководителя. Как правило, директора не в состоянии самостоятельно посещать почтовое отделение из-за отсутствия времени. Поэтому они выписывают доверенность на кого-нибудь из своих сотрудников, например, секретаря или работника бухгалтерии. В дальнейшем данное доверенное лицо и будет самостоятельно получать письма, пришедшие на адрес организации.
- Потребуется доверенность и в том случае, если человек на момент получения посылки или заказного письма недееспособен или немощен в силу возраста и не в состоянии лично отправиться в почтовое отделение для получения корреспонденции. В таком случае доверенность может быть составлена на кого-нибудь из родственников или на социального работника.
Доверенность может быть выписана на любого человека, достигшего совершеннолетнего возраста. Доверителем может стать физическое лицо, например, муж может составить доверенность на жену, или отец на сына.
В последующем доверенное лицо сможет самостоятельно получать на почте письма и посылки, предъявив паспорт получателя и доверенность.
Доверенность на получение почтовой корреспонденции: что это и для чего она нужна?
Под доверенностью принято понимать полномочия, переданные доверителем доверенному лицу для совершения какого-либо действия. Доверенность для получения почты составляется на тот случай, если получатель почты по объективным причинам сам не может получить свою корреспонденцию.
В большинстве случаев такая доверенность нужна для организаций и индивидуальных предпринимателей, поскольку генеральный директор или предприниматель, на имя которых и приходят письма, не располагают большим количеством свободного времени. Но также доверенность может оформить и физическое лицо, например, в случае, когда он уезжает в отпуск или командировку.
Согласно п.34 , Правил, утвержденных Постановлением Правительства №221, почтовый работник вручает корреспонденцию тому лицу, которое указано на ней, при предъявлении паспорта или иного документа. А доверенное лицо предоставляет, помимо паспорта, еще и доверенность.
Образец заявления на изготовление штампа и печати
В начале документа пишется
- его наименование,
- дата выдачи,
- населенный пункт, в котором зарегистрирована компания.
Сюда вписывается следующая информация:
- данные о лице, которое выдало доверенность (если это руководитель предприятия – название организации, ее ОГРН, КПП и прочие идентификационные характеристики), должность, ФИО доверителя;
- сведения о представителе с обязательным внесением данных из его паспорта или другого удостоверяющего личность документа;
- кому, на какой период и какие доверенности может выдавать представитель, для решения каких целей и задач;
Чем подробнее будет расписана эта часть документа, тем меньше вопросов она вызовет, если вдруг возникнет необходимость подтверждения его подлинности.
Обязательно следует отметить период действия доверенности. Если такого пункта не будет, этот срок автоматически приравнивается к одному году со дня выписки бланка.
Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.
Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.
Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.
Для наглядности покажем основные отличия в таблице.
- информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
- содержит выводы и предложения составителя
- информирует о необходимости решения оперативных вопросов. При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;
- содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
- инициирующие принятие решения;
- чисто информативные;
- отчетные
- объясняющие действия конкретного работника (подразделения);
- описывающие какое-либо событие
- открытый документ;
- конфиденциальный документ
В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходо в п. 1 ст. 252 НК РФ , например:
- служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременн о Постановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498 ;
- для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр а п. 1 ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ . На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показани й Письмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 ;
- объяснительная записка может пригодиться: