Для чего нужна приходная накладная и как правильно оформить этот документ?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего нужна приходная накладная и как правильно оформить этот документ?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.
Накладная на внутреннее перемещение
Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия — в цех, на склад. Первое, что делается — проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший — зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.
Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:
- объемы;
- в чем измеряется;
- по какой стоимости.
В последней строке представлены итоговые данные — сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.
Ошибки в первичных документах
В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.
Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).
К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.
Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме — от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).
А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:
- арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
- разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной – «Мишка на севере»);
- неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки – «Заместитель директора»);
- суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).
Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.
Правила оформления приходно–кассового ордера
Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.
Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.
Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.
Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество
В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей — учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие — снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.
Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник — МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость — вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение — за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:
Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.
Формирование отчета с помощью платных и бесплатных программ
Ручное оформление накладных давно кануло в прошлое. Разнообразие и свободный доступ программ намного облегчил жизнь бухгалтеров, оформляющих первичную документацию. На любой вкус и цвет, платные и бесплатные – их спектр довольно широк.
Платные программы для составления накладной ТОРГ-14 (и прочих документов):
| Порядковый номер | Название программы | Цена | Примечание |
| 1 | 1С Бухгалтерия | От 4 000 руб. | Спектр цен данной Программы начинается от 4 тысяч, это самый простой, базовый пакет. Не стоит забывать и об обновлении, которое также потребует своих затрат. Зато далее – сплошные плюсы: актуальные формы, множество функций, возможность формирования разноплановых отчетов и прочее. |
| 2 | Контур-Экстерн | 8 600 руб. | Цена указана за год. Возможно, не только формировать документы, но и сдавать отчеты в государственные структуры. |
| 3 | Эльба-Контур | 3 500 руб. | Стоимость за квартал. Услуги включают в себя формирование «первички», учет остатков, доходов и затрат, а также возможность формирование отчетов и передача их через интернет. |
| 4 | Онлайн бухгалтерия Небо | 980 руб. | Это полный пакет услуг, можно выбрать более дешевый вариант, сокращением активных функций. |
| 5 | Класс365 | От 330 руб. | Специальная программа для розничной торговли. |
Автоматизация учёта с помощью складского электронного документооборота
Чётких требований законодательства к способу ведения складского учёта нет. Можно выбрать любой способ: бумажные документы, Excel-таблицы, системы электронного документооборота. При этом следует учитывать специфику бизнеса, объём товарооборота и его проходимость. С ростом числа операций и номенклатуры появляется необходимость в автоматизации.
Современные технологии позволяют существенно ускорить обмен документами, в том числе складской документооборот. Благодаря системам ЭДО можно сократить время на подготовку и заполнение документации и контролировать все операции в удалённом режиме.
Что даст переход на электронный документооборот на складе?
- Электронные документы защищены от потерь. Доступ для просмотра и редакции документов будут иметь только отдельные ответственные за свой участок склада работники.
- Документы создаются на основе установленных шаблонов и с помощью справочников, сокращая количество ошибок.
- Сокращается бумажная работа, увеличивается скорость проведения инвентаризации.
- Контроль за сроками годности, печать ценников, этикеток и другие процессы полностью автоматизированы.
Первичные документы должны быть зарегистрированы в обязательном порядке. Для фиксации используют сопроводительный реестр сдачи ценных бумажных отчетностей. Он имеет форму, которая называется ТОРГ-31. Этот документ составляется в двух экземплярах. Один остается у сотрудника, который является материально-ответственным, а второй бланк отправляется в бухгалтерию вместе с прикрепленными к нему отчетностями для последующего учета.
Так как приходные бумаги относятся к бухгалтерским и налоговым документам, то период хранения в организации, согласно ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, составляет пять лет.
Важно соблюдать указанный срок хранения, чтобы не произошло налоговых и бухгалтерских нарушений. Бумаги хранятся в требуемых условиях и должны иметь подобающий внешний вид, который позволит изучить нужные данные, указанные в накладной в любое время. По истечению указанного времени, эти бланки нужно правильно утилизировать.
Недостача, недопоставка, пересортица
Можно выделить следующие виды количественных расхождений:
- Недостача — в документах указано большее количество товаров, чем фактически поступило.
- Недопоставка — когда фактическое количество соответствует документам, но по договору поставки должно быть больше.
- Излишки — количество товарных единиц превышает указанное в договоре.
- Пересортица — товаров одного вида поступило больше, чем требуется, а другого вида недостаточно.
Как заполняется приходный кассовый ордер?
Выписывать ПКО можно в готовом бланке, заполняя его вручную. Можно делать это на компьютере, а затем распечатывать приходный кассовый ордер. Есть онлайн-программы, позволяющие оформить ПКО. Их неудобство заключается в том, что организация останется без доступа к документам в случае отключения интернета или электричества.
Организациям не запрещено законом разработать собственный бланк. После этого его нужно распечатать в типографии. Приходный кассовый ордер обязательно подписывать вручную, «живыми» подписями. Не разрешается использовать для этих целей электронно-цифровые подписи.
Приходный кассовый ордер не может быть оформлен более чем в одном экземпляре. Кассир обязан зафиксировать его. Для этого организация должна вести журнал. В нем регистрируют приходные и расходные кассовые ордера. Для ООО учет бланков является обязательным. ИП вправе не вести подобного журнала.
Когда кассир внес все данные в приходный кассовый ордер полностью, он должен аккуратно оторвать или отрезать от него квитанцию. Ее отдают плательщику. Чтобы заверить приходный кассовый ордер, кассир должен использовать печать или штамп. На нем необходимо указать реквизиты организации.
Первичные документы должны быть зарегистрированы в обязательном порядке. Для фиксации используют сопроводительный реестр сдачи ценных бумажных отчетностей. Он имеет форму, которая называется ТОРГ-31. Этот документ составляется в двух экземплярах. Один остается у сотрудника, который является материально-ответственным, а второй бланк отправляется в бухгалтерию вместе с прикрепленными к нему отчетностями для последующего учета.
Так как приходные бумаги относятся к бухгалтерским и налоговым документам, то период хранения в организации, согласно ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, составляет пять лет.
Важно соблюдать указанный срок хранения, чтобы не произошло налоговых и бухгалтерских нарушений. Бумаги хранятся в требуемых условиях и должны иметь подобающий внешний вид, который позволит изучить нужные данные, указанные в накладной в любое время. По истечению указанного времени, эти бланки нужно правильно утилизировать.
Как заполняется приходный кассовый ордер?
Выписывать ПКО можно в готовом бланке, заполняя его вручную. Можно делать это на компьютере, а затем распечатывать приходный кассовый ордер. Есть онлайн-программы, позволяющие оформить ПКО. Их неудобство заключается в том, что организация останется без доступа к документам в случае отключения интернета или электричества.
Организациям не запрещено законом разработать собственный бланк. После этого его нужно распечатать в типографии. Приходный кассовый ордер обязательно подписывать вручную, «живыми» подписями. Не разрешается использовать для этих целей электронно-цифровые подписи.
Приходный кассовый ордер не может быть оформлен более чем в одном экземпляре. Кассир обязан зафиксировать его. Для этого организация должна вести журнал. В нем регистрируют приходные и расходные кассовые ордера. Для ООО учет бланков является обязательным. ИП вправе не вести подобного журнала.
Когда кассир внес все данные в приходный кассовый ордер полностью, он должен аккуратно оторвать или отрезать от него квитанцию. Ее отдают плательщику. Чтобы заверить приходный кассовый ордер, кассир должен использовать печать или штамп. На нем необходимо указать реквизиты организации.
Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.
Зачем нужна приходная накладная?
Приходная накладная является неотъемлемой частью бухгалтерского учета в любой организации. Она нужна для отслеживания поступления товаров или услуг и составления финансовой отчетности. Приходная накладная подтверждает факт поставки товаров или услуг и содержит полную информацию об этом: дату, номер, наименование и количество товаров или услуг, поставщика и цену.
Также приходная накладная используется для контроля за складом и учета запасов товаров. Она помогает определить, какие товары актуальны и какие нужно заказать в следующей партии. Кроме того, она является основанием для составления счетов-фактур и позволяет упростить процедуру принятия товаров и услуг на склад.
Важно помнить, что приходная накладная является юридическим документом, который может использоваться в случае разногласий с поставщиком. Поэтому ее составление требует особой внимательности и точности, чтобы исключить ошибки и упущения.
Коротко говоря, приходная накладная необходима для правильного учета товаров или услуг в организации и обеспечения контроля над запасами. Ее использование также способствует оптимизации процессов, связанных с получением и хранением товаров, и помогает предотвращать разногласия с поставщиками.
Шаги использования приходной накладной
Шаг 1: Создайте приходную накладную. Для этого заполните все необходимые поля: наименование товара, количество, цену и дату поставки.
Шаг 2: Нанесите на приходную накладную печать и подпись ответственного лица поставщика.
Шаг 3: Проверьте правильность заполнения приходной накладной. Убедитесь, что все поля заполнены верно и нет ошибок.
Шаг 4: Сохраните приходную накладную в электронном виде или распечатайте ее на бумаге. Обязательно сохраните копию.
Шаг 5: Отразите приходную накладную в учетной системе вашей компании. Внесите в нее информацию обо всех поставленных товарах.
Шаг 6: Отправьте копию приходной накладной поставщику. Это позволит ему проверить правильность выполнения заказа.
- Выполнение этих шагов поможет вести контроль над запасами и закупками в вашей компании.
- Приходная накладная — это важный документ, который позволяет отслеживать движение товаров внутри компании и контролировать расходы на закупки.
Как правильно оформить накладную приходную
Накладная приходная является важным документом, который фиксирует поступление товаров или услуг на предприятие. Чтобы правильно оформить накладную приходную, необходимо учесть следующие шаги:
- Начните накладную приходную со следующих данных:
- Номер накладной: укажите уникальный номер для идентификации документа.
- Дата: укажите дату составления накладной приходной.
- Поставщик: укажите название и контактные данные поставщика товаров или услуг.
- Получатель: укажите название и контактные данные вашего предприятия.
- Наименование: укажите наименование каждого товара или услуги, поставленных на ваше предприятие.
- Количество: укажите количество каждого товара или услуги, поставленных на ваше предприятие.
- Цена: укажите цену каждого товара или услуги, поставленных на ваше предприятие.
- Сумма: рассчитайте сумму для каждого товара или услуги как произведение количества на цену.
- Приведите общую сумму всех товаров или услуг, поставленных на ваше предприятие.
- Укажите должность и подпись ответственного лица на накладной приходной.
После того, как вы оформите накладную приходную, не забудьте проверить указанную информацию на достоверность и точность, чтобы избежать возможных ошибок и проблем в будущем. Отправьте накладную поставщику и сохраните копию для себя.
Основные требования к оформлению накладной приходной
Накладная приходная является одним из основных документов в организации, подтверждающих факт поступления товаров. Для правильного оформления накладной и ее дальнейшего использования необходимо соблюдать определенные требования.
- Обязательная информация: Накладная должна содержать полную и точную информацию о товарах, их количестве и цене.
- Уникальный номер: Каждая накладная приходная должна иметь свой уникальный номер, по которому можно идентифицировать документ.
- Дата оформления: На накладной приходной должна быть указана дата ее оформления.
- Сведения о поставщике: Необходимо указать полные и точные данные о поставщике, включая название организации, адрес, контактные данные.
- Сведения о получателе: Также следует указать данные о получателе товара, включая название организации, адрес, контактные данные.
- Список товаров: Накладная должна содержать полный список товаров с указанием их наименования, количества и цены.
- Подписи: Накладная должна быть подписана должностными лицами поставщика и получателя товара.
Оформление накладной приходной должно быть четким и аккуратным, чтобы избежать возможности ошибок и недоразумений при ее использовании.
Обратите внимание, что правила оформления накладной приходной могут различаться в зависимости от отрасли и требований законодательства вашей страны.