Обязательные документы по кадрам в организации в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные документы по кадрам в организации в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Компания может выбрать способ перехода на КЭДО:
-
воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России» с частичной функциональностью и возможностью подписывать документы простой электронной подписью с подтвержденной учетной записью на Госуслугах;
-
развернуть специализированное решение с более широкой функциональностью.
Так, на рынке есть несколько готовых решений, поддерживающих весь кадровый документооборот в цифровом формате. В них есть личный кабинет с распределенными ролями, рабочий модуль для маршрутизации документов и заявлений, их подписания всеми доступными для конкретного сотрудника способами. Сервисы КЭДО интегрированы с удостоверяющими центрами и предоставляют возможность управлять электронными подписями, включая их выпуск и отзыв.
Процесс интеграции включает следующие шаги:
-
Предварительное тестирование системы КЭДО на предмет ее безопасности, готовности шаблонов документов, сервиса выпуска электронной подписи, удобства интерфейса и согласованности маршрутизации;
-
Настройка интеграции с переносом данных в информационную систему и ЭДО предприятия;
-
Подготовка электронных кадровых документов и нормативных актов предприятия с обязательным ознакомлением сотрудников и получением от них согласия в письменном виде;
-
Настройка доступа и авторизации сотрудников в личном кабинете с получением электронной подписи;
-
Обучение и инструктаж сотрудников отдела кадров для работы с КЭДО.
«Одноразовые» отчеты кадровика в 2024 году
Перед новым годом необходимо отчитаться о закрытии 2023 г. Перепроверьте перечень, какие отчеты сдает кадровик в конце года, и убедитесь, что все сдали вовремя, чтобы избежать штрафов в новом году.
Для многих специалистов по кадрам и работников, исполняющих их обязанности, последний рабочий месяц года такой же, как и остальные. Если перечислять все отчеты в декабре 2023 года для кадровика и сроки их сдачи, то получим следующее:
- не позже 1 декабря в военкомат необходимо предоставить отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, конкретную дату устанавливает регион;
- к этой же дате передать в Росстат сведения о просроченной задолженности по заработной плате (форма 3-Ф) за ноябрь;
- до 30 декабря отнести личные карточки работников в военкомат для сверки с учетными данными;
- до 25 декабря включительно направить в СФР ЕСФ-1 за прошлый месяц;
- до 15 декабря в Росстат сдать данные о численности и заработной плате работников по форме П-4;
- подготовить отчеты отдела кадров в 2023 году в службу занятости о наличии вакансий и отправить ее в ЦЗН в сроки, оговоренные региональным законодательством. Обычно это период с 25-го по 29-ое числа.
Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020
Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.
В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).
Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Изменения в ФЗ «О персональных данных»
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в Федеральный закон «О персональных данных». Данные изменения направлены на ужесточение требований к обработке и защите персональных данных.
Одним из ключевых изменений является введение новых правил для организаций, которые осуществляют обработку персональных данных. Теперь, для этого требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме. Отказ от предоставления согласия должен быть документально оформлен и сохранен для дальнейшей проверки соответствия обработки персональных данных законодательству.
Для обработки особых категорий персональных данных, таких как биометрические данные, данные о здоровье и религиозных убеждениях, иностранных граждан и лиц без гражданства, требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме с указанием категории персональных данных, которые будут обрабатываться.
Также, с 2024 года введены новые требования к охране персональных данных. Организации обязаны обеспечить соблюдение конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, передаче и хранении. При этом, введены новые штрафы за нарушение указанных требований, включая штрафы для должностных лиц организации.
| Изменения | Дата вступления в силу |
|---|---|
| Введение новых требований к получению согласия субъекта персональных данных | 1 января 2024 года |
| Необходимость получения согласия субъекта при обработке особых категорий персональных данных | 1 января 2024 года |
| Ужесточение требований к охране конфиденциальности и безопасности персональных данных | 1 января 2024 года |
Изменения в системе по найму и увольнению
С 1 января 2024 года вступают в силу важные изменения в сфере кадрового делопроизводства, касающиеся системы по найму и увольнению сотрудников.
Одно из ключевых изменений заключается в том, что работодатель должен теперь предоставить соответствующий контракт каждому новому сотруднику перед его принятием на работу. В контракте должны быть прописаны условия труда, заработная плата, график работы и другие существенные положения. Это изменение направлено на повышение прозрачности и защиты интересов работников.
Кроме того, новое законодательство предусматривает более жесткую ответственность работодателей за нарушение прав сотрудников при увольнении. Работодатель обязан предоставить письменное уведомление не менее чем за 30 дней до увольнения с указанием причин прекращения трудового договора. Также работодатель может быть обязан выплатить компенсацию сотруднику в случае необоснованного увольнения. Это изменение направлено на защиту работников от неправомерных действий со стороны работодателей.
| Изменение | Описание |
|---|---|
| Прозрачность трудовых отношений | Работникам должны быть предоставлены контракты с указанием условий труда и заработной платы. |
| Увольнение по справедливым причинам | Работодатель должен предоставить письменное уведомление о прекращении трудового договора и возможно выплатить компенсацию при необоснованном увольнении. |
Документы, связанные с обучением персонала
В 2024 году организация должна обеспечить наличие следующих документов, связанных с обучением персонала:
| № | Наименование документа | Описание |
|---|---|---|
| 1 | План обучения | Документ, определяющий необходимые курсы и программы обучения для каждой категории работников. |
| 2 | Расписание обучения | Документ, содержащий информацию о датах и времени проведения обучающих мероприятий, а также о преподавателях. |
| 3 | Учебные материалы | Комплект материалов, необходимых для проведения обучения, включающий методические пособия, учебники, презентации и т.д. |
| 4 | Протоколы обучения | Документы, фиксирующие информацию о посещении сотрудниками обучающих мероприятий, проведении контрольных мероприятий и результаты их выполнения. |
| 5 | Анкеты оценки качества обучения | Документы, заполняемые сотрудниками после окончания обучения, с целью определения эффективности образовательных мероприятий. |
Положения и правила внутреннего трудового распорядка
В рамках внутреннего трудового распорядка устанавливаются положения и правила, определяющие следующие аспекты:
- Рабочее время и график работы;
- Порядок оформления рабочего времени;
- Условия и порядок предоставления отпусков;
- Правила поведения на рабочем месте;
- Порядок использования технических средств и средств связи на рабочем месте;
- Правила профессиональной этики и поведения;
- Порядок предоставления больничного листа;
- Правила обращения с конфиденциальной информацией;
- Порядок решения конфликтных ситуаций на рабочем месте;
- Порядок взаимодействия с подчиненными, коллегами и руководством;
- Процедуры обращения с жалобами и предложениями;
- Порядок назначения и продвижения по службе;
- Порядок наказаний, применяемых к работникам;
- Процедуры оценки трудовой деятельности и стимулирования персонала.
У каждого работника ООО обязанность ознакомиться с положениями и правилами внутреннего трудового распорядка, выполнять их в полном объеме и соблюдать при исполнении своих трудовых обязанностей.
В случае несоблюдения положений и правил трудового распорядка, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормами ООО.
Нарушение положений и правил внутреннего трудового распорядка может повлечь за собой применение дисциплинарных взысканий, вплоть до увольнения.
Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений
В соответствии с требованиями и положениями законодательства, кадровая документация ООО должна включать Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений.
Приказ о назначении генерального директора является одним из основных документов, регулирующих работу организации. В этом документе фиксируется факт назначения генерального директора и указываются его полномочия.
Кроме того, приказом также назначаются и руководители подразделений ООО. В этом документе определяется, кто будет отвечать за управление определенной областью деятельности компании.
За подписью руководителя ООО и печатью компании, приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений становится официальным документом, который имеет юридическую силу. Этот документ требуется при регистрации ООО и может быть запрошен налоговыми органами или другими контролирующими органами.
Таким образом, Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений является одним из основных кадровых документов, которые должны быть обязательно включены в кадровую документацию ООО.
Трудовой регламент: разработка и утверждение
Трудовой регламент содержит положения о правах и обязанностях работников, порядке труда и отдыха, дисциплине и порядке применения дисциплинарных взысканий, а также другие требования, регулирующие трудовые отношения.
Процесс разработки трудового регламента включает несколько этапов:
|
1. Определение необходимости разработки трудового регламента. |
Руководство ООО должно оценить ситуацию и принять решение о необходимости разработки трудового регламента. |
|
2. Сбор необходимых данных и материалов. |
Для разработки трудового регламента требуется сбор информации о рабочих процессах, организации труда, правах и обязанностях работников. |
|
3. Подготовка проекта трудового регламента. |
На основе собранных данных и материалов разрабатывается проект трудового регламента. Он должен быть структурирован и содержать все необходимые положения. |
|
4. Обсуждение проекта. |
Проект трудового регламента обсуждается с работниками и с их участием вносятся необходимые дополнения и изменения. |
|
5. Утверждение трудового регламента. |
После обсуждения проекта и внесения необходимых изменений он утверждается руководством организации. Трудовой регламент должен быть подписан руководителем и работниками. |
После утверждения трудового регламента он становится обязательным для всех сотрудников ООО. Работодатель должен ознакомить каждого работника с его положениями и обеспечить их исполнение.
Трудовой регламент является важным инструментом для поддержания порядка на предприятии и обеспечения эффективной работы коллектива. Его разработка и утверждение помогают предотвратить возможные конфликты и недоразумения в трудовых отношениях.
Изменения в системе обучения
С 2024 года в системе образования России произойдут несколько значимых изменений. Одним из ключевых моментов будет переход к модульной системе обучения. Вместо традиционного учебного года, учебный процесс будет организован по модулям, что позволит студентам более гибко планировать свое время и выбирать интересующие предметы. В рамках модульной системы также будет введена возможность накопления и переноса зачетных единиц между университетами.
Кроме того, с 2024 года вводится обязательное прохождение практики для всех студентов вузов. Это позволит студентам приобрести реальный опыт работы в выбранной сфере и подготовиться к будущей карьере. Практика будет организовываться как внутри учебного заведения, так и за его пределами, в реальных предприятиях и организациях.
Также в системе образования будет уделено больше внимания развитию профессиональных навыков студентов. В учебные планы будут включены дисциплины, направленные на развитие коммуникационных, предпринимательских и технических навыков, которые будут востребованы на рынке труда.
В результате этих изменений система образования будет более адаптирована к современным требованиям и потребностям студентов. Они смогут получить более гибкое и качественное образование, которое поможет им успешно начать свою карьеру и достичь личностного и профессионального роста.
Изменения в рабочем времени
С 2024 года вступят в силу новые изменения в рабочем времени, которые коснутся большинства работников. Главной новацией станет сокращение рабочей недели с пяти дней до четырех.
Основная цель этих изменений — обеспечение более гибкого графика работы и улучшение баланса между работой и личной жизнью. Работники получат дополнительный выходной день, что позволит им проводить больше времени с семьей, заниматься хобби или саморазвитием.
Для удобства работников, четырехдневная рабочая неделя будет реализована по двум моделям: понедельник — четверг и вторник — пятница. Каждая компания сможет самостоятельно выбрать подходящую модель в зависимости от своего рода деятельности и специфики работы.
Важно отметить, что за четырехдневную рабочую неделю работники будут получать полную заработную плату, несмотря на сокращение рабочего времени. Многие эксперты считают, что такие изменения позволят повысить производительность труда, улучшить физическое и психологическое состояние работников, а также привлечь больше людей на рынок труда.
| Текущая рабочая неделя (2023 год) | Четырехдневная рабочая неделя (2024 год) |
|---|---|
| Понедельник — пятница | Понедельник — четверг |
| 40 часов | 32 часа |
| 5 дней | 4 дня |
| 100% заработной платы | 100% заработной платы |
Введение четырехдневной рабочей недели является одним из ключевых шагов в сфере улучшения трудовых отношений и стимулирования экономического роста. Ожидается, что новые изменения позитивно повлияют на здоровье и благополучие работников, а также способствуют развитию более гибкого и эффективного рабочего процесса.
Трудовой договор, основной документ при приеме на работу
В трудовом договоре должны быть указаны следующие основные моменты:
- Сведения о сторонах договора. Здесь указываются полные наименование организации и фамилия, имя, отчество работника.
- Срок договора. Определяется согласно действующему законодательству и может быть как на определенный, так и на неопределенный период.
- Место работы. Указывается фактическое местоположение организации, где предполагается трудовая деятельность работника.
- Должность и обязанности. Описывается должность, на которую принимается работник, а также его основные трудовые обязанности и функции.
- Режим работы и рабочее время. Определяются часы работы, перерывы, выходные дни и другие нормы, регулирующие трудовой процесс.
- Оклад (заработная плата). Устанавливается размер заработной платы, базовых выплат, премий, надбавок, регулирующих выплаты и их порядок.
- Отпуск и отпускные. Описываются права работника на ежегодный оплачиваемый отпуск и размер отпускных.
- Порядок расторжения договора. Устанавливаются условия и последствия для сторон при расторжении трудового договора.
Трудовой договор подписывается обеими сторонами и является обязательным документом, регулирующим трудовые отношения и защищающим интересы работника и работодателя.
Справка о заработной плате, документ о размере и выплате заработной платы
В справке о заработной плате указывается размер основной заработной платы, а также все дополнительные выплаты и надбавки, которые сотрудник получает в рамках своей работы. При составлении справки используются общепринятые формы и основные правила учета и расчета заработной платы.
Справка о заработной плате является важным документом при оформлении и продлении кредитов, а также при рассмотрении заявок на получение различных льгот и пособий. Она помогает банкам и органам социальной защиты определить финансовую составляющую семьи или индивидуального заявителя.
Вместе с справкой о заработной плате может требоваться также и документ о размере и выплате заработной платы. Этот документ содержит информацию о дате, сумме и порядке выплаты заработной платы сотруднику.
| Дата выплаты | Размер заработной платы | Дополнительные выплаты и надбавки |
|---|---|---|
| 10.01.2024 | 50 000 рублей | Надбавка за переработку — 5 000 рублей |
| 25.01.2024 | 55 000 рублей | Надбавка за выслугу лет — 7 000 рублей |
Документ о размере и выплате заработной платы позволяет контролировать правильность и своевременность выплаты заработной платы сотрудникам. Он также может быть использован в случае возникновения споров о выплатах и служить доказательством в трудовых и судебных разбирательствах.
Кадровые документы в ООО: обязательные правила в 2024 году
В 2024 году ООО, как и раньше, должны соблюдать ряд обязательных правил в отношении кадровых документов. Ниже приведен полный список кадровых документов, которые должны присутствовать у ООО:
- Трудовые договоры: каждый сотрудник ООО должен иметь трудовой договор, оформленный в соответствии с трудовым законодательством.
- Личные карточки сотрудников: каждый сотрудник ООО должен иметь свою личную карточку, где указываются все данные, относящиеся к его трудовой деятельности.
- Приказы и распоряжения: все приказы и распоряжения руководства, связанные с персоналом, должны быть оформлены в письменном виде и храниться учетной кадровой службой.
- Списки работников: ООО должно вести актуальные списки работников, включая информацию о должности, занимаемой должностным лицом.
- Отчеты об испытательных сроках: ООО обязано подготавливать и хранить отчеты об испытательных сроках для новых сотрудников, которые необходимо предоставить в установленные сроки.
- Табель учета рабочего времени: для контроля за отработанным временем каждого сотрудника ООО необходимо вести табель учета.
- Наряды и акты выполненных работ: при выполнении работ, связанных с риском для жизни и здоровья работников, должны быть оформлены соответствующие наряды и акты выполненных работ.
- Медицинские и санитарно-эпидемиологические заключения: при необходимости сотрудника ООО должны обладать заключениями о состоянии его здоровья и санитарно-эпидемиологической готовности.
Соблюдение правил в отношении кадровых документов не только обеспечивает законность деятельности ООО, но и способствует эффективному управлению персоналом, улучшению качества работы и снижению рисков.