Правила ведения кадрового учета на предприятии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила ведения кадрового учета на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Как быстро и эффективно наладить кадровый учет в организации?

Правильный выбор программного обеспечения для ведения кадрового учета – залог успешной работы специалистов по персоналу. Точность отражения данных и своевременный учет уберегут от штрафов, а наличие готовых шаблонов увеличат скорость обработки документации. Все это есть в СБИС! Обращайтесь к нашим специалистам: они подберут для вас выгодные тарифы, установят и настроят программное обеспечение, обучат персонал.

Для организации кадрового учета в компании подойдет лицензия СБИС Управление персоналом. Тут вы найдете полный пакет инструментов для создания полноценного учета по сотрудникам, а также возможность создания электронного архива кадровых документов, ведения досье на персонал, готовые системы мотивации, HR-портал и многое другое.

СБИС Учет и контроль рабочего времени будет полезен тем, кто хочет наладить контроль прихода и ухода сотрудников, наладить и использовать различные системы рабочих графиков, автоматически заполнять табели для расчета зарплаты. сотрудников.

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение кадрового учёта

Если организация не будет нести кадровый учёт или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, нарушитель понесёт административную ответственность, предусмотренную пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
• для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, деятельность ИП и юрлиц может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в случае повторного нарушения правил ведения кадрового делопроизводства, за которое уже было назначено наказание, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет. Такие наказание назначает судья. В случае дисквалификации должностное лицо не имеет права занимать руководящие должности организации, входить в состав совета директоров, заниматься предпринимательской деятельностью в рамках управления организацией (ст. 3.11 КоАП РФ).

Помимо отсутствия или неправильного ведения кадрового делопроизводства, существуют и другие нарушения, за которые предусмотрены штрафы и другие виды ответственности:

• нарушение порядка ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек;
• несвоевременное предоставление сведений в отчётности, которая сдаётся в ПФР, либо предоставление недостоверных сведений в отчётных документах;
• нарушение правил обработки и защиты персональных данных сотрудников;
• нарушение порядка хранения кадровых документов, а также сроков их хранения.

Почему следует перевести кадровое делопроизводство в электронный формат

Сейчас любая организация с работниками может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Основное преимущество кадрового ЭДО — возможность оптимизации делопроизводства за счёт экономии средств, автоматизации процессов и практически полной цифровизации кадровых документов (Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ).

Работодатель может заключить трудовой договор с соискателем, который проживает в другом городе. Для обмена документами с удалённым работником потребуется организовать ЭДО, обеспечить сотрудника электронной подписью.

Пока что кадровый электронный документооборот необязателен для работодателей, однако власти планируют перевести всех на КЭДО до 2024 года. Срок не точный и может быть перенесён, однако переход на обязательный КЭДО неизбежен. Поэтому с учётом преимуществ ЭДО перевести кадровое делопроизводство в электронный формат стоит уже сейчас.

Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция

Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.

• Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
• Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.

Теперь перейдем непосредственно к шагам.

Какие документы должны быть у работодателя

В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:

• Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
• Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
• Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
• Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
• График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
• Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
• Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
• Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
• Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
• Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
• Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
• Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.

Какую документацию вести обязательно

На любом предприятии в обязательном порядке оформляются следующие документы кадрового учета, которые касаются всего коллектива в целом и каждого конкретного работника:

• коллективный договор;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• положение о защите персональных данных;
• положение о премировании;
• положение об охране труда;
• трудовой договор с каждым из сотрудников (может иметь различные дополнения в виде соглашений);
• трудовые книжки (бумажные или электронные);
• штатное расписание;
• график отпусков;
• приказы об уходе в отпуск;
• приказы об увольнении;
• при необходимости — приказы о переводе.

Эту документацию составляет сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета в организации. Отдельные из них имеют общепринятую форму, а часть из них — каждая компания разрабатывает индивидуально (например, правила внутреннего распорядка).

Особенности кадрового делопроизводства

У любой компании кадровые документы должны быть в порядке, иначе контролирующие службы предъявят взыскания и наложат крупные штрафы. За ведение кадрового учета отвечают все работники отдела кадров, но главную ответственность несет руководитель ОК и руководство организации. В компаниях с большим штатом обязанности по ведению кадровой документации равномерно распределяют среди всех должностных лиц отдела кадров. В небольших организациях с нагрузкой справляется один человек.

Микрокомпании освобождены от ведения кадрового делопроизводства в полном объеме, но все условия деятельности наемных работников подробно прописывают в трудовых договорах, составленных по типовой форме № 858 (от 27.08.2016).

На небольшом, только что созданном предприятии руководитель самолично ведет учет своих немногочисленных кадров. Он издает приказ, где себя назначает ответственным за кадровое делопроизводство. Впоследствии, при росте компании, обязанности возлагают на сотрудника со спецобразованием, который не должен допускать ошибок в работе, иначе на него будет возложено дисциплинарное взыскание.

Работник любого производственного участка, прежде чем приступить к работе, должен прочесть должностную инструкцию, чтобы знать круг своих обязанностей. Такая инструкция разрабатывается для должностных лиц, в обязанности которых входит ведение КДП (кадрового делопроизводства предприятия).

Обязательные кадровые документы

В каждой организации, где имеются наёмные сотрудники, в должном порядке требуется присутствие обязательных документов по учёту кадров (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Обычно во время проверок их запрашивают уполномоченные органы: Государственная инспекция труда РФ, Пенсионный фонд РФ и т.д. Вот перечень таких документов:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• График отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
• Журнал о прохождении инструктажей (ст. 212 ТК РФ);
• Инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
• Положение о персональных данных (ст. 88 ТК РФ);
• Положение об оплате труда (ст. 69 ТК РФ).

Данный перечень не является исчерпывающим. Это фундаментальный минимум, который обязательно должен быть у вас в организации. Если данные документы отсутствуют, компании могут назначить штраф.

Кому можно поручить ведение кадрового учета в организации

Кадровый учет в компании может быть организован несколькими способами. Все они имеют свои достоинства и недостатки. Остановимся на них подробнее.

Метод организации кадрового учета	Достоинства	Недостатки
Наем штатного кадровика	Сотрудник обладает необходимыми навыками и знаниями. Сотрудник всегда доступен.	Расходы, связанные с необходимостью организации рабочего места, зарплатные и сопутствующие (больничные, отпуск) выплаты. Зависимость от сотрудника, который может заболеть или внезапно уволиться. Невозможность полноценно оценить компетентность сотрудника на начальном этапе.
Привлечение стороннего специалиста (по рекомендации)	Рекомендация специалиста свидетельствует о его хорошей работе в прошлом. Повышенная ответственность исполнителя, поскольку при плохой работе он подпортит и свою репутацию, и репутацию порекомендовавшего его человека.	Иногда рекомендации не являются гарантом. Зависимость от сотрудника, который может заболеть или внезапно уволиться. При возникновении конфликтных ситуаций есть риск испортить отношения с тем, кто порекомендовал специалиста.
Делегирование ведения учета бухгалтеру или секретарю	Отсутствие временных затрат на поиск кадрового специалиста. Уверенность в сотруднике, доверие к нему и его работе. Сокращение расходов, поскольку нет необходимости вводить в штат еще одного сотрудника.	Хороший бухгалтер или секретарь не всегда является грамотным кадровиком. Специалисту непросто эффективно распределить свое время между смежными обязанностями. Часть функций может не исполняться должным образом. Поскольку расширяются функции сотрудника, он может потребовать прибавку к заработной плате.
Делегирование ведения кадрового учета сторонней организации	Квалифицированные специалисты. Отсутствие зависимости от одного конкретного специалиста, поскольку работает целая команда. В консалтинговых фирмах существует несколько уровней проверок. Это позволяет избежать ошибок и не требует повышенного внимания заказчика. Отсутствие затрат на выплату отпускных и больничных. Отсутствие затрат на организацию рабочего места.	При неправильном выборе исполнителя возникают те же минусы, что и в случае с плохим работником.

Какие еще ошибки может обнаружить инспектор ГИТ при проверке организации работы по кадровому учету

Государственная инспекция по труду периодически устраивает выездные проверки. Организации дается десять дней, чтобы подготовиться.

Ошибки, которые чаще всего выявляются при проверке, приведены в таблице.

Ошибка	Как исправить
В правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует информация об ответственности работодателя.	Частота выявления такой ошибки при плановой проверке 90 %. Исправить ее можно, издав новые ПВТР, в которых будет присутствовать глава о дисциплинарной и материальной ответственности руководителя.
Работники не ознакомлены с ЛА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.	Можно завести журнал ознакомления с ЛА, в котором будут расписываться сотрудники. Можно создать ознакомительный лист к каждому ЛА, который должны подписать все работники.
В документах нет информации об индексации заработной платы.	Разработка дополнительных соглашений к трудовым договорам.
Игнорирование мнения профсоюзов при разработке ЛА.	Создание нового документа.
В ПВТР не прописан второй выходной день и/или дни выплаты зарплаты.
Отсутствие информации в трудовом договоре об окладе сотрудника, районном коэффициенте, процентной надбавке для трудящихся на Крайнем Севере.
В трудовом договоре не указаны СОУТ.	Если специальная оценка условий труда была произведена, это должно быть отражено в договоре. В противном случае стоит внести фразу «Условия труда определит СОУТ, она будет проведена в установленные законодательством сроки».
Табель учета рабочего времени заполнен неверно: отсутствуют сведения о работе в сверхурочное время и праздничные дни, неправильно указана продолжительность рабочего дня, нет информации о прогулах и опозданиях.	Создание корректирующего листа и внесение в него правильных сведений.
Неправильно оформленный график отпусков: не отражен перенос, не зафиксирован факт ознакомления работника с приказом за 2 недели до отпуска, не учтены льготные категории, неправильно разделен отпуск (одна часть должна длиться не менее 14 дней).	Создание нового графика, формирование уведомлений об отпуске (должны быть подписаны сотрудниками).
Отсутствие инструкции по охране труда для сотрудников, работающих на ПК	Работодатели нередко забывают, что при работе за компьютером более четырех часов необходимо соблюдать правила охраны труда. Должны быть разработаны соответствующие инструкции, а сотрудники под подпись ознакомлены с ними.

Кому поручить кадровый учет предприятия?

Существует несколько вариантов. Предлагаем рассмотреть плюсы и минусы каждого из них!

Вариант ведения кадрового учета в организации	Плюсы	Минусы
Кадровый специалист в штате	Человек является специалистом. Находится рядом с вами в офисе.	Его тоже необходимо оформлять, а значит вы тратитесь на организацию рабочего места, отпускные и больничные. Вы зависите от одного человека. А он может заболеть или внезапно решить уволиться. Трудно заранее понять компетентность и проверять работу.
Сторонний специалист по рекомендации	Если вам порекомендовали этого специалиста, значит он уже сумел заслужить чье-то доверие. Как правило, люди понимают, что на них повышенная ответственность, т.к. при плохой работе они подпортят и репутацию порекомендовавшего.	К сожалению, любые рекомендации не являются гарантом. Вы точно так же зависите от одного специалиста, как и в предыдущем случае. При любых конфликтных ситуациях вы рискуете испортить отношения с тем, кто порекомендовал специалиста.
Бухгалтер или секретарь	Не нужно тратить время на подбор кадрового специалиста. Вы уже знаете как работает сотрудник и доверяете ему. Вы сокращаете расходы, т.к. не нанимаете еще одного человека в штат.	Хороший бухгалтер или секретарь не всегда будет хорошим кадровиком. При большой загрузке специалист будет меньше времени уделять кадровому делопроизводству или своим основным обязанностям. То, что человек стал ответственным за ведение кадрового учета, не снимает с него остальных задач. В результате сотрудник все равно будет требовать прибавку.
Услуги по ведению кадрового учета от сторонней организации	Вы работаете с квалифицированными специалистами. С вами сотрудничает команда, а значит вы не зависите от одного человека. В компаниях существует несколько уровней проверок, что позволяет избежать ошибок и не требует вашего повышенного внимания. Вы не тратитесь на отпускные и больничные. Вам не нужно организовывать рабочее место.	Если вы наткнетесь на недобросовестную компанию, получите те же минусы, что и в случае с плохим работников. Специалисты не сидят у вас в офисе.

Ответственность за неправильное ведение кадрового учета

Мы не будем рассматривать варианты дисциплинарной ответственности и сразу перейдем к тому, как отвечает сама организация за нарушения в кадровом делопроизводстве. Существует 2 основных типа ответственности:

• Материальная. Материальную ответственность предприятие несет в первую очередь перед нанятыми специалистами. К примеру, если после хода сотрудника трудовая книжка не была выдана в срок, с организации могут потребовать компенсацию за время, которое бывший сотрудник не мог устроиться из-за этого в другую компанию. То есть по большому счету за упущенную прибыль.
• Уголовная. Чаще всего речь идет о неправомерном отказе в предоставлении необходимых документов, внесении в документы заведомо ложных сведений, повреждение, хищение или укрытие документов. Причем наказание может быть весьма суровым — вплоть до лишения свободы до 4-х лет.

Унифицированные формы по учету кадров

Важнейшие унифицированные формы кадрового учета:

1. Т-1 «Приказ о приеме на работу работника».
2. Т-2 «Карточка работника, свои данные».
3. Т-3 «Мэннинг».
4. Т-4 «Карта оформления научной, научно-педагогической работы».
5. Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу».
6. Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику».
7. Праздничный план Т-7».
8. Т-8 «Приказ о расторжении трудового договора с работником».
9. Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку».
10. Т-10 «Поездочный сертификат».
11. T-11 Положение о стимулировании работников».
12. Т-1а «Указ о приеме на работу работников».
13. Т-2ГС (МС) «Личная карта государственного (муниципального) служащего».
14. Т-5а «Приказ о переводе работников на другую работу».
15. Т-9а «Приказ о направлении работников в командировки».
16. Т-11а «Указ о поощрении трудящихся».
17. Т-10а «Служебное задание на направление в командировку и отчет о выполнении».
18. Т-6а «Приказ о предоставлении отпуска работникам».
19. Т-8а «Приказ о расторжении трудового договора с работниками».

Необходимые кадровые документы для ООО

Чтобы не попасть под ответственность по закону, необходимо знать, какие документы должны быть у организации.

Что должно быть:

• Протокол ассоциации был составлен.
• Решение самих учредителей о создании ООО.
• Заключения контролирующих органов.
• Деловой документ, фиксирующий государственную регистрацию создаваемой компании.
• Документы, устанавливающие право и подтверждающие наличие у компании существующего имущества.
• Специальные бумаги связаны с выпуском ценных бумаг, в том числе облигаций.
• Положения о созданных филиалах организации.
• Список аффилированных компаний.
• Специальные протоколы собраний и собраний органов ООО.
• Другие деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Документы, необходимые в случае приема и наличия штатных сотрудников (документы по личному составу):

• Приказ о приема сотрудника по унифицированной форме Т-1;

• Приказ о переводе сотрудника на другую должность, в другой отдел и т.д. по унифицированной форме Т-5;

• Приказ о прекращении трудового договора с работником по унифицированной форме Т-8;

• Приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме Т-6;

• Трудовые книжки;

• Трудовые договора (можно заполнить по своей внутренней утвержденной форме);

• Личная карточка сотрудника по унифицированной форме Т-2;

• Табель учета рабочего времени по унифицированной форме Т-13;

• Штатное расписание по унифицированной форме Т-3;

• График отпусков по унифицированной форме Т-7;

• Командировочные удостоверения по унифицированной форме Т-10;

• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по унифицированной форме Т-11.

Похожие записи:

• Потерян документ о рождении, как получить повторный документ?
• Как оформить дарственную на дачу между близкими родственниками в МФЦ
• Сколько платят детские пособия матерям одиночкам в башкирии