Как передавать дела при увольнении: основания и образцы документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как передавать дела при увольнении: основания и образцы документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все документы при передаче должны быть сшиты в папки. Комиссия принимает их по описи, сверяя наименование дел и документов с данными в ней. Проверяют фактическое наличие ценностей, которые числятся под ответственностью увольняемого лица, проводят их пересчет. Информацию о них тоже фиксируют в описи.
Как оформить акт приемки-передачи дел
По окончании процесса составляют акт приемки-передачи дел произвольной формы. Он включает:
- Ф.И.О. и должности передающих и принимающих дела работников;
- название переданных документов и их количество;
- наименование передаваемых ценностей и имущества, их количество;
- если были действия по обучению сотрудника приемам работы, передано описание проектов с указанием стадий их выполнения, это тоже нужно отразить в акте;
- при выявлении расхождений в ходе пересчета дел и ценностей результаты нужно зафиксировать в документе;
- в акте должны быть подписи передавшего и принявшего работника, а также членов комиссии, присутствовавших при передаче.
Как оформить акт приемки-передачи дел
По окончании процесса составляют акт приемки-передачи дел произвольной формы. Он включает:
- Ф.И.О. и должности передающих и принимающих дела работников;
- название переданных документов и их количество;
- наименование передаваемых ценностей и имущества, их количество;
- если были действия по обучению сотрудника приемам работы, передано описание проектов с указанием стадий их выполнения, это тоже нужно отразить в акте;
- при выявлении расхождений в ходе пересчета дел и ценностей результаты нужно зафиксировать в документе;
- в акте должны быть подписи передавшего и принявшего работника, а также членов комиссии, присутствовавших при передаче.
Случаи перехода ответственности при смене работников в должности
Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.
Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями.
Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:
- Директор.
- Главный бухгалтер.
- Работник отдела кадров.
- Начальник отдела.
- Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).
Поводом для смены материально ответственного лица может быть:
- Увольнение.
- Уход на длительный больничный.
- Отъезд в командировку или уход в отпуск.
- Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.
Нюансы, о которых нельзя забывать
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.
Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.
Акт приема — передачи дел: образец составления
- рабочий процесс не приостанавливался;
- трудовые права и обязательства отсутствующего работника исполнялись надлежащим образом;
- можно было реализовать оценку объема работы сотрудника, который принимает дела;
- можно было распределить зоны ответственности;
- регулировать возникновение следующих ситуаций: уход в отпуск, оформление командировки и командировочных, временная нетрудоспособность, увольнение и другие случаи, при которых работник вынужден будет отсутствовать на рабочем месте длительное время;
- принимать и обрабатывать поступающие сведения по различным каналам связи;
- осуществлять проверку документов на правильность доставки, целостность вложения;
- своевременно регистрировать поступающие документы в журнале учета, а также направление их на рассмотрение руководством учреждения и в структурные отделения организации;
- обеспечивать сохранность дел в соответствии с утвержденным регламентом.
Законодатель РФ не предусматривает унифицированного образца по заполнению документа приема-передачи дел. Каждое предприятие и организация имеют право разработать свой собственный шаблон. Если же уставом компании такое не предполагается, оформить акт приема-передачи дел можно в произвольной форме как в простом письменном виде, так и посредством печати на компьютере.
Особенности ухода главного бухгалтера
У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов». Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.
С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично). То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел. Но такого права требования у работодателя сейчас нет. Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.
Кто обязан передавать дела
После увольнения сотрудника в компании возникает необходимость передачи дел, чтобы обеспечить непрерывность работы. Важно учитывать, что не всем сотрудникам дана такая возможность. Обязанность передавать дела лежит на определенных лицах, которые обладают необходимой информацией и компетенцией.
Главными лицами, обязанными передавать дела, являются:
-
Руководитель отдела. Он несет ответственность за работу своего отдела и составляет ключевое звено между уволенным сотрудником и его преемником. Руководитель отдела должен убедиться, что все дела переданы вовремя и полностью.
-
Уполномоченное лицо. В некоторых случаях компания может назначить специальное уполномоченное лицо, ответственное за передачу дел. Такое лицо должно обладать достаточными знаниями и навыками, чтобы грамотно осуществить передачу дел.
Помимо указанных лиц, передача дел может быть осуществлена также:
-
Увольняющимся сотрудником. В некоторых случаях, если увольняющийся сотрудник имеет особые знания или занимал ответственную должность, ему может быть поручено передать дела своему преемнику напрямую.
-
Резервным сотрудником. Если компания имеет резервных сотрудников, они могут быть назначены на временную замену уволенного сотрудника и обязаны получить передачу дел от него.
-
Сотрудниками, связанными с работой уволенного. В случае если дела имеют прямое отношение к работе других сотрудников, им может быть поручено получить передачу дел от уволенного сотрудника.
Важно отметить, что передача дел должна быть осуществлена в письменной форме, чтобы иметь документальное подтверждение передачи и сохранить информацию для последующего использования. Передача дел должна быть внимательно контролируема и организована с учетом возможного воздействия на работу компании.
Составление акта при смене генерального директора
Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.
Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.
Что указывается в акте?
Правила производства говорят, что документу присуща стандартная форма. При заполнении не возникает особых сложностей. Изначально указывается название составляемой бумаги. Суть отражается коротко. Вписать нужно название города, где расположена фирма и день его составления.
Вносятся сведения относительно компании, составляющей бумагу. Это полное наименование и указание на направление работы. Прописывают то, какую должность занимает ответственное лицо. Личные данные руководителя подлежат отражению.
После этого отражают сведения относительно второго участника. Это название предприятия, фамилия и инициалы лица, отвечающего за то или иное направление. Далее прописывают полный перечень бумаг, подлежащих передаче. Составление документа производится в случае, когда передаваемые бумаги имеют ценное значение.
Акт приема-передачи трудовых книжек и кадровых документов при увольнении кадровика:
Общество с ограниченной ответственностью Луч» (ООО «Луч»)
Акт приема-передачи кадровой документации N 4
Бухгалтером Сидоровой С.С. передается, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимается следующая кадровая документация:
- Акт: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
- «Акт приема-передачи кадровой документации (пример)».doc
Занесено в базу
Внесены исправления в
- Календарь праздников и выходных на 2019 год
- Регистрация малого бизнеса полезно
- Как самостоятельно составить договор
- Таблица кодов ОКВЭД
У нас на сайте каждый может бесплатно интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!
Когда нужен передаточный акт
Начнем с того, что актом фиксируется:
- текущее состояние рабочего процесса;
- процент выполнения определенных задач;
- объем находящихся на хранении ценностей и документов.
Передача дел реализуется от увольняемого работника лицу, принимаемому на высвобождаемую должность. Если специалист на это рабочее место не найден, образец акта приема-передачи дел при увольнении оформляется с участием работника, который назначен временно исполняющим обязанности по высвобождаемой должности.
Перечислим, в чем заключаются преимущества передачи дел по акту:
- рабочий процесс не прекращается;
- новый специалист и его наниматель могут объективно оценить объем ежедневной работы;
- распределение ответственности во времени за период работы прежнего специалиста и время трудоустройства нового работника;
- работники знают, что результаты их работы будут проверены и оценены даже в случае расторжения контракта, поэтому стремятся выполнять свои обязанности качественно.
Если осуществляется расторжение трудового договора с главным бухгалтером, необходимо создать комиссию по проверке бухгалтерской отчетности. Она возглавляется руководителем компании. Обязательно проводится инвентаризация материальных ценностей, чтобы убедиться в достоверности данных бухгалтерского учета.
При увольнении материально ответственных сотрудников необходимо согласовать передачу дел с главным бухгалтером для минимизации риска несвоевременного выявления недостач материальных ценностей.
Довольно редко осуществляется полноценная передача дел.
Нюансы, о которых нельзя забывать
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.
Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.
Случаи перехода ответственности при смене работников в должности
Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.
Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями.
Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:
- Директор.
- Главный бухгалтер.
- Работник отдела кадров.
- Начальник отдела.
- Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).
Поводом для смены материально ответственного лица может быть:
- Увольнение.
- Уход на длительный больничный.
- Отъезд в командировку или уход в отпуск.
- Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.
Распоряжение передать материалы нанимателя
Приказ издается руководителем организации. Стандартная форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому обязательной унифицированного образца данного документа нет. Его структура, состав и стиль должны соответствовать нормам распорядительной документации.
Данные, которые содержит документ:
- Наименование организации.
- Номер и дата составления.
- ФИО и должности сторон процедуры.
- Причина передачи ценностей. Например, в связи с увольнением предыдущего специалиста.
- Дата, когда будет происходить процедура.
- Перечень ценностей, которые будут передаваться.
- Данные работников, которые будут свидетелями процесса. Если это аудиторская компания, это надо указать.
- ФИО ответственного лица.
Акт о приеме работником документов
Акт приема-передачи дел позволяет снять ответственность нового сотрудника за действия предшественника. Организовать проверку и создать условия для ее проведения должен руководитель организации. Процедура происходит после издания приказа. Акт составляется ее сторонами. Порядок процедуры и форма акта не регулируются законодательством. Документ составляется в произвольной форме на листе формата А4. Обычно он имеет вид бухгалтерской описи документов.
Данные, которые указываются в документе:
- Дата и место составления.
- Реквизиты приказа, на основании которого передаются дела.
- Наименование организации.
- ФИО и должности сторон процедуры.
- Список передаваемых дел.
- Обнаруженные ошибки в учете и отчетности.
- Данные о свидетелях процесса.