Как заполняется трудоваязапись на последней строчке собралась компания
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполняется трудоваязапись на последней строчке собралась компания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такой документ, как трудовая книга, фиксирует всю информацию о том, где велась рабочая деятельность в течение всей жизни. Это документ, который показывает общий стаж работы. В нем указываются даты принятия человека на работу, и делаются записи об увольнении.
Как правильно сделать записи в трудовой книжке об увольнении
Последнее время очень часто поднимается вопрос об отмене таких книжек по причине оформления работодателями работников согласно условиям ТД. Все данные о налоговых отчислениях передаются и фиксируются в ПФ РФ.
На сегодняшний день существует достаточно много поддельных книжек и записей в них. Однако, несмотря на это, данный документ все также действует, и об отмене его пока речь не идет.
Первые трудовые книги были выпущены советским правительством в 1919 году. В то время такая книжка заменяла удостоверение личности, в нее вносились все данные об общественных работах, трудовой деятельности, браке, воинской службе. В 1922 году трудовые книжки были отменены, а в 1938 году правительство СССР утвердило постановление «О введении трудовых книг». Получить такой документ можно было на производстве. И неизменными такие книжки оставались до 1973 года (последние изменения пришлись на 2003 год).
Трудовая книжка российская была выпущена в 2004 году. На ней советский герб поменяли на российский, цвет обложки изменили на серый. Количество страниц увеличили до 44. Средства защиты от фальсификата были усовершенствованы.
Допукается ли в трудовой книжке внести запись на последней строке
Зачем вам создавать себе такую, не самую приятную славу? Не проще ли научить своего сотрудника отдела кадров вносить правильно информацию о трудовой книжке в специальные пустые бланки? В первую очередь вы сами, как и ваши сотрудники, должны изучить инструкцию по ведению и заполнению трудовых книжек, а также соответствующий закон по этой теме.
Помимо этого, изучите нормы трудового кодекса (ТК РФ), отвечающие за правильность оформления этого документа, ведь этот акт является главным нормативно правовым актом в нашей стране в сфере труда. Также существуют различные положения и комментарии Минтруда по этой теме.
Как только вы сами будете знать, как правильно оформляются отметки в трудовой книге, так сразу у вас исчезнут проблемы с заполнением этого документа.
Если ошибку нашли в дате внесения записи о приеме, то здесь придется поступить немного по-другому. Поскольку правильную дату приема на работу невозможно вписать в графу 2 исправляющей записи, рекомендуется такая схема:
- Продолжается графа 3 повторением записи о приеме с упоминанием правильной даты приема;
- В графе 2 − дата внесения исправляющей записи;
- В графе 1 ставится очередной номер;
- В графе 4 отмечают реквизиты приказа о приеме.
- Графа 3 начинается со слов «Запись за номером … недействительна»;
Запись в трудовой книжке запись недействительна — образец: С датами в увольнительных записях ситуация похожая, но немного сложнее. Записывая сведения об увольнении, работодатель закрывает блок записей конкретного учреждения, ставит печать и подпись руководителя.
Перенос подписи и печати на новую строчку и ошибки при ведении трудовой
Много споров и вопросов у сотрудников кадровых отделов вызывает ситуация, когда подпись руководителя в трудовой книжке перенесена на новую страницу. О том, что делать в такой ситуации, нет заметки ни в одном законодательном акте, а поэтому сложно судить о правильности действий при недостатке места для подписи и печати работодателя.
Стоит отметить, что в нормативных актах трудового законодательства указано, что в трудовой книжке не должно быть пустых строк. То есть каждая следующая запись должна вноситься в следующей строке, после предыдущей. Если принимать это в учет, то перенос подписи на новую страницу не является ошибкой. Тем более, после заверения записи работодателем, под ней свою подпись должен поставить владелец трудовой книжки.
С другой стороны, некоторые кадровики оставляют пару пустых строк в конце, перенося запись на следующую страницу. Формально это считается нарушением правил ведения трудовых книжек, а на практике подобные ситуации достаточно редко могут вызывать проблемы у владельцев. Но как бы там ни было, лучше перестраховаться и делать все по закону.
Переводы внутри компании
Перевод оформляется так же, но запись будет начинаться со слова «переведён…», далее указывается подразделение, должность (специальность, профессия, квалификация) сотрудника.
В столбце 4 нужно написать реквизиты приказа о переводе.
Перенос подписи и печати на новую строчку и ошибки при ведении трудовой
Много споров и вопросов у сотрудников кадровых отделов вызывает ситуация, когда подпись руководителя в трудовой книжке перенесена на новую страницу. О том, что делать в такой ситуации, нет заметки ни в одном законодательном акте, а поэтому сложно судить о правильности действий при недостатке места для подписи и печати работодателя.
Стоит отметить, что в нормативных актах трудового законодательства указано, что в трудовой книжке не должно быть пустых строк. То есть каждая следующая запись должна вноситься в следующей строке, после предыдущей. Если принимать это в учет, то перенос подписи на новую страницу не является ошибкой. Тем более, после заверения записи работодателем, под ней свою подпись должен поставить владелец трудовой книжки.
С другой стороны, некоторые кадровики оставляют пару пустых строк в конце, перенося запись на следующую страницу. Формально это считается нарушением правил ведения трудовых книжек, а на практике подобные ситуации достаточно редко могут вызывать проблемы у владельцев. Но как бы там ни было, лучше перестраховаться и делать все по закону.
Ответственность кадровых работников
Правильно заполненный бланк трудовой книжки является важной частью трудовых отношений. Если форма заполнена неправильно, работникам будет трудно доказать свою трудовую биографию. Он также понесет серьезные убытки, если книжка окажется бракованной, так как не сможет найти новую работу.
За нарушения в этой области работник может быть привлечен к ответственности.
- Компания (например, административная ответственность по статьям 5.27 и 13.20 КоАП РФ за невнесение необходимых записей в трудовую книжку или в соответствии с гражданским законодательством, если нарушение повлекло причинение ущерба работнику); и
- кадровый персонал (административная ответственность в соответствии с вышеуказанными положениями КоАП РФ за аналогичные нарушения, а также материальная и дисциплинарная ответственность, если нарушение кадрового персонала нанесло ущерб компании).
Сотрудники кадровых служб должны точно и тщательно оформлять трудовые книжки, используя образцы трудовых книжек, составленных в соответствии со строгими стандартизированными правилами, обязательными для всех лиц. Ошибки и проступки в этой области могут привести к административной, гражданской, финансовой и дисциплинарной ответственности.
Дополнительные сведения по этой теме см. в разделе КонсультантПлюс. Бесплатный двухдневный пробный доступ к системе.
В начале этого года начался переход на электронные рабочие файлы («ЭР» в статье ниже). Вместо этого все работодатели работников будут продолжать вести бумажный вариант.
Дело в том, что в 2020 году юридические лица и частные предприниматели должны предварительно проинформировать каждого работника об изменениях, связанных с формированием данных о трудовой деятельности в электронном формате. Срок истекает 30 июня 2020 года. В то же время, работодатели должны информировать работников об их праве выбора способа соблюдения SA.
Работники должны решить, будет ли их работодатель продолжать хранить их ТЗ в бумажном виде или оформлять на работу только в электронном виде в период с 1 июля по 31 декабря 2020 года. Работник должен изложить свои предпочтения в виде письменного заявления. Если он не сделает такого заявления до конца 2020 года, он должен сохранить бумажную карту вместе с электронными данными о своей работе.
Поэтому электронные трудовые договоры будут введены с 1 января 2021 года. Поэтому в течение 2020 года бумажные записи придется вводить вручную. Кстати, это также последний год, когда новые сотрудники будут получать бумажное резюме. Однако если вы впервые приступите к работе после 2021 года, вам придется оформлять все свои ТК только через Интернет.
С 2020 года все работодатели обязаны предоставлять трудовую информацию в электронном виде (законы № 439-ФЗ и 436-ФЗ от 16 декабря 2019 года).
Как вносить исправления в записи
Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.
При смене Ф.И.О. и даты рождения:
- Запрашиваем подтверждающие документы.
- Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
- Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
- Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
- Заверяем написанное.
При получении новой квалификации, профессии, специальности:
- Открываем первую страницу.
- Находим нужное.
- Ничего не зачеркиваем.
- После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
- Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
- Заверяем написанное.
Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:
- Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
- В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
- В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.
При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:
- Открываем нужную страницу.
- Находим ошибку.
- Никаких зачеркиваний!
- Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
- Отмечаем основание внесения поправки.
Можно ли пропускать строки при заполнении трудовой книжки
- Инструкция по ведению трудовых (Постановление Минтруда).
- ТК России>
- Правила ведения трудовых книжек (Постановление правительства)>
Фиксирование информации в книжке работника начинается с прихода гражданина на предприятие. Работодатель выдает новый бланк (с последующим взиманием платы за него), затем начинается оформление. Есть несколько аспектов, касающихся этих действий:
- информация на титульнике>
- информация о работе сотрудника>
- информация о награждениях.
Главная страница, благодаря которой можно узнать многое о специалисте, лишь взглянув на нее, – это титульный лист. В ней идет запись личной информации о работнике:
- фамилия>
- специальность.
- профессия>
- дата рождения>
- отчество>
- имя>
- образование>
Затем оформляется прием гражданина на определенную должность.
Печать в трудовой книжке при увольнении и основные требования
Последним элементом заверения записи об увольнении, как уже было отмечено ранее, является печать. Первый аспект данного пункта на котором стоит остановиться – какой именно печатью следует заверять подобную запись? Раньше можно было выбирать из двух вариантов:
- печать действующей организации (предприятия);
- печать отдела кадров (службы).
Но с 2008 года Правила были несколько трансформированы. В ряд внесенных поправок вошло и распоряжение Роструда о замене части фразы п. 35 «…печатью организации (кадровой службы)…» на «…печатью работодателя».
Изменения были вызваны необходимостью привести Правила в максимальное соответствие с действующим Трудовым Кодексом, в котором используется единый термин «работодатель».
Иными словами, после вступления в силу этих поправок, заверение записи на предмет увольнения при помощи печати отдела кадров считается грубым нарушением процедуры. Касательно расположения её оттиска, то имеется ряд соответствующих требований:
- печать не может закрывать собой личные подписи или затруднять чтение других реквизитов, имеющих значение (к примеру, № приказа);
- оттиск должен слегка «заходить» на название должности увольняемого, в идеале занимая большей своей частью пустые строчки снизу;
- печать на документе должна иметь четкий и читабельный вид.
Изменения в рабочей книжке вносить можно, но делать это нужно согласно нормативно-правовым актам. На каждой странице исправление имеет свои особенности. Так, к примеру, на титульнике зачеркивается только ФИО и дата рождения, если таковые меняются в силу обстоятельств. Другие записи можно только дополнять. Пропускать же строчки в данном месте нельзя.
Пропуски строк в трудовой книжке на других разворотах нежелательны. Но в ситуации с печатью, занявшей несколько строк, сделать это необходимо, так как запись новой фирмы не должна пересекаться с ранее сделанной (прежней организации). Также нужно пропустить строку, чтобы информация во всех графах была на одном уровне. В остальном пустые строчки в книжке сотрудника незаконны. Данные такого характера необходимо признавать недействительными, чтобы избежать дополнительных внесений.
В любом из вариантов фиксирование каждой информации или ее изменение (исправление ошибки, неточности) сопровождается подтверждением – документом, который является основанием для записей. К тому же нужно, чтобы владелец книжки лично проверил правильность и достоверность написанного, поставив свою подпись в знак подтверждения. Заверить записи подписью и печатью должен человек, занимающийся данными процедурами на предприятии.
Общие правила заполнения трудовой при её оформлении
Правила заполнения трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.
Основные правила следующие:
- На титульном листе запрещено вносить исправления, а ошибочно заполненный бланк подлежит уничтожению.
- Даты указываются в цифровом формате (например, «01.03.2023»), а словесно-цифровой формат нежелателен.
- Записи следует делать аккуратно, используя шариковую, перьевую или гелевую ручку со световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета.
- В ТК не следует использовать сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»).
- Все записи должны быть пронумерованы в пределах соответствующего раздела.
Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.
Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.
Процесс заверки книжки при отсутствии работы
Могут возникнуть такие случаи, когда процесс заверки копии трудовой книжки необходим, если человек нигде не работает. Очень часто данная необходимость возникает у пенсионеров. Причем запись в копии трудовой книжки «работает по настоящее время», естественно, не ставится.
Первый шаг – сделать ксерокопию всех страниц оригинала, после чего нужно пойти на последнее место работы и обратиться в бухгалтерию. Либо бухгалтер, либо кадровик осуществит всю дальнейшую процедуру заверения согласно действующему законодательству. На последней же странице будет указана та причина, по которой сейчас человек не работает. Бывают случаи, когда у владельца трудовой книжки нет возможности заверить копию этого документа. Тогда он может обратиться за процедурой к нотариусу.
Заполнение и получение трудовой книжки при увольнении
При увольнении работника в трудовой делается запись, где указывается дата, причина и документ, согласно которому увольняется работник. Это может быть приказ, акт, распоряжение. При увольнении с одного места работы по причине перевода на другое место делается отметка об увольнении с обязательным указанием причины: просьба работника или его согласие. Здесь следующая запись будет указывать на то, принят работник или переведен.
Выдается книжка сотруднику в тот день, когда ТД прекращает действие. Если сотрудник не может получить на руки трудовую, то работодатель обязан уведомить о надобности явиться в отдел кадров для получения документа. Для отправки данного документа по почте, необходимо согласие работника. Этим работодатель снимает с себя ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Получая трудовую книгу, работник расписывается в учетной книге движения трудовой и в личной карте. Трудовые книги, вкладыши и их копии должны сберегаться у работодателя до момента их востребования. Книжки, что не были востребованы, хранятся 75 лет.
Сведения о приеме на работу в трудовой книжке
Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.
Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.
В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.
Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».
Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.
В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».
На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.
- Сведения о переводах
Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.
При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:
В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.
В графе 2 — дату перевода.
В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».
В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).
- Запись о времени военной службы