Выдача подотчетных сумм работникам 2024 назначение платежа

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдача подотчетных сумм работникам 2024 назначение платежа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств. Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника например, кредитов , блокировкой карточки работника. Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника. В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы. Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ распоряжение, решение , подписанное руководителем компании.

Заполнение поля «21», «24» и «101»

Поле «21» (очередность платежа) имеет особое значение в ситуации, когда на расчетном счете нет либо мало денег. Тогда платежки выполняются по очереди, которая указана именно в этом поле. Для него предусмотрены значения:

• «1» — различного рода удержания по исполнительным документам, например, алименты;
• «2» — заработок, вознаграждение автору, выходное пособие по исполнит. документам;
• «3» — оплата согласно трудовому договору с погашением долгов в ПФР, ИФНС, ФСС, ФОМС;
• «4» — перечисления по исполнит. производствам, прочим требованиям;
• «5» — текущие перечисления (платежи в фонды, налоговую, по документам согласно календарной очередности).

Поле «24» (назначение перечисляемого платежа) при перечислении заработка сотруднику должно включать:

• наименование выплаты, например: «зарплата за март 2023 г.»;
• период, за который выплачивают деньги;
• ФИО сотрудника, которому производят выплату;
• реквизиты ведомости.

Если у нанимателя есть исполнительный лист, по которому нужно удержать деньги из зарплаты работника, в поле «24» проставляют сумму взыскания. Соответственно, если ничего не удерживается, то сумму взыскания не указывают.

Поле «101» — статус плательщика. Особенность его заполнения заключается в том, что при уплате долгов через судебных приставов заполняют одновременно:

• поле «101», указывая в нем код «31»;
• поле «22», указывая в нем УИН, который сообщил получатель (если не сообщил, то его не заполняют).

1. При оплате работы/услуги в графе «Назначение платежа» укажите номер и дату договора (номер и дата счёта), на основании которого осуществляется расчёт.
2. Желательно чтобы сумма платежа была соизмерима с размерами и оборотами компании.
3. Приведите номера, наименования и даты других документов, оправдывающих операцию по перечислению средств — № и дата счета, № и дата акта сдачи-приёмки работ, № накладной и т.д.
4. Укажите за какие товары, работы/услуги вы перечисляете оплату (приложение № 1 к Положению ЦБ от 19.06.2012 № 383-П). Если товаров много можно обобщать или указать самые дорогие товары из списка.

Как возвратить ошибочно полученные денежные средства?

Если к вам на расчетный счет «упали» случайно деньги, то радоваться не нужно

Не важно физическое вы лицо или юридическое, то вы должны знать о существовании в ГК РФ статьи 1107, которая не только обязывает деньги возвратить незамедлительно, но и предупреждает об ответственности за несвоевременный возврат

Пункт 2 статьи 1107 Гражданского кодекса РФ гласит, что возврат неосновательного обогащения могут сопроводить проценты за использование чужих средств. Процентная ставка определяется Банком России в соответствии с периодом (статья 395 ГК РФ).

Итак, если вы в банковской выписке обнаружили ошибочное поступление или же вам об этом сообщил контрагент, то незамедлительно уведомите об этом банк.

Уведомление банка производится письменно в произвольной форме. Заявление на возврат может быть также сделано по внутреннему регламенту банка. Смотрите по ситуации.

Уведомление сделать нужно в первые десять дней после выявления ошибки. Банк реагировать будет в зависимости от условий договора.

Два варианта реакции банка:

• если банк имеет возможность безакцептно списывать ошибочные суммы, то он сделает это, не дожидаясь распоряжения вашего контрагента. Этот случай самый желанный, то есть проблема решится в кратчайшие сроки;
• если банку не предоставлено право безакцептного списания ошибочно зачисленных сумм, то он будет ожидать распоряжение вашего контрагента.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Таким образом, Организации необходимо в Учетной политике прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.

На наш взгляд, использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не уместно, так как счет предназначен для расчетов с работниками по суммам, выданным ему в под отчет (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). А подотчетных сумм в этой ситуации работнику не выдавалось.

Для отражения расчетов с сотрудником по нашему мнению более корректным будет использование счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

1. Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении –»оплатить»).
2. Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65). Также данная компенсация не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В 1С операцию лучше всего оформить следующими документами:

• Поступление (акт, накладная);
• Списание НДС;
• Выдача наличных или Списание с расчетного счета. Вид операции – Прочий расход, счет дебета — 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Деньги в подотчет на карту работнику

Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.

Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

Истечения срока, на который выдавались деньги;
— возвращения из командировки;
— выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (например, товарные и кассовые чеки).
Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.
Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм. Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Компенсация расходов работника в пользу организации

Согласно новым правилам, компенсация расходов работника в пользу организации носит заявительный характер. Это означает, что работник, имеющий расходы, должен подать заявление и предоставить все необходимые документы, подтверждающие его расходы.

Компенсация расходов может осуществляться в различных формах. Например, сотрудникам могут оплачиваться командировочные расходы за переводы на наличные, карточные или банковские счета. Конкретные расходы регламентируются организацией и могут относиться к специальным отчетам или распоряжениям.

Для составления ответственного отчета обязательно нужно подробно указать все расходы. Это и командировочные расходы (перелеты, проживание и питание), и другие расходы, связанные с работой. Например, оплата экскурсий или такси во время командировок.

Работник может написать заявление на получение авансовых денег для расчетов. Если он уже потратил свои личные деньги на оказание услуг или приобретение товаров в интересах организации, то должен выдать деньги на их возмещение.

Система подотчетности позволяет улучшить мониторинг и контроль расходов работников. Кроме того, она позволяет работникам получать компенсацию своих затрат в интересах организации более удобным и быстрым способом.

Назначение авансового отчета

Авансовый отчет является важным инструментом регулирования расходов в части командировочных и учетных сумм. Его назначение — обеспечить прозрачность и контроль за использованием денежных средств, выданных сотрудникам организации на личные командировочные расходы.

Согласно новым правилам, сотрудники должны получать и заполнять авансовый отчет по командировочным расходам. Форма заполнения авансового отчета регламентируется должностным регламентом и командировочной декларацией.

Авансовый платеж позволяет сотрудникам использовать выданные деньги на личные нужды, связанные с командировками. Однако указанные расходы должны быть обоснованными и соответствовать правилам и условиям, принятым в данном учреждении.

Основное назначение авансового отчета — возмещение работнику расходов, представленных во время командировки. Сумма в авансовом отчете рассчитывается на основании сметы предполагаемых расходов и может включать расходы на проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы.

Если работник получает меньше суммы, указанной в предварительном отчете, он должен вернуть организации неполученные деньги. В противном случае, если сотрудник потратил больше суммы, указанной в отчете, необходимо вернуть дополнительную сумму.

Цель отчетности по вкладам — ответственное расходование средств, которое может контролироваться и прозрачно отслеживаться учреждением. Как организация, так и работник заинтересованы в том, чтобы указанные расходы соответствовали нормам и не превышали установленных лимитов.

Компенсация расходов работников в интересах организации

В соответствии с новыми правилами подотчета, компенсация расходов работников в интересах организации осуществляется по определенным правилам и с учетом различных факторов. Работникам можно выдавать суммы денег подотчетными или на их личные карты.

Если работникам необходимо расходовать определенные суммы денег в рамках своей деятельности, то они должны предоставить подотчетные документы о проведенных расходах. В отчете необходимо четко перечислить все потраченные суммы и предоставить подтверждающие документы в соответствии с установленными правилами.

Подотчетные суммы денег могут быть перечислены на банковскую карту работника или на его личную карту. В случае перечисления на банковскую карту, работник должен предоставить поручение о перечислении денег на указанный счет. При получении денег на личную карту, работник должен предоставить заявление о выплате компенсации.

Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?

Новым правилам подотчета, вступающим в силу с 2023 года, организации обязаны выполнять расчеты подотчетных сумм сотрудникам по банковской карте. Если работник потратил деньги в интересах компании, ему необходимо подтвердить эти расходы, предоставив подотчетный отчет.

Для перечисления подотчетных денег по банковской карте, работник должен написать заявление на выдачу карты и указать свои личные данные. В платежном поручении необходимо указать номер карты, на которую нужно перечислить компенсацию за расходы по подотчету.

В платежном поручении следует указать организацию, которая осуществляет перечисление подотчетных денег, а также указать сумму, которую необходимо перечислить на карту. При этом, следует придерживаться правилам и требованиям организации по подотчету.

Оплата подотчетных расходов производится исключительно в интересах организации и должна соответствовать установленным правилам. Платежное поручение на перечисление подотчетных денег должно быть составлено четко и согласно действующим правилам и законодательству.

Если подотчетные деньги будут использоваться в неправильных целях или будут потрачены неправильно, компания имеет право блокировать карту и устанавливать дополнительные ограничения на работника. Поэтому правильно и четко оформленное платежное поручение – это залог успешного и безопасного использования подотчетных денег.

Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет

Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:

• Во-первых, следует иметь в распоряжении реквизиты карточного счета, на который будут переводиться подотчетные суммы, чтобы средства ушли по назначению.
• Во-вторых, в назначении платежа необходимо прописать, что именно представляют собой эти деньги: подотчетные суммы на командировочные расходы или на приобретение товаров для хозяйственной деятельности организации.

Порядок учета командировочных расходов в 2019-2020 годах см. по ссылке.

Именно указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров. Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:

• «Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Иванова С. Р. согласно приказу от 12.03.2020 № 18/П. Без НДС» — такая фраза будет уместна при перечислении безналичного аванса.
• «Компенсация перерасхода сотруднику Иванову С. Р. по авансовому отчету от 15.03.2020 № 32. Без НДС» — такая формулировка может использоваться при возмещении перерасхода сотруднику.

Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».

Приказ с перечнем подотчетных лиц не заменяет заявления

Дело в том, что с одной стороны стоит взыскатель, который несет убытки из-за отсутствия оплаты за предоставленные услуги, а с другой — должник, который может быть лишен комфортных жилищных условий и удобства в ведении хозяйства без причины. Поэтому такие заседания проводятся в течение нескольких дней. Для большинства ситуаций срок не превышает 10 дней с момента подачи жалобы.

Общие положения предоставления коммунального обслуживания описаны в Постановлении Правительства №354 (в свежей редакции 2019 года). В документе также указан срок максимальной продолжительности неуплаты без последствий. Затем управляющая вправе инициировать процедуру взыскания задолженности. В 2020 году действует новый порядок, утвержденный в 2020 г. – до этого система работала по иному принципу.
Поэтому, директор, когда подписывает заявление на выдачу денег в подотчет, на свое усмотрение вправе решить, кому и на какой срок выдавать деньги в каждой конкретной ситуации. Например, на срочную покупку факса конечно же он может выделить один день. А на заявлении в под отчет работника, отправляющегося в длительную командировку, руководитель может сделать запись о годовом сроке.

Распоряжение на выдачу подотчетных сумм директору образец

Это номер формы унифицированного бланка, действительного на сегодняшний день. Начинаем заполнять поля документа по очереди.

Перечисление подотчетных денежных средств»;

• необходимо помнить, что работник в обязательном порядке должен писать заявление на каждую операцию по перечислению подотчетных средств на его карту или же с неё.

Однако раньше сумму наличных и срок, на который они выдаются, должен был собственноручно писать руководитель в своей распорядительной надписи. Теперь же, и сумма и срок указываются в тексте заявления, а руководитель пишет только «выдать». Это ближе к реальности. Форма заявления о выдаче денег под отчет так и осталась свободной.

Специальный приказ о направлении работника в командировку по форме №Т-9, Т-9а Максимально точно составленное служебное задание Для этого применяется унифицированная форма №Т-10а Удостоверение для свершения командировочной поездки №Т-10 Данные документы должны быть по прибытии сданы в бухгалтерию и отдел кадров.

Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».

Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

В назначение платежа обязательного необходимо отразить наименование контрагента и товар/услугу за которую перечисляют деньги.

В поле «Статус плательщика» укажите статус того лица, за которое платите налог. Впишите в это поле:

• 01 — если платите налог за компанию
• 09 — когда перечисляете налог за ИП
• 13 — за физлицо
• 02 — за налогового агента

Когда подотчетные средства могут быть признаны доходом

Случаи, когда подотчетный работник, получив деньги на хозяйственные нужды, не спешит отчитаться об их расходовании, не так уж и редки.

Если у организации нет документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, то суммы, выданные работнику, облагаются НДФЛ. Правомерность такого подхода даже в отношении руководителя фирмы подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 03 февраля 2020 года № 310-ЭС19-28047. И ФНС уже ссылается на это решение.

Когда сотрудник должен вернуть подотчетные деньги

Основной документ, определяющий отношения работодателя и работника в части выдачи денег под отчет, – это Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Ими могут быть:

· любые работники организации, в том числе ее руководитель; работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа; работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в Указании № 3210-У;

· физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители) (Письмо Банка России от 02 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859).

Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ, в котором обязательно указываются Ф. И. О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата, подписанное руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).

Деньги под отчет могут выдаваться наличными из кассы или перечисляться на личную банковскую карту работника (Письмо Минфина РФ от 21 июля 2017 года № 09-01-07/46781). Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств. Также расходы могут осуществляться работниками с использованием корпоративной банковской карты фирмы.

Похожие записи:

• Может ли ребенок старше 12 лет лететь один, без сопровождения взрослых?
• Незаконная приватизация – справедливость должна восторжествовать
• Чем отличается гражданский брак от официального?