Табель учета рабочего времени: для чего нужен, кто и по какой форме составляет

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени: для чего нужен, кто и по какой форме составляет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.

В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.

В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.

Кто заполняет табель учёта рабочего времени

Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.

Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.

Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.

Унифицированные формы табеля

Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.

Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.

Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.

В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.

Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.

Форма Т-12: отличие и правила заполнения

Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.

Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.

В графах 8-13 отражаются данные за месяц:

• 8 – количество отработанных дней;
• 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).

В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

2. Коды по ОКУД и ОКПО.

3. Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

4. Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Особенности и применение форм Т-12 и Т-13

Давайте рассмотрим ближе две основные формы табеля учета рабочего времени — Т-13 и Т-12, и разберем их особенности и сферы применения.

Форма Т-13

Форма Т-13 считается более распространенной и чаще используемой для ведения табеля учета рабочего времени. Эта унифицированная форма или электронный табель хорошо знакома специалистам отдела кадров. Она представляет собой стандартный способ учета отработанных часов. Особенно удобна форма Т-13 для отслеживания деталей неявки на работу, включая причины таких неявок, как отпуск во время сессии студентов, повышение квалификации или различные виды отпуска по нетрудоспособности. Эта форма также позволяет вести учет за период менее 31 дня. Заполненный Т-13 является основанием для начисления заработной платы.

Скачать форму Т-13 по ссылке>>

Форма Т-12

Форма Т-12, в отличие от Т-13, применяется в случае, если учет рабочего времени ведется вручную. Она имеет более детальную структуру и используется в ситуациях, когда необходимо учитывать отклонения от нормального трудового режима, такие как работа в праздники или сверхурочные. Также форма Т-12 может использоваться для суммированного учета рабочего времени, где количество отработанных часов в разные смены может отличаться от нормы.

Скачать форму Т-12 по ссылке>>

Независимо от выбранной формы табеля, заполнение начинается с внесения реквизитов организации, включая полное наименование, код ОКПО и организационно-правовой статус. Также указывается структурное подразделение или отдел, по которому ведется учет. Затем в табель вносятся номер документа по внутреннему документообороту и отчетный период.

Выбор между формами зависит от потребностей и специфики организации, а правильное заполнение табеля учета рабочего времени является важной составляющей для обеспечения соблюдения трудового законодательства и правильного начисления зарплаты.

Заполнение табеля: правила и рекомендации

Чтобы облегчить процесс управления кадровыми ресурсами и обеспечить единообразие в учете, рекомендуется следовать нескольким полезным советам:

• Укажите реквизиты табеля. Независимо от выбранной формы табеля, всегда указывайте ее реквизиты в верхнем правом углу: номер, данные о том, каким документом она утверждена и дату утверждения. Это помогает унифицировать учет и обеспечивать использование актуальных бланков.
• Определите порядок составления списка. Порядок, в котором вы укажете сотрудников подразделения в табеле (например, по алфавиту, табельному номеру или должности), может быть определен в соответствии с потребностями вашей организации.
• Сплошной или по отклонениям. Решите, будете ли заполнять табель по сплошному принципу, фиксируя все явки и отсутствия, или по отклонениям, отмечая только специфические события, такие как больничные, прогулы и сверхурочная работа. Важно, чтобы все табельщики были в курсе выбранного метода, чтобы обеспечить единообразие в оформлении.
• Подтверждение отметок. Все отметки в табеле о неявках должны быть подтверждены соответствующими кадровыми документами, оформленными согласно правилам. Например, для отметки о командировке, должен быть приказ о направлении в командировку; для отпусков — график отпусков; для временной нетрудоспособности — листок временной нетрудоспособности.
• Учет времени. Явки и неявки, учет которых ведется в днях, можно обозначать только проставлением кода в верхней графе, без указания часов. Однако ночную работу, однодневные командировки с выходом на работу в этот же день, работу в выходные и праздничные дни следует отражать по часам. Это необходимо для правильного начисления заработной платы.

Виды учёта рабочего времени

Итак, руководство обязано фиксировать отработанные часы. Но закон не настаивает на конкретном способе. Поэтому бизнес может выбрать собственный метод. Вариантов учёта несколько.

Чем грозит неправильное ведение документа?

Каждый работодатель по закону обязан вести табель учета рабочего времени сотрудников и это обязательство прописано в ТК РФ. Если организация игнорирует законные требования по наличию табеля или ведет его, не учитывая нормы и требования к его использованию и последующему архивному хранению, то трудовая инспекция вправе зафиксировать нарушения и наложить на юридическое лицо штраф или передать дело в судебную инстанцию.

В самой же компании документ является основным для расчета и выплаты зарплаты. По нему бухгалтерия проводит все начисления. Если между работником и работодателем возникнет трудовой спор по отработанному времени, то табель будет главным доказательством. В случае отсутствия работника на рабочем месте по неуважительной причине, табель опять же выступает документом, в котором четко фиксируется неявка на работу, вследствие чего можно будет привлечь сотрудника за прогул.

Формирование табеля учета рабочего времени в ручном режиме

Для формирования табеля учета рабочего времени в ручном режиме следует определиться с его формой. Обзорно рассмотрим вариант ручного заполнения на примере рекомендованной формы Т-12. Ручное заполнение следует вести чернилами или шариковой ручкой синего цвета, помарки и ошибки должны быть исправлены регламентированным образом (зачеркивание, указание верного варианта, удостоверяющая подпись).

Данная форма будет состоять из трех частей:

На первой (титульный лист) следует указать перечень используемых сокращений, которые описывают характер работы: например, «Я» — явка, «ОТ» — отпуск, «К» — командировка, «РВ» — работа в выходной день и так далее. Перечень довольно обширный, размещается в открытом доступе и предусматривает описание самых разных ситуаций, которые могут иметь место.

Вторая часть — собственно табель учета рабочего времени. По желанию работодателя, в него вносится или вся информация по фактической отработке, или только информация по возникающим отклонениям от обычного трудового распорядка. В шапке таблицы указываются сведения об организации и структурном подразделении, а также о номере табеля (обычно выбирают сквозную нумерацию в течение года) и учетном периоде. Сама таблица — это перечень сотрудников с указанием их табельных номеров, ФИО и отметке о характере фактической работы в конкретный день месяца, в соответствии с вышеприведенной классификацией. Также обязательно указание времени работы (в часах), чтобы установить факт выработки нормы, работы менее положенного времени или сверхурочного труда. В итоговых столбцах таблицы суммируется фактически отработанное время за половину месяца (для выплаты аванса) и за весь месяц (для выплаты заработной платы). Под таблицей ставит подпись как то должностное лицо, что непосредственно занималось заполнением табеля, так и вышестоящее должностное лицо, которое табель проверило и приняло, тем самым подтвердив его правильность и соответствие истине.

Унифицированные формы

Статья 91 ТК РФ отображает обязанности, накладываемые на руководителя учреждения, по организации контроля распорядка дня на руководимой им фирме. Для этого, решением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 приняты унифицированные бланки (Т-12 и Т-13), на которых фиксируются отработанные часы личным составом компании.

При этом, применение данных шаблонов не обязательно. Руководитель предприятия вправе принять собственный шаблон фиксирования соблюдения распорядка дня.

Бланки Т-12 и Т-13 различаются по способу заполнения. Так, бланк Т-12 заполняется при ручном способе контроля распорядка дня, а бланк Т-13 заполняется при автоматизированном фиксировании посещения работы сотрудниками.

Современные руководители предприятий предпочитают работать с бланком Т-13, так как он проще в оформлении.

Ниже предлагается более подробное рассмотрение названых унифицированных бланков.

Как уже было написано в предшествующих разделах, бланк Т-13 применяют в тех компаниях, где налажена автоматическая фиксация соблюдения распорядка дня, путем установки турникетов на проходной.

Бланк Т-13 регламентируется решением, принятым Госкомстатом под №1 от 05.01.2004. Для бухгалтерии предлагаемый бланк является основанием для всех начислений. Благодаря такому способу учета кадровики имеют возможность отслеживать явку личного состава на свои рабочие места согласно установленному графику. Такой бланк также может стать основанием для наложения взысканий лицу, нарушившему рабочий распорядок.

При заполнении данного бланка также используются кодовые символы, для фиксирования трудовой деятельности работающего лица.

Примечание. Форма Т-13 не относится к обязательной для исполнения. Руководитель компании вправе утвердить собственный шаблон.

Учет рабочего времени в 1С:ЗУП

В различных компаниях предусмотрены свои способы учета отработок. Они напрямую влияют на порядок внесения данных о рабочем времени в программу 1С:ЗУП, а также на дальнейшую выдачу заработной платы сотрудникам.

Учет отработки может осуществляться двумя основными способами:

1. Учет отработанного времени. Данный способ предполагает, что проводится сплошная фиксация (регистрация) реальных отработок. Кроме того, такой способ учета отработок предполагает не только фиксирование имеющихся отклонений, но и последующее заполнение табеля. Формирование обязательной формы отчета (табель Т–13) осуществляется на базе учтенных фактических данных.
2. Учет отклонений. При этом в программу 1С:ЗУП вносятся следующие данные: расхождения с исходным графиком работника, например. прогулы, невыходы на работу, взятые отпуска и т.д. При учете отклонений ведение табеля не является обязательным, а регистрация всех выявленных отклонений проводится отдельно.

Организация учёта рабочего времени на предприятии

Обязанности табельщика возлагаются на кадровика, бухгалтера, руководителей отделов, директора организации, любое другое лицо по должностной инструкции или приказу. Учёт рабочего времени организуется по общим для всех работодателей правилам:

1. Табель ведётся по всему предприятию в целом или отдельно по каждому подразделению.
2. В табеле отмечаются рабочие дни каждого сотрудника с указанием количества фактически отработанных часов, а также командировки, отпуска, больничные и т.д.
3. В документе регистрируются все неявки персонала, что позволяет зафиксировать прогулы.
4. Занесение в табель вновь принятого сотрудника и удаление уволенных происходит на основании кадровых документов: приказа о приёме на работу, приказа об увольнении, трудового соглашения.
5. Каждому работнику присваивается уникальный табельный номер, который служит его идентификатором в системе кадрового делопроизводства. Данный номер остаётся за ним на весь срок работы и не меняется при внутренних перемещениях. После увольнения табельный номер должен находиться «на карантине», то есть не использоваться повторно в течение трёх лет.

Похожие записи:

• Налоги и страховые взносы: что изменится в 2023 г.
• Как индексируется присужденная судом компенсация морального вреда?
• Как заполнить и подать налоговую декларацию о доходах 3-НДФЛ