Объяснительная записка по недостаче на складе при инвентаризации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Объяснительная записка по недостаче на складе при инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Объяснительная о недостаче при инвентаризации может составляться материально ответственным лицом в свободной форме при помощи чистого листа бумаги, чёрной или синей шариковой ручки. Этих средств будет вполне достаточно для формирования необходимой нам записки.
Инструкция по составлению объяснительной
В правом верхнем углу листа бумаги пропишем ФИО руководителя фирмы, ведь именно ему будет адресоваться наша объяснительная, его должность, а также полное наименование компании со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее по тексту указываем ФИО сотрудника, занимаемую им должность в штатном расписании.
Следующим шагом ссылаемся на факт проведения инвентаризации в компании. Затем обозначаем, что в рамках инвентаризации была выявлена недостача, а вы являетесь материально ответственным лицом. Затем мы стараемся объяснить, откуда взялась недостача, с чем она связана, что стало её причиной. Если вы имеете в запасе какие-либо документы, способные подтвердить вашу позицию, приложите их к объяснительной.
В завершение работы с документом мы оставляем на бумаге свой автограф, ставим дату формирования объяснительной. Передаём итоговый вариант на рассмотрение руководству фирмы лично либо через отдел кадров. На составление объяснительной у нас будет всего два дня, так что не следует затягивать.
Все о недостаче: от выявления до возмещения ущерба
Выявление недостачи и расчеты по ней чреваты судебными спорами – по искам как работника, так и работодателя. Документирование таких операций требует строгого соблюдения прав обеих сторон.
Контроль за сохранностью имущества экономического субъекта – важнейший элемент системы внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете», подп. «а» п.
3 Информации Минфина России № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности»). К числу процедур внутреннего контроля фактического наличия и состояния объектов относится инвентаризация (подп. «е» п.
8.1 Информации № ПЗ-11/2013). Рассмотрим особенности этой процедуры для предприятий торговли применительно к выявлению недостачи товаров.
Во время проведения инвентаризации результаты подсчета заносятся в форме ИНВ-26 . По ее результатам подводится итог соответствия фактического наличия данным бухгалтерского учета. С материально-ответственного лица берется пояснение, если обнаружены недостача либо убытки.
Если в организации принято извещать руководителя путем составления служебной записки о результатах инвентаризации, то председатель комиссии пишет ее.
- В шапке документа указываются данные инициатора и руководителя. Например, « директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от начальника гаража Ломова Е.Д. »
- В теле указываются выявленные факты и просьба принять решение в отношении имеющихся расхождений. К примеру, « Предлагаю по факту недостачи провести проверку, установить виновных лиц и привлечь их к дисциплинарной ответственности с возмещением нанесенного ущерба. ».
Сверстать основные данные по акту лучше в сводной таблице.
Внизу ставится подпись составившего документ и дата составления.
К служебной записке прилагается объяснение материально-ответственного лица, исходя из которого руководитель принимает решение. Если он считает, что нет факта хищения, то принимает решение о списании отсутствующих деталей. В противном случае с МОЛ производится удержание согласно приказа.
Для чего нужна сличительная ведомость?
После завершения обхода комиссия сверяет данные ведомости ИНВ-1 с показателями, отраженными в регистрах бухгалтерского учета.
Все выявленные расхождения между ними заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств ИНВ-18, утвержденную постановлением 88, или аналогичную ей форму, разработанную организацией.
Все неучтенные объекты ставятся комиссией на бухгалтерский учет, а по неверно отраженным ОС вносятся необходимые корректирующие записи.
Постановка на учет вновь выявленных объектов производится по действующим рыночным ценам. Степень износа объекта определяется с учетом его фактического состояния. Эти изменения оформляются внутренними актами предприятия.
При выявлении фактов модернизации или ликвидации объектов ОС, которые не были отражены в бухгалтерском учете, в нем делаются корректировочные записи, отражающие увеличение или уменьшение их балансовой стоимости.
По объектам, которые в результате проведенных доработок изменили свои технические характеристики, в опись вносятся новые данные.
По основным средствам, вышедшим из строя и не подлежащим восстановлению, а также по объектам, находящимся в аренде или на ответственном хранении, составляются дополнительные описи.
Те объекты ОС, по которым не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных описях не отражаются.
Ответственность работников за недостачу
Недостача — отрицательная разница между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. Если у бухгалтера числятся по кассе 100 000 руб., а там лежат только 70 000 руб., то речь идет о недостаче в размере 30 000 руб.
Она образуется не только из-за денег. Товары, материалы, оборудование, мебель — все это пропадает с территории фирмы по причине умышленного хищения, непроизвольной халатности ответственных лиц и естественной убыли. В последней никто не виноват, она возникает «природным путем» в результате изменения биологических или физико-химических свойств товара — порча овощей, высыхание краски и т. п. Тем более, существуют нормы допустимой недостачи при инвентаризации в рамках естественной убыли. Они утверждены Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 № 252.
Согласно ст. 232 и 238 ТК РФ, работники обязаны возместить причиненный по их вине ущерб работодателю. Но он должен быть действительным (3 банки краски, 5 кг огурцов), а не предполагаемым типа упущенной выгоды.
В целях подстраховки работодателю разрешено заключать договоры о полной материальной ответственности с работниками, контактирующими с деньгами или ТМЦ. Полная материальная ответственность позволяет работодателю взыскать с работника всю сумму причиненного ущерба. Правда, «повесить» такую ответственность получится далеко не на каждого. Перечень должностей, с которыми работодатель вправе заключить договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 (приложение № 1). К сравнению, кладовщик несет полную ответственность за содержимое вверенного ему склада, а уборщик — нет. Хоть и находится там каждый день и теоретически тоже может совершить кражу.
И тот, и другой будут возмещать убыток. Разница — в размере возмещения. Если с работником не заключен такой договор, то максимум, что вы с него получите, — среднемесячный заработок (ст. 241 ТК РФ). Согласия виновника не требуется, работодатель вправе удержать из его зарплаты сумму недостачи в рамках ст. 248 ТК РФ. Но не более 20% от ежемесячной выплаты (ст. 138 ТК РФ). Поэтому, если сумма крупная, то взыскание длится несколько месяцев, пока не выберется вся сумма среднемесячного заработка.
При полной материальной ответственности с работника получится взыскать всю стоимость причиненного ущерба. Но и здесь не все так просто. Принудительно бухгалтер вправе списать только среднемесячный заработок, остальное — по согласию виновника или через суд.
Причины появления излишков и недостач
Процесс инвентаризации помогает выявить отклонения учетных данных от фактического наличия имущества. Излишек появляется, когда денежные средства и их эквиваленты организации превышают зарегистрированную собственность. И наоборот, недостатки указывают на недостающий ресурс.
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете зависит от причины несоответствия. Инвентаризационная комиссия составляет список неточностей и отправляет его лицу, ответственному за рассмотрение результатов контроля. Причины образования излишков и недостач могут быть следующие:
Нехватка излишков
| Инвентарные ошибки | Естественная убыль |
| Незарегистрированные поставки | Ошибки в инвентаризации |
| Чрезмерная экономия | Затраты на производство |
| Ошибки в учете отпуска материалов и продукции | Незаконное присвоение |
| Переизбыток | Некомпетентность или отсутствие материально ответственных лиц (MOL) |
Объяснительная по недостаче товара
В искусстве. 193 ТК РФ гласит, что любой работник за нарушение служебных и трудовых обязанностей подлежит наказанию в виде дисциплинарных взысканий. Но работодатель не может наказать сотрудника, не попросив письменного объяснения. Работник не имеет права отказать работодателю в письменном объяснении произошедшего. Он обязан сделать это в течение 2 рабочих дней. Если работник отказывается и не дает объяснений в указанный срок, работодатель составляет акт. Это обстоятельство никоим образом не препятствует наложению дисциплинарного взыскания.
Этот вид документов относится к серии документов обслуживающего персонала. Его нужно доставить либо в отдел кадров, либо в секретариат менеджера, либо напрямую руководителю.
В этом официальном документе сотрудник признает факт нарушения дисциплины и указывает причины, по которым этот факт произошел.
Заметка пишется от руки на стандартном листе бумаги или на фирменном бланке компании. Он должен состоять из 2 частей:
- текущий — подтверждение опоздания;
- пояснительная — здесь сотрудник объясняет, почему опоздал. В этой части документа сотрудник приводит причины и аргументы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) факт его опоздания.
Но все официальные документы от руки требуют от сотрудников отдела кадров, а также от работодателей. Это успокаивает против обвинений. В судебной практике были случаи, когда сотрудники отказывали в признании отцовства распечатанного на компьютере документа. Отсутствие товара можно определить при инвентаризации. Затем работник, являющийся лицом, материально ответственным за вверенные ему ценности, должен написать работодателю пояснительную записку о факте недостачи.
Как правильно написать объяснительную при недостаче инвентаризации
Инфо Вы должны подтвердить отсутствие данного имущества и написать причину, по которой оно могла пропасть, конечно пишите, что вашей вины в пропаже нет, но надо пояснять почему. Если обнаружен факт недостачи, то наличие объяснительной просто необходимо, только писать её можно с признанием вины либо с не признанием, если вы не виноваты. Писать объяснительную нужно на имя своего непосредственного начальника, которому вы подчиняетесь.
А в тексте объяснительной вы должны указать количественные аспект недостачи, когда вы это обнаружили, ваши подозрения и факты виновности кого-либо, если вы не виновны. В объяснительной обязательно укажите, что Вы не имеете отношения к случившейся недостаче, надлежащим образом осуществляли свои должностные обязанности, противоправных действий не совершали. Объяснительную напишите в 2-х экземплярах.
Как написать объяснительную про недостачу?
Важно Напишите как вы выполняли ход вашей работы, то есть честно все как есть, и при этом куда вы отлучались и на сколько. Кто при этом отвечал и имел доступ к товару и что считают они. Тем самым вы дадите ход расследованию и всех начнут подтягивать и разбираться.
Конечно возможно на вас некоторые сотрудники будут злы, но возможно и выкупите кто брал по реакциям, ну и если не разберетесь с первого раза точно, то припугнети. Затем делайте то же при рецидивах и все рано или поздно прояснится. Написать объяснительную можно так: Факт обнаруженной недостачи товара признаю, но свою прямую вину отрицаю, так как противоправных действий не совершал, свои должностные обязанности выполнял добросовестно и честно, без ошибок.Недостача могла возникнуть вследствие естественной убыли товара, кражи покупателей и сбоев в программе 1″С».
Объяснительную по недостаче товара нужно написать всему коллективу (заведующей,менеджеру, оператору, продавцам). Что написать конкретно? Пример объяснительной. В магазине нет противокражной системы, есть видеокамеры и охрана. Продовольственный магазин, самообслуживание. подробнее о бонусах бонус за лучший ответ (выдан): 10 кредитов тэги: магазин, недостача, объяснительная категория: другое Мне кажется, тут не объяснительная нужна, а докладная записка на имя директора.
Ведь я поняла, что недостача связана с исчезновением товара в тот момент, когда вы не видели. А заодно и охрана пусть пишет — почему недоглядели.
Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?
Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.
Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.
Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:
- преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
- противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
- присутствие ошибок и недочетов в документации.
Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.
Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.
При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.
Мы постарались вам рассказать и показать на конкретных примерах, что такое излишки при инвентаризации, как происходит оприходование и как начисляется налог на прибыль и НДС. Мы рекомендуем вам для успешного проведения операции использовать ПО, например, от компании «Клеверенс». Программа поможет правильно организовать рабочее место, не допустить фатальных провалов при составлении отчетности. Квалифицированные специалисты дадут бесплатные консультации по установке и настройке.
Вот наглядная демонстрация инвентаризации имущества в организациях с помощью Mobile SMARTS и комплекта оборудования.
Если у вас на предприятии используется «1С:Бухгалтерия» в любой поставке, «1С:УПП» или 1С для строительной организации, и вы планируете проводить инвентаризацию только на штрихкодах (не будете использовать RFID), то вам полностью подходит специальный драйвер для проведения инвентаризации от Клеверенс, в комплект поставки которого входят все программы и обработки, необходимые как для печати этикеток, так и для работы с терминалом сбора данных. Если вы планируете внедрять RFID, то вам подходит уже другая программа — Клеверенс: Учет имущества.
Выявление недостачи после инвентаризации товаров
После проведения инвентаризации товаров и денег в кассе может быть выявлена недостача. В таком случае работник, входящий в состав инвентаризационной комиссии, должен оформить объяснительную записку своей деньгой. В этой записке необходимо указать причины обнаружения недостачи, а также предложить дальнейшие действия по ее выявлению и взысканию.
Для грамотного составления объяснительной записки после выявления недостачи необходимо:
- Указать дату и место составления записки.
- Описать факт обнаружения недостачи и указать сумму, которая была обнаружена.
- Определить причины возникновения недостачи, например, ошибки при проведении операций или недобросовестные действия работника.
- Предложить дальнейшие действия, такие как проведение дополнительной проверки или привлечение кассира к ответственности.
- Указать, что инвентаризационная комиссия будет разбираться в данном случае и принять меры в соответствии с установленными правилами и законодательством.
- Если необходимо, приложить документы или материалы, подтверждающие выявленную недостачу.
После оформления объяснительной записки ее следует передать руководству или предпринимателю для принятия решения о дальнейших действиях. Работодатель или предприниматель может привлечь кассира к ответственности, взыскать сумму недостачи или наложить штраф в зависимости от категории нарушения.
В случае обнаружения излишков товаров или денег в ходе инвентаризации также может быть оформлена объяснительная записка. Она должна содержать аналогичные разделы, что и при выявлении недостачи, но указывать на излишки и причины их возникновения.
Важно отметить, что выявление недостачи или излишков после инвентаризации требует внимательного учета и контроля со стороны работников и инвентаризационной комиссии. В случае умышленного или виновного действия работника может быть привлечена уголовная ответственность.
Ниже представлен пример объяснительной записки после выявления недостачи:
| Образец объяснительной записки |
|---|
|
Я, работник А, входящий в состав инвентаризационной комиссии, объясняю, что в ходе инвентаризации товаров и денег кассы, проводимой 01.01.20XX, была обнаружена недостача в сумме XX рублей. Причиной возникновения недостачи является ошибка при проведении операций с товаром, а именно некорректное оформление документов и недобросовестные действия работника Б. Для выявления полной суммы недостачи необходимо провести дополнительную проверку и оформить акт с участием инвентаризационной комиссии. Также требуется привлечь кассира Б к ответственности согласно установленным правилам и законодательству. Инвентаризационная комиссия будет разбираться в данном случае и принять меры в соответствии с установленными правилами и законодательством. Прилагаю копии документов и материалов, подтверждающих выявленную недостачу. |
После выявления недостачи после инвентаризации товаров и денег кассы, возникает вопрос о том, что делать дальше. Кто и в каком порядке обязан принять меры по устранению недостачи? В данной ситуации роль основного исполнителя возлагается на кассира.
Кассир, который обнаружил недостачу, должен составить объяснительную записку, в которой указать дату и время выявления недостачи, а также описать ее причины и обстоятельства. Записка должна быть составлена в письменном виде и подписана кассиром.
Важно отметить, что объяснительная записка не должна быть направлена кассиром в момент выявления недостачи. Кассир должен сообщить о случившемся непосредственно своему руководителю или ответственному лицу в магазине.
По получении объяснительной записки, руководитель или ответственное лицо должны провести проверку правильности оприходования товаров и денежных средств, а также убедиться в точности подсчета кассы. Для этого могут быть использованы документы, такие как кассовый журнал, кассовый отчет и другие сводные таблицы.
Если в результате проверки выявлены факты нарушения порядка ведения кассовых операций или неправильности в оприходовании товаров, руководитель или ответственное лицо должны принять меры по устранению этих нарушений. В таких случаях могут быть предприняты меры дисциплинарного воздействия в отношении кассира, а также возможны действия по взысканию суммы недостачи.
В случаях выявления излишков в кассе или товарах, кассир также должен составить объяснительную записку, в которой указать дату и время выявления излишков, их причины и обстоятельства. Записка должна быть направлена кассиром руководителю или ответственному лицу в магазине.
По получении объяснительной записки о излишках, руководитель или ответственное лицо должны провести проверку правильности оприходования товаров и денежных средств, а также убедиться в точности подсчета кассы. Если выясняется, что излишки имеют место быть, руководитель может принять решение о проведении инвентаризации в данной категории товаров, чтобы выяснить причины и обстоятельства их возникновения.
В случае выявления недостачи или излишков, кассиру может быть применено дисциплинарное воздействие в соответствии с трудовым законодательством. Возможны также действия по взысканию суммы недостачи или излишка с кассира.
Всегда помните, что в случае выявления недостачи или излишков, необходимо действовать в соответствии с установленными правилами и процедурами. Каждый случай может иметь свои особенности и нюансы, поэтому важно обратиться к бухгалтерскому учету и юридическим нормам для получения подробной информации о порядке действий и ответственности в данной ситуации.
Как написать объяснительную записку при излишках
Не допускается использование эмоционально-окрашенной лексики при написании документа.
- Обязательное отсутствие обсценной и просторечной лексики.
- Краткость изложения информации. Не стоит писать поэму на десяти листах, достаточно кратко и по существу изложить основные моменты.
- Документ всегда составляется от первого лица.
- В изложении события должна просматриваться логика, четкая хронология.
- В тесте объяснительной записки отсутствуют итоговые выводы. То есть, не следует в конце документа писать: «Исходя из изложенных фактов, я считаю себя невиновным в опоздании на работу».
- Правильно составленная записка, в которой указаны не только факты, которые послужили ее написанию, но и весомые аргументы в пользу работника, могут смягчить проступок, следовательно, помогут если не избежать наказания, то хотя бы частично уменьшить сумму штрафа.
Как написать объяснительную на работе
Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке. Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия. Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах.
Решение руководителя закрепляется в приказе. Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации. Если в недостаче виноват сотрудник, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С. приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С.
Чтобы начальство вас не подставило и не привлекло к ответственности из-за того, что вы не сдали вовремя документ, предоставьте 2 экземпляра. Один документ с проставленной датой и номером оставьте себе, для подтверждения, а другой отдайте начальнику. Вот еще один пример правильно оформленной записки: Акты по недостаче или излишкам при инвентаризации – образцы написания Существует несколько актов, которые может заполнить работодатель, проводя инвентаризацию.
Во-первых, это акт по форме № ТОРГ-2. Его следует заполнять в том случае, когда при приемке товара или пересчете возникла недостача, либо товар был некачественным. Составив акт, работодатель может уверено заявлять о своих правах продавцу и требовать прислать еще товар, либо возместить ущерб. Во-вторых, это акт по форме № ТОРГ-3. Такой документ следует оформлять, если существуют расхождения при приемке импортных товаров.