Правила применения системного подхода
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила применения системного подхода». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В чем же разница? Подходы к процессу управления базируются на разном отношении к самой организации, ко времени и к моменту приложения управляющего воздействия и к давлению со стороны окружающей среды. Так, процессная система рассматривает менеджмент как бесконечную цепь взаимосвязанных управленческих функций. Системный вариант акцентирует внимание на том, что организация состоит из множества подразделений, так или иначе взаимодействующих между собой. А ситуационный подход к управлению концентрируется на сиюминутном принятии решений, исходя из происходящих на рынке событий.
Базовые системы управления
Такой подход к управлению оказывается эффективным только в том случае, когда менеджер умеет правильно и оперативно определять и оценивать переменные сложившейся ситуации и степень их воздействия на предприятие. Если ситуация поддается анализу, то остается очень мало места для всевозможных домыслов и использования метода «проб и ошибок».
Именно поэтому теоретиками этой методики выделяются стаж и опыт руководителя как важнейшие элементы успеха фирмы. Только в последние годы проведенные исследования позволили выделить некоторые ситуационные переменные, существенно влияющие на принятие управленческого решения.
Тем не менее определить все переменные (и особенно степень их воздействия на ситуацию) невозможно. Все, начиная с темперамента и настроения каждого сотрудника фирмы и заканчивая геополитическими изменениями в мире, может в той или иной степени сказаться на правильности принятого решения. Опытные специалисты рассматривают две категории факторов:
1) имеющие прямое воздействие на компанию;
2) потенциальные.
Состояние российского менеджмента
Менеджмент в Российской Федерации находится на стадии становления, его эффективность пока невысокая. Остро стоит проблема подготовки хороших специалистов в этой области. Не хватает по-настоящему эффективных курсов по менеджменту.
Существует три условные модели российского менеджмента.
Модель «здравого смысла»
В 90-х руководителями становились все, кто этого хотел, даже не имея никакой подготовки в области управления. В те годы «здравого смысла» хватало на то, чтобы руководить бизнесом. Но по мере расширения организаций такая модель начала показывать свою несостоятельность.
Модель «советских методов управления»
Не все организации смогли продвинуться вперед. Их система управления мало чем отличается от той, которая была 50 лет назад.
Модель «западной культуры»
В первую очередь страна перенимает внешнюю атрибутику западного менеджмента – элегантность, хороший дизайн помещений, вежливость. Технологические структуры также активно внедряются – компьютеризация, специальные программы, системы связи.
Освоение западной модели корпоративного управления продвигалось медленно, но ускорилось в последние годы. Влияние на культуру российского менеджмента усиливается и способствует внедрению наиболее современных тенденций менеджмента в России.
Эта теория берет свое начало из 50-х и до сих пор играет важную роль в управлении. Здесь работает принцип обратной связи между частями и целым, целым и окружающей средой, частями и средой.
Любая организация воспринимается как единый механизм, где работают различные подсистемы, которые тесно связаны между собой. Это комплексный подход, он учитывает все сферы, отделы, управленческие уровни, технические составляющие, социальные факторы.
Организация начинается с целей и задач, где на выходе получается готовая продукция. При этом учитываются все связи между руководителями, персоналом, покупателями. Внешние воздействия в виде законодательства, экономических влияний, конкурентов также не остаются без внимания.
Для этой концепции менеджмента важно выполнение ряда действий:
- Обозначается объект исследования.
- Выделяются цели системы и их влияние на подсистемы.
- Определяется взаимовлияние организации и всех ее подуровней.
- Учитывается воздействие среды.
- Выделяются пути улучшения деятельности.
Возникновение понятия «системный подход».
Системный подход к менеджменту считается самым сложным подходом среди остальных.
Немного из истории — теория систем впервые была применена в точных науках и в технике. Однако и в нашей данной сфере (менеджмент), применение теории систем впервые появилось в 1950-е годы и стало важнейшим вкладом школы науки управления. У термина «системный подход» много различных определений, но самое простое пожалуй будет — это не набор каких-либо принципов для управляющих, а способ мышления по отношению к организации и управлению.
В целом система означает — некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Все организации являются системами. Существуют два основных типа/вида систем – открытые и закрытые (внутриорганизационные как пример).
Системный подход в деятельности лидера
Особое удивление вызывает отсутствие применения на практике людьми, принимающими решения, даже самого высокого уровня, тех компетенций, которые включены в программы всех уровней образования для менеджеров. Имеются в виду компетенции, обеспечивающие убедительность, обоснованность, достоверность вводимых новшеств в политике, экономике, праве, культуре для тех, кого эти решения касаются. Это особенно важно для руководителей, считающих, что они не просто менеджеры, а лидеры. Лидерство предполагает постоянную ориентацию на последователей, более-менее точные индивидуальные и групповые модели этих последователей, явное предпочтение, отдаваемое им социально-психологическим методам перед административно-правовыми и экономическими методами. Речь идет о формулировке миссии, привлекательной для группы, социума, возглавляемого лидером, привлекательного ви́дения будущего, «умных» целей, выборе стратегии на основе анализа множества стратегий, системного стратегического анализа системы, среды ее существования и развития, выявления факторов влияния на нее и многих других. Стратегическое мышление заключается в том, чтобы предвидеть и предугадывать то, как развернутся события в результате каких-либо действий, своих и чужих [10].
Базовые системы управления
Современными теоретиками и практиками выделяются три основные системы менеджмента: процессный подход, системный и ситуационный. Все остальные при ближайшем рассмотрении оказываются производными одной из названных методик.
В чем же разница? Подходы к процессу управления базируются на разном отношении к самой организации, ко времени и к моменту приложения управляющего воздействия и к давлению со стороны окружающей среды. Так, процессная система рассматривает менеджмент как бесконечную цепь взаимосвязанных управленческих функций. Системный вариант акцентирует внимание на том, что организация состоит из множества подразделений, так или иначе взаимодействующих между собой. А ситуационный подход к управлению концентрируется на сиюминутном принятии решений, исходя из происходящих на рынке событий.
Такой подход к управлению оказывается эффективным только в том случае, когда менеджер умеет правильно и оперативно определять и оценивать переменные сложившейся ситуации и степень их воздействия на предприятие. Если ситуация поддается анализу, то остается очень мало места для всевозможных домыслов и использования метода «проб и ошибок».
Именно поэтому теоретиками этой методики выделяются стаж и опыт руководителя как важнейшие элементы успеха фирмы. Только в последние годы проведенные исследования позволили выделить некоторые ситуационные переменные, существенно влияющие на принятие управленческого решения.
Тем не менее определить все переменные (и особенно степень их воздействия на ситуацию) невозможно. Все, начиная с темперамента и настроения каждого сотрудника фирмы и заканчивая геополитическими изменениями в мире, может в той или иной степени сказаться на правильности принятого решения. Опытные специалисты рассматривают две категории факторов:
1) имеющие прямое воздействие на компанию;
2) потенциальные.
{{Классическая школа управления}}
Школа административного управления (классическая) (1920-1950-е гг.) ставила перед собой задачу создания универсальных принципов управления.
Центральным моментом теории стала (что характерно и для тейлоризма) разработка рациональной системы управления организацией, но уже как единым целым в отличие от школы научного управления, которая изучала отдельные производственные операции. Возможно, различие в подходах этих школ связано с тем, что Тейлор начинал свою карьеру рабочим и смотрел на процесс управления «снизу вверх», а родоначальник административной школы Анри Файоль (1841- 1925), которого называют «отцом менеджмента», руководил большой компанией по добыче угля и рассматривал администрирование «сверху вниз».
Система (греч.) — это объекты, обладающие целостностью и состоящие из взаимодействующих между собой и окружающей средой частей и элементов для достижения определенной цели.
Применение системного подхода повышает эффективность организации и управления сложными системами, к которым относится и коммерческая деятельность.
Основные признаки и принципы системного подхода рассматриваются в ряде работ как зарубежных ученых (J1. фон Берталанфи, Р. Джонсон, ф. Каст, Р. Розенцвейг, Дж. Гиг), так и отечественных (А. Богданов, А. Берг, В. Афанасьев, М. Сегров, Э. Минько).
Общая теория систем, созданная А. А. Богдановым (1873- 1928) и продолженная австрийским ученым Л. фон Берталанфи (1901 — 1972), выделяет основные аспекты, признаки и принципы системного подхода, которые позволяют охарактеризовать объект как системное явление.
Системный подход выполняет как бы эвристические функции (эврика — греч. открываю, отыскиваю — слово, выражающее радость, удовлетворение).
Его положительная роль сводится к тому, что:
- понятия и принципы системного подхода позволяют выявить больше реальных возможностей, чем отмечено в традиционных методах;
- кроме того, для выявления наиболее полных связей и поиска конкретных элементов целостности системный подход позволяет найти новое объяснение по сравнению с традиционными методами;
- сложные объекты имеют множество вариантов членения, и типы связей между элементами могут быть различны. Системный подход позволяет определить критерий выбора адекватного варианта членения, с учетом единицы анализа.
С появлением новых научных и прикладных задач обнаруживается недостаточность традиционных подходов для решения таких новых задач, выявляется недостаточность методов объяснения, поэтому принципы системного подхода помогают по-новому подходить к предмету изучения.
Характерными чертами развития социально-экономических систем являются:
- интеграция научных знаний, рост числа междисциплинарных проблем;
- комплексность проблем и необходимость их изучения в единстве технических, экономических, социальных, психологических, управленческих и других аспектов;
- усложнение решаемых проблем и объектов;
- рост числа связей между объектами;
- динамичность изменяющихся ситуаций;
- дефицитность ресурсов;
- повышение уровня стандартизации и автоматизации элементов производственных и управленческих процессов;
- глобализация конкуренции, производства, кооперации, стандартизации и т.д.;
- усиление роли человеческого фактора в управлении и др.
Перечисленные черты вызывают неизбежность применения системного подхода, поскольку, на наш взгляд, только на его основе можно обеспечить качество управленческих решений.
Системный подход — это методология исследования объектов как систем.
Система образуется двумя составляющими:
- внешним окружением, включающим в себя вход и выход системы, связь с внешней средой и обратную связь;
- внутренней структурой, т.е. совокупностью взаимосвязанных компонентов, обеспечивающих процесс воздействия субъекта управления на объект, переработку входа системы в се выход и достижение целей системы.
Методологические и теоретические источники системной идеологии в менеджменте
Системный подход в менеджменте начал применяться достаточно широко в США с конца 50-х годов. При этом, как отмечают М. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури, системный подход рассматривается не как «набор каких-то руководств или принципов для управляющих — это способ мышления (выделено авторами) по отношению к организации и управлению».1 Хронология последовательности шагов системной идеологии к своему пику в развитии научного авторитета и способности оказывать решающее влияние на выдвижение проблем и разработку подходов к их решению, может быть представлена следующим образом: 1948 г. — издание «Кибернетики» Н. Винера; 1950г — статья Л. фон Берталанфи «Теория открытых систем»; в 1951 году он же опубликовал «Общую теорию систем», которая оказала огромное влияние на фомирование системного мировоззрения, а в 1959 году — оказавшая не меньшее влиние книга С. Бира «Кибернетика и руководство». В 1956 году вышла известная статья Боулдинга «Общая теория систем — скелет науки», в которой была педпринята попытка обрисовать в явной форме принципы нового системного мировоззрения. Быстро множились направления системных исследований. Как отмечает С. П. Никаноров, до конца 50-х годов периодическая и отчасти монографическая литература обращает внимание на выяснение различия между системным анализом и исследованием операций, системным анализом и системотехникой, теорией решений и исследованием операций. В это же время широко обсуждаются проблемы применения научной методологии к таким «неточным» областям, как лидерство и руководство, управление человеческим ресурсами, организация и коммуникации.2 В конце 50-х — начале 60-х гг. системная идеология укрепляет свои позиции в управлении выходом таких книг, как «Военная экономика в ядерный век» Ч. Хитча и Р. Маккина, «Системный анализ для руководителей» С. Оптнера, «Анализ сложных систем для решения военных проблем Э. Квейда. В 1966 году выходит книга С. Янга «Системный анализ руководства» и двумя годами позже книга Клиланда и Кинга «Системный анализ и руководство проектированием». Далее количество и тиражи литературы по системному подходу в менеджменте возрастали по нарастающей. Помимо такого количественного роста идет процесс дифференциации: системный подход, помимо системного анализа, уже в 60-е годы представлен исследованием операций, системотехникой, общей теорией систем, системной эвристикой, теорией решения, системным инжинирингом и другими дисциплинами комплекса, получившего десятилетие спустя наименование «жесткого системного мышления». Таким образом, можно утверждать, что в течение шестидесятых годов системное направление стало доминировать в теории менеджмента. Представители системного подхода доказывали, что организации должны рассматриваться как целостные системы, состоящие из взаимодействующих частей. С их точки зрения, ограниченность других теоретических подходов в менеджменте состоит в том, что они концентрируются только на одном или нескольких аспектах организации, которые необходимы для эффективного ее функционирования. В то время как традиционные направления по-прежнему концентрировались на задачах и структуре, а также на человеческих взаимоотношениях в организации, системное направление рассматривало организацию как единое целое. Классический подход и направление человеческих отношений критиковались за их ограниченность, поскольку они изолированно анализировали лишь отдельные части или аспекты организаций.
Другим важным преимуществом системного направления являлось то, что оно рассматривало организацию как «открытую систему», постоянно взаимодействующую с окружающей средой. Это была новая идея, которая противостояла традиционному представлению и психологическому направлению, которые рассматривали организации изолированно от их окружения и не считали факторы окружения жизненно важными для существования и развития организаций.
В семидесятые годы системный подход к организационным исследованиям остается доминирующим направлением в управленческом теоретизировании, а идея рассмотрения организации как системы -главенствующей идеей в философии и методологии менеджмента. Направление «организации-как-системы» много значило в теории менеджмента, а разнообразие системных моделей было и остается быть чрезвычайно велико. В этой ситуации то, что можно сделать для рационального анализа — это выбрать несколько особенно значимых «поворотных пунктов» в истории системного менеджмента, обращая особое внимание на методологические рекомендации, сделанные в наиболее важных моделях для управления, изучения и изменения организаций. Этот анализ целесообразно начать с рассмотрения организационно-системных представлений Честера Барнарда, который не только впервые представил системный подход в качестве самостоятельного метода организационных исследований и вскрыл его философско-методологический потенциал, но и заложил основы для дальнейших плодотворных исследований, основанных на понятии «равновесие».
Проектный vs процессный подходы
В науке менеджмента существует два подхода к решению управленческих задач – проектный и процессный.
Последние четверть века в рамках отечественной управленческой мысли преобладала сугубо проектная направленность. Порой доходило до грустно-смешных моментов: на собеседованиях кандидатов на топ-позиции спрашивали, что важнее – результат или процесс? И ответить в том смысле, что правильно выстроенные процессы очень важны, потому что только они и позволят обеспечить гарантированный результат, считалось даже признаком дурного тона. Предполагалось, что для настоящего управленца результат важнее, а процесс вообще вторичен. Принцип «победителей не судят» объявлялся основной и единственной нормой организации управленческой деятельности.
В этой парадигме проектный и процессный подходы противопоставлены друг другу. Но это совершенно неправильное понимание менеджмента. Так как эти понятия не противоречат один другому, а просто применяются в разных целях.
К примеру, если речь идет об организации конкретного мероприятия, единственного в своем роде и не повторяющегося, такого как Олимпийские игры в Сочи в 2014 году, имеет смысл применять именно проектный подход. Также он успешно применим для фирмы, которая изначально создавалась с целью решить одну задачу. В этом случае и команда собирается для достижения единственной конкретной цели, и управляющий подбирается с соответствующими навыками проектного управления.
Но если речь идет про обычный бизнес, у которого имеется миссия, стратегия, цели, задачи, приоритеты развития, если собственник затеял не фирму-однодневку, а хочет долгоиграющий бизнес, то, разумеется, главным для него должно стать внедрение именно процессных методов управления.Предвижу в этом месте нашего повествования стандартные возражения от представителей строительной отрасли, которые привыкли считать возведение каждого отдельно взятого объекта для клиентов новым проектом. Как я уже говорил, проектный подход может быть применим не ко всем стройкам, а только к единичным, уникальным сооружениям типа олимпийских объектов или футбольной арены в Санкт-Петербурге. Причем в случае компании, которая специализируется на строительстве футбольных стадионов, такой подход можно использовать уже с натяжкой.
А если компания работает в сфере коттеджного строительства? Казалось бы, техническое задание каждого из объектов естественно требует отдельного руководителя проекта. Но, скорее всего, верно другое – необходимы качественно выстроенные процессы обработки заказа клиента, порядка финансирования строительства, снабжения и логистики, финансового учета и контроля, которые можно будет применить при каждом новом строительстве очередного объекта. Как видно, речь идет уже не о проектном подходе, а о процессном.
Чтобы избежать терминологической неопределенности и путаницы понятий, сразу оговорю, что понимаю под «процессным подходом» в контексте данной статьи.
Системный подход в изучении менеджмента
Процессный подход к управлению предложен представителями административной школы теории менеджмента. Он рассматривает функции менеджера как единую взаимосвязанную систему. Достижение целей фирмы, согласно этому учению, это последовательное решение мелких задач. Само по себе каждое такое решение не играет роли в деятельности фирмы, но, будучи звеном цепи, является неотъемным элементом достижения успеха.
Процессный подход к управлению обеспечивается выполнением четырех важнейших функций: планирования, организации, мотивации и контроля. Каждая из них также представляет собой систему. Поэтому успех организации рассматривается как сумма всех принятых управленческих решений на всех уровнях иерархической лестницы предприятия.
Кроме того, для объединения деятельности всех элементов фирмы необходимы так называемые связующие процессы. Или коммуникация.
Что такое системный менеджмент
Наша компания занимается тем, что помогает своим клиентам повышать эффективность бизнеса методами, которые обычно объединяют понятием «системный менеджмент». С этим понятием связано много мифов, один их которых я сегодня постараюсь опровергнуть.
Понятие «системный менеджмент» берёт свой начало из теории управления системами, которая как научное направление сложилась в ХХ веке. Теория управления, в первую очередь, применялась к техническим системам, и сейчас является базой для управления всей техникой от пылесоса до космических станций.
В 50-х годах прошлого века методисты начали применять теорию управления системами к управлению бизнесом. Так появился системный менеджмент — совокупность методов управления бизнесом, основанных на понятиях теории управления системами.
Здесь не место излагать все достижения методистов системного менеджмента. Остановлюсь на главных определениях.
Итак, в соответствии с концепцией системного менеджмента, управление предприятием — это деятельность, направленная на достижение SMART-целей заранее запланированными ресурсами. Эта деятельность организуется в виде бесконечного цикла: целеполагание → планирование → сбор информации → анализ информации → принятие управленческих решений.