31.08.2023

Что такое приказы по основной деятельности

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое приказы по основной деятельности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Согласование и подписание

2. Отличие приказа от распоряжения

3. Приказ о введении локально-нормативных актов

4. На что обратить внимание

5. Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности (примеры)?

6. Как оформляется приказ по основной деятельности, образец

7. Инструкция по организации делопроизводства и документооборота в..

8. Распорядительная часть

9. Виды приказов в организации

10. Приказы по основной деятельности

11. Инструкция по оформлению приказов

12. Возможность отмены действия приказа

13. Образец документа: Приказ по основной деятельности

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Согласование и подписание

Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.

Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.

Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10-12):

должность лица, визирующего документ;
его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
дату визирования;
если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).

Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.

Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.

Отличие приказа от распоряжения

Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.

Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

Приказ о введении локально-нормативных актов

Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:

Правила внутреннего трудового распорядка
Положение о защите персональных данных
Положение о заработной плате и премировании.

На что обратить внимание

Для регистрации распоряжений, как правило, используется специальный журнал либо они регистрируются в электронном виде. Журнал регистрации используется на протяжении календарного года. С начала нового года начинается новый журнал, и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново. Обязанность ведения журнала регистрации законом не предусмотрена, поэтому такой порядок нужен в большей степени для удобства, чтобы можно было быстро найти нужную бумагу, не листая все папки.

Так как наиболее часто трудности возникают с классификацией распорядительных актов по административно-хозяйственным вопросам, на многих предприятиях просто не выделяют эти приказы в отдельное производство, и все, что не относится к личному составу, относят к основной деятельности. Законом это не запрещено, и в организациях с небольшим документооборотом такой подход вполне оправдан, так как позволяет исключить преждевременное уничтожение распорядительных актов, а увеличение объема документов длительного хранения является незначительным.

Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности (примеры)?

С отнесением приказов к группе основной деятельности у кадровых служащих зачастую возникают проблемы, и на законодательном уровне нет каких-либо рекомендаций по этому поводу. В связи с этим, чтобы понять, приказ по основной деятельности — это какой приказ, используется сразу два метода:

Во-первых, сразу отбрасываются приказы, прямо обозначенные как приказы по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам (в Перечне приказы по личному составу перечисляются в той же строке 19, список же вопросов, отнесенных к категории административно-хозяйственной деятельности, закреплен в разделе 10 Перечня — соответственно, по ним и издаются приказы, отнесенные к этой группе).
Во-вторых, используется разделение групп по смыслу приказа. Если издаваемый приказ касается одного или нескольких конкретных сотрудников, то это приказ по личному составу (например, о том, что к работе в выходной день привлекаются Иванов и Петров), если же речь идет о должности или коллективе в целом, тогда это приказ по основной деятельности (например, когда субботний день для всей компании объявляется рабочим).

Среди распространенных приказов по основной деятельности можно назвать приказы:

об утверждении штатного расписания и внесении в него изменений;
утверждении графика отпусков и внесении в него изменений;
создании (реорганизации, ликвидации) структурных подразделений;
инвентаризации имущества;
организации расследования несчастного случая;
установлении режима работы;
утверждении локальных актов компании.

Обратите внимание: это неполный перечень приказов по основной деятельности, он может быть расширен или изменен с учетом нужд делопроизводства в компании.

Как оформляется приказ по основной деятельности, образец

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе указан состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте приказа обычно указываются следующие:

наименование организации;
название документа;
дата и регистрационный номер;
текст документа;
место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
отметка об исполнителе;
место для виз согласования, если это необходимо.

Текст приказа можно условно разделить на преамбулу, где излагаются основания и предпосылки для издания приказа, и распорядительную часть, где даются конкретные указания и обозначаются сроки их исполнения.

Если к приказу прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте приказа. В ГОСТ Р 6.30-2003 есть примеры размещения реквизитов на бланке, с помощью которых можно составить примерные образцы приказов для дальнейшего использования их сотрудниками компании при необходимости. Образец приказа по основной деятельности также можно скачать на нашем сайте.

То, что документ относится к группе приказов по основной деятельности, имеет смысл указать в номере приказа. Для этого можно использовать метод, по которому после самого номера через дефис или косую черту проставляется пометка «ОД».

Инструкция по организации делопроизводства и документооборота в..

Документы в компании печатаются на бланках установленного образца.
Внутренние документы печатаются на бланке компании с указанием структурного подразделения, предназначенных для служебной переписки.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения генерального директора не могут передаваться другим организациям и лицам.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 7.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размер 12.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.

Проекты приказов подготавливаются специалистами структурных подразделений организации. Это логично, поскольку руководитель фирмы не может во всех подробностях вникнуть в обстоятельства и нюансы каждого вопроса, в связи с которым издаётся приказ. А вот правильное оформление – задача службы делопроизводства. Но если вы пока не можете позволить себе специалистов «по бумажкам», вам стоит представлять в общих чертах принципы и особенности оформления приказов по ОД.

Перед принятием приказ нужно согласовать с руководителями структурных подразделений и другими вышестоящими должностными лицами. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся какие-то существенные изменения, его нужно согласовать ещё раз «с нуля». Если же изменения незначительны и не влияют на смысл документа, в повторном согласовании нет нужды.

Путаница в употреблении выражений «согласно приказа» и т.п. вызвана в конечном итоге тем, российские нормы делопроизводства в значительной части, а демократические установления фактически полностью, позаимствованы с Запада. Но строй русского языка и романо-германских языков существенно различается: в русском абсолютно доминирует флексия, тогда как европейцам приходится писать «лишние слова» там, где русский обходится окончанием, приставкой или предлогом. Но! Те же «лишние слова» нередко, так сказать, работают на полную ясность смысла.

Поясним на примере: в Великобритании и США текст нормативного документа, имеющего силу закона, типичным образом начинается так: «In according with order (act, law)…», что означает «Согласно приказа (постановления, закона)…». Но в новостях о нём же могут сказать и написать «…by order (act, law)…», что в точном по смыслу переводе будет уже «по приказу (постановлению, закону)…». Поэтому в настоящее время многие руководства по русской грамматике рекомендуют писать «согласно приказу» только так, как здесь, в родительном падеже. На демократические институты это никак не повлияет, равно как не умалит меру ответственности для нарушителей. Но лишний раз подтверждает известную максиму об истории и настоящем, переиначенную на лингвистический манер: нельзя познать все тонкости родного языка, не владея иностранными. Человеческая речь есть способ выражения мыслей отнюдь не только в замкнутом сообществе, а языковое разнообразие – один из способов совершенствования мышления.

Распорядительная часть

В этой части документа должно содержаться указание на выполнение определенных действий, сроки исполнения и должности лиц, которым поручается выполнение определенных задач. Распоряжение может иметь несколько пунктов, которые будут разными по своему распорядительному характеру. К примеру, в первом пункте может указываться приказ о создании определенного отдела, а во втором — указание на лицо, которое будет проводить все мероприятия по открытию отдела.

Как составить приказ об изменении ранее изданного или внесения дополнений? В этом случае распорядительная часть должна иметь в обязательном порядке ссылку на приказ, который отменяется, изменяется или дополняется. К примеру, «Признать утратившим силу приказ … от … дата …».

Все предписываемые действия должны излагаться в неопределенной форме, к примеру: «утвердить», «ввести в действие», «разработать» и так далее.

Виды приказов в организации

Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Приказы по основной деятельности

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

Инструкция по оформлению приказов

Проанализируем примерный образец, как правильно написать приказ по основному виду деятельности:

Любой такой акт начинается с наименования организации в полном и сокращённом вариантах и города местоположения. Например: «Общество с ограниченной ответственностью «Маяк», ООО «Маяк», город Владивосток».
Ниже указывается наименование «ПРИКАЗ» и его заголовок с предлогом «О». К примеру, «О досрочном сложении полномочий генерального директора». В наименовании акта лучше использовать прописные буквы: так документ читается гораздо удобнее.
Следующей строкой прописывается регистрационный номер акта и его дата.
Текст приказа излагается сухим деловым языком, без использования любых средств выразительности, вопросительных и побудительных предложений, размытых формулировок. Дублирование мыслей, возможность разночтений исключаются.
Если приказ утверждает сразу несколько положений, их перечисляют отдельными пунктами и подпунктами.
Отметка о приложениях (при наличии). Каждое приложение нумеруется. Например, «Приложение 1: Регламент проведения первичного инструктажа по технике безопасности».
Ниже следует подпись руководителя с расшифровкой. При необходимости добавляют подписи других ответственных лиц.

Возможность отмены действия приказа

Случаются разные ситуации на производстве и в любой организации, поэтому вопрос отмены приказа поднимается достаточно часто. Но решение все же есть – чтобы отменить действующий приказ, достаточно издать новый, который останавливает действие предыдущего.

Есть некоторые особенности приказа по отмене старого, в нем необходимо зафиксировать:

Номер, дату и название приказа, который необходимо отменить.
Причину отмены приказа.
Новый порядок действий, исходя из сложившейся ситуации.
Контактные данные ответственного лица.

Образец документа: Приказ по основной деятельности

Общий порядок оформления копий документов установлен пунктом 5.26 Государственного стандарта. Согласно этому пункту, если копия нужна для того, чтобы представить ее в другую организацию (например, работнику нужна копия трудовой книжки для получения кредита), то на документе нужно сделать надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Например, указать: «Подлинник документа находится в ООО «Радуга» в деле № 25/17 за 2017 год».

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

В остальном порядок заверения копии не изменился. Как и прежде, под реквизитом «подпись» делается надпись «Верно». Затем указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его подпись, приводится ее расшифровка и указывается дата заверения копии (выписки из документа).

На основании норм Трудового кодекса РФ можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распорядительных актах, приказах все кадровые вопросы:

прием на работу (ст. 68 ТК РФ);
перевод на другую работу или должность (ст. 62 ТК РФ);
расторжение трудового соглашения (ст. 84.1 ТК РФ);
предоставление планового отпуска или отзыв из отпуска (ст. 116 ТК РФ);
отправление в командировку (ст. 166 ТК РФ);
поощрение или дисциплинарное взыскание с работника (ст. 193 ТК РФ).

Соответствующие приказы являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят приказы сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

Приказ подготавливается кадровиком или заполняется самим предпринимателем. Образец документа, практически, и для фирмы, и для ИП – одинаков. Для его заполнения можно использовать стандартную форму № Т-1. Однако законодательство не обязует непременное использование данного шаблона.

Для оформления приказа, необходимо отобразить следующие сведения:

Ф.И.О. ИП, номер, зарегистрированный в налоговой структуре – ИНН, учет в ЕГРИП.
Полное Ф. И. О. кандидата на вакансию.
Дата начинания работы, название вакансии на которую оформлен работник и размер оклада.
Продолжительность испытательного срока (если установлен).
Дата издания распоряжения.
Подпись руководителя, уполномоченного за трудоустройство.
Подпись принимающего лица, об ознакомлении с приказом.

Заключение трудового контакта осуществляется в соответствии с нормами ТК РФ. При этом ИП, нанимающий человека впервые, должен осуществить регистрацию в ИФНС, для исполнения социальных выплат. Кроме этого, ИП обязан зарегистрироваться в ФСС в качестве работодателя.

Пример такого приказа предлагается ниже.

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов. Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников.

Наименование документа, приказа	Номер формы
О приеме на работу	Т-1 (Т-1а)
О переводе на другую работу	Т-5 (Т-5а)
О предоставлении отпуска	Т-6 (Т-6а)
О расторжении трудового договора	Т-8 (Т-8а)
О направлении работника в командировку	Т-9 (Т-9а)
О поощрении работника	Т-11 (Т-11а)

Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ. Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.