6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.
Зачем нужен журнал распорядительных актов
Обязанность вести журнал приказов по основной деятельности в НПА не закреплена. Организация вправе сама определить необходимость и порядок учета образующейся в процессе деятельности документации, исходя из удобства и сложившейся практики делопроизводства. Но удобнее всего использовать реестр распоряжений. Он позволяет:
- упорядочить нумерацию документов, избежать повторов;
- в случае необходимости быстро найти требуемый акт;
- в любой момент узнать общее количество распоряжений;
- зафиксировать факт издания документа. Это полезно в случае возникновения спорных и конфликтных ситуаций.
Какие акты регистрируются в книге приказов? Все они подразделяются на три группы:
- по основной деятельности;
- по административно-хозяйственной деятельности;
- по личному составу (кадрам).
К распоряжениям по основной деятельности относят следующие:
- назначение руководителей организации;
- создание, реорганизация, ликвидация подразделений и отделов, филиалов и представительств;
- утверждение графика отпусков и других локальных нормативных актов;
- расследование несчастного случая;
- создание профсоюза и различных комиссий;
- определение порядка финансирования;
- назначение ответственных лиц;
- наделение полномочиями (правом подписи и пр.);
- порядок организации охраны труда, воинского учета и бронирования и пр.;
- проведение организационных мероприятий;
- другие, касающиеся профильной работы компании.
Регистрировать их допускается все в одном реестре и по отдельности. Для крупных организаций чаще применяется второй способ, для мелких, где нет большого объема документации, — первый.
Для чего нужна книга регистрации приказов
В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство). В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота. Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.
Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:
- Хозяйственную сферу.
- Планирование.
- Порядок отчетности.
Виды приказов в организации
Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.
Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.
При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.
Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.
Ведение журнала регистрации
Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.
По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.
Например:
- «В» — статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
- «О» — для группировки приказов по отпускам сотрудников.
- «КМ» — приказы по командировкам работников.
- «К» — кадровые.
- «ЛС» — по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.
Типовые правила и требования к оформлению учетных книг
До начала внесения записей:
- все страницы нумеруют;
- книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);
- указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;
- подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);
- на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.
Записи могут вносить чернилами синего или черного цвета.
Не допускается:
- подтирание ластиком;
- использование различных канцелярских средств корректировки текста;
- вырывание страниц.
В ситуациях, когда допущена ошибка, неверно внесенную запись аккуратно зачеркивают. После внесенной новой записи лицо, ответственное за ведение регистрации, после уточнения, что «исправленное верно», ставит свою подпись.
Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.
Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.
Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Среди целей ведения журнала можно выделить:
- возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
- возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
- придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).
В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.
Как составить журнал учета приказов по основной деятельности
Локальный актом руководство закрепляет формат ведения журнала и лицо, ответственное за его ведение:
| Бумажный | Электронный |
Титульный лист в любом случае должен включить сведения:
|
|
| Разрешается использовать стандартную книгу, имеющуюся в продаже: листы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью ответственного лица.
Не разрешаются:
|
Сформированный в электронном виде журнал по окончании ведения:
|
Журналы, связанные с безопасностью
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
- Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
- Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
- Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
- Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
- Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Как закрыть книгу регистрации приказов
Предназначение журнала регистрации приказов по личному составу При приеме на работу на каждого нового сотрудника заводятся личные документы: лицевой счет, финансовые документы и трудовая книжка, в которой происходит учет трудового стажа сотрудников. При любом передвижении работника, специалистом по кадрам составляется приказ о соответствующем передвижении, который подписывает руководитель предприятия.
Приказ по личному составу представляет собой главный документ, определяющий служебное положение сотрудника организации. Приказ является основанием для внесения данных в личную карточку работника. Нумерация приказов производится в рамках одного года, начиная с первого рабочего дня в календарном году. Все распоряжения, подписанные и утвержденные руководителем предприятия, регистрируются в журнал установленного образца.
Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу
Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).
Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.
К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:
- о приеме сотрудника на работу;
- увольнении сотрудника;
- переводе сотрудника на другую должность;
- совмещении сотрудника;
- совместительстве сотрудника;
- заработной плате;
- командировке;
- отпуске, декрете;
- награждении;
- изменении Ф. И. О. работника.
Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:
- Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
- Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
- Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).
Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:
- наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
- наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
- наличие заголовка документа;
- наличие текста приказа;
- наличие подписи руководителя работодателя;
- наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
Какие локальные акты регистрируются в журнале
Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:
- вопросы хозяйственной деятельности;
- систему планирования;
- порядок и структуру отчетности;
- выстраивание стратегии продаж;
- задачи по расширению бизнеса.
Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:
- назначении директора;
- создании филиала;
- введении штатного расписания;
- утверждении правил трудового распорядка;
- обеспечении коммерческой тайны;
- проведении внутренних проверок и аттестаций, др.
Обязательно ли иметь журнал регистрации приказов по личному составу
Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу. В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.
- порядковые номера начинаются с 1-го и продолжаются;
- дата приказа должна соответствовать дате издания, а не оформления регистрационной записи;
- в примечаниях можно указать на дополнительные документы и место их хранения, делать запись об аннулировании приказа;
- должна соблюдаться хронология и последовательность номеров;
- при обнаружении ошибки журнал закрывается вместе с делом.
Кадровая политика на каждом предприятии своя, но есть и общие правила регистрации кадровых приказов, сроком хранения до 5 лет, к ним относят краткосрочные приказы, например о командировке работника, отправлении на учебные курсы повышения квалификации, ухода в отпуск.
Под регистрацией понимают занесение сведений о приказе в особую книгу, что придает ему юридическую значимость.
Все кадровые приказы относят к внутренней документации, и форма регистрационного журнала не установлена в жестких рамках. Срок хранения начинается с даты последней регистрационной даты.
Журнал может содержать и дополнительную информацию, например, основания для издания приказа. На титульном листе можно указать индекс приказов, например приказы по отпускам или по больничным листам. Хотя нет требований по индексированию журналов, но для работы кадровой службы это намного удобнее.
В журнале присутствуют 9 граф:
- Порядковая нумерация приказа.
- Дата выхода.
- Нумерация приказа.
- Описывается вид: о приеме, увольнении. Регистрируют полностью, без сокращений.
- Данные сотрудника.
- Причина издания приказа: на основании заявления, трудового договора, по соглашению сторон.
- Графа для подписи сотрудника об уведомлении о выходе приказа, например, об увольнении. Если он не желает ставить свою подпись, то указывают это в отдельной строке.
- Указывается должность сотрудника, который регистрирует приказ.
- Подпись ответственного исполнителя.
Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.
Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:
- Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
- Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
- Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
Требование к оформлению регистрационного журнала
Книга, в которой ведется регистрация, должна иметь твердую обложку. На обложке располагается наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса.
Титульный лист содержит:
- наименование организации без указания реквизитов;
- продублированное с обложки название документа;
- даты начала и окончания журнала.
Первая страница предназначена для перечня сотрудников, ответственных за ведение журнала:
- должность и подразделение;
- фамилия;
- подпись работника;
- календарный период, на который данное лицо было назначено ответственным;
- реквизиты приказа о назначении.
Страницы должны иметь сплошную нумерацию (проставляется порядковый номер и индекс на каждой странице, начиная с первой после титульного листа). Журнал сшивается и пломбируется – на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, с подписью руководителя компании / начальника кадровой службы и печатью организации.
Закрытие журнала отмечается также на последнем листе:
- дата окончания записей и передачи в архив;
- на каком основании журнал закрыт (должность, ФИО лица, отдавшего соответствующее распоряжение, дата и номер документа).